Ödemeler ve Tahsilat

Invotify, faturaları sonuca — ödenenlerine — dönüştürür. Ödeme sistemi, bir faturadaki ilk ödeme düğmesinden bir banka işlemine karşı son mutabakata kadar her şeyi yönetir. Kurulduktan sonra büyük çoğunluğu otomatik çalışır.

Ödemeler uçtan uca nasıl çalışır:

1. Faturadaki ödeme düğmesi. Pro ve Lifetime planlardaki her fatura bir ödeme bağlantısıyla gönderilir. Müşteriler düğmeye tıklar ve etkinleştirdiğiniz yöntemleri kullanarak saniyeler içinde ödeme yapar.

1. Otomatik durum güncellemeleri. Ödeme başarılı olduğunda Invotify, ödeme işlemcisinden onayı alır ve faturayı otomatik olarak Ödendi'ye çevirir. Yoklama yok, manuel adım yok.

1. Vadesi geçmiş hatırlatıcılar. Bir fatura vade tarihini geçerse Invotify, yapılandırdığınız takvime göre müşteriye kibar hatırlatma e-postaları gönderir — ya da onları dürtmenin gerekip gerekmediğine kendiniz karar verebilmek için SİZİ bilgilendirir.

1. Banka mutabakatı. Bankanızı bağladıysanız Invotify, gelen işlemleri izler ve bunları otomatik olarak açık faturalarla eşleştirir. Güvenle eşleştiremediği her şey tek tıklamayla manuel eşleştirme için hazır kalır.

1. Gecikme ücretleri, kredi notları, kısmi ödemeler, manuel kayıt. Gerçek dünya faturalandırmasının her köşe durumu ele alınmıştır.

Her planın aldıkları: Manuel ödeme kaydı, cari bakiyeli kısmi ödemeler, vadesi geçmiş hatırlatıcılar ve gecikme ücretleri tüm planlarda mevcuttur — Starter, Pro ve Lifetime. Invotify dışında aldığınız ödemeleri (nakit, çek, havale) her zaman kaydedebilir ve vadesi geçmiş faturaları takip edebilirsiniz.

Pro ve Lifetime'ın ekledikleri: Stripe ve PayPal üzerinden çevrim içi ödemeler, otomatik durum güncellemeleriyle fatura başına ödeme bağlantıları, otomatik eşleştirmeli banka senkronizasyonu (Plaid) ve yinelenen faturalar için otomatik tahsilatla kayıtlı ödeme yöntemleri.

Stripe, PayPal veya her ikisini de bağlayın — ardından gönderdiğiniz her faturada bir ödeme bağlantısı olacak ve ödenen faturalar kendiliğinden güncellenecek. Çevrim içi ödemeler, Pro ve Lifetime özelliğidir.

Stripe Bağlama: 1. Ayarlar → Entegrasyonlar'a gidin 2. Stripe'ın yanındaki "Bağlan"a tıklayın 3. Bağlantıyı yetkilendirmek veya yeni bir hesap oluşturmak için Stripe'a yönlendirilirsiniz 4. Stripe'ın katılım sürecini tamamlayın (genellikle birkaç dakika — temel iş bilgilerini soracaklar) 5. Invotify'a döndüğünüzde bağlantı durumu hesap adınızla birlikte "Bağlandı" gösterir

PayPal Bağlama: 1. Aynı Entegrasyonlar ayarlarında PayPal'ın yanındaki "Bağlan"a tıklayın 2. PayPal'ın OAuth akışı üzerinden Invotify'ı yetkilendirin 3. Bağlandıktan sonra faturalar, Stripe ile birlikte (veya yerine) PayPal ile ödenebilir

Stripe üzerinden desteklenen ödeme yöntemleri: - Kredi ve banka kartları - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA Borçlandırma (Avrupa)

Mevcut yöntemler Stripe bölgenize bağlıdır. PayPal ödemeleri PayPal'ın Siparişler API'si üzerinden işlenir.

Güvenlik: Invotify, müşterilerinizin kart veya banka bilgilerini asla görmez veya depolamaz. Ödeme bilgileri doğrudan Stripe veya PayPal tarafından kendi güvenli formları aracılığıyla yakalanır. İşlemci uyumluluk kapsamını yönettiğinden kart verileri varsayılan olarak PCI DSS Düzey 1 uyumludur.

Müşteri ödeme yaptığında ne olur: 1. Müşteri faturadaki ödeme bağlantısına tıklar (e-posta veya PDF) 2. Stripe'ın veya PayPal'ın barındırılan sayfasında ödemeyi tamamlarlar 3. İşlemci, webhook aracılığıyla gerçek zamanlı olarak ödemeyi Invotify'a onaylar 4. Fatura durumu Ödendi'ye döner 5. Bir bildirim alırsınız

Kısmi ödemeler: Müşteri bir faturanın yalnızca bir kısmını öderse (örn. depozito), Invotify kısmi ödemeyi kaydeder ve faturayı kalan bakiye için açık tutar. Hem ödenen tutar hem de hâlâ vadesi gelen tutar görünür.

Kayıtlı ödeme yöntemleri ve otomatik tahsilat: Pro ve Lifetime'da müşteriler her oluşturulduğunda yinelenen faturaların otomatik tahsil edilmesi için bir ödeme yöntemi kaydedebilir. Bunu müşteri başına ayarlarsınız ve kayıtlı yöntem güvenle ödeme işlemcisi tarafından tutulur — Invotify kartı asla depolamaz.

İşletme banka hesabınızı Plaid üzerinden bağlayın; Invotify gelen işlemleri açık faturalarla eşleştirir ve manuel mutabakatı ortadan kaldırır. İşlemler senkronlanır, eşleştirme motoru bunları açık faturalarınıza göre puanlar, yüksek güvenilirliğe sahip eşleşmeler faturayı otomatik olarak ödenmiş işaretler ve geri kalanlar tek tıklamayla eşleştirilebilir (veya yoksayılabilir).

Banka senkronizasyonu Pro ve Lifetime özelliğidir ve Plaid üzerinden güvenle bağlanır — Invotify yalnızca işlem verilerini görür, bankacılık kimlik bilgilerinizi asla görmez. Bağlantıyı istediğiniz zaman Ayarlar → Entegrasyonlar'dan iptal edebilirsiniz.

Tam kılavuz için Banka bölümüne bakın: eşleştirmenin nasıl puanlandığı (tutar, tarih yakınlığı, açıklama), desteklenen kurumlar, manuel eşleştirme ve gizlilik ayrıntıları.

Bir fatura vade tarihini geçtiğinde Invotify, müşteriye otomatik kibar hatırlatma e-postaları gönderebilir — ya da onları dürtmeniz gerekip gerekmediğine karar vermeniz için yalnızca sizi bilgilendirir. Agresif kart yeniden denemesi yok, zorbalık zinciri yok. Yalnızca kibar bir "merhaba, bu vadesi geçti" ve ödeme bağlantısı.

Hatırlatıcılar nasıl çalışır: 1. Bir fatura vade tarihini geçer 2. Yapılandırılan günde (örn. vade tarihinden 7 gün sonra) Invotify, fatura numarası, tutar ve vade tarihi içeren kibar markalı bir e-posta gönderir 3. Müşteri hâlâ ödemediyse daha sonra başka bir hatırlatıcı çıkabilir (örn. 14 gün, 30 gün — takvimi siz seçin) 4. Her hatırlatıcı faturada izlenir: son gönderilen tarih ve kaç tanesinin çıktığı 5. Hatırlatıcılar sınırlandırılmıştır; bir fatura günde birden fazla tetikleyemez

İki mod: - Otomatik hatırlatma — Ayarlar'dan açın. Invotify yapılandırdığınız takvimde hatırlatıcıları otomatik gönderir. Hiçbir şey yapmanız gerekmez. - Manuel hatırlatma — Invotify, bir fatura vadesi geçtiğinde SİZİ bilgilendirir. Hatırlatıcı gönderip göndermemeye ya da kendiniz halledip etmemeye siz karar verirsiniz.

Yapılandırma: - Vade öncesi günler — İsteğe bağlı olarak fatura vade tarihinden önce bir hatırlatma gönderin (örn. 3 gün önce) - Vade sonrası günler — Vadesi geçmiş hatırlatıcıların ne zaman gönderileceği (1, 7, 14 veya 30 gün sonra) - Ton — Yaklaşan hatırlatıcılar nazik; vadesi geçmiş hatırlatıcılar daha doğrudan

Müşterinin gördükleri: Fatura numarası, vadesi gelen tutar ve vade tarihini içeren markalı bir e-posta. "Kartınız reddedildi" dili yok — yalnızca kibar bir dürtme.

Bir gecikme ücreti politikasını şirket düzeyinde bir kez yapılandırın, ardından tek tıklamayla vadesi geçmiş faturalara uygulayın. Gecikme ücretleri, "ücret ekledik" e-postası göndermek zorunda kalmadan müşterilerinize zamanında ödeme için gerçek bir teşvik sağlar.

Yapılandırma: Ayarlar → Belge Ayarları'na gidin (gecikme ücreti seçenekleri Varsayılan Ödeme Koşulları kartında yer alır): - Şirketiniz için gecikme ücretlerini etkinleştirin veya devre dışı bırakın - Tolerans süresi — Ücretlerin başlamadan önceki vade tarihinden itibaren geçen gün sayısı (örn. 3 gün: 1-3 gün gecikmeli fatura ücretsiz, 4+ gün ücret için uygun) - Ücret türü — Sabit tutar (örn. €25 sabit) veya yüzde (örn. vadesi gelen bakiyenin %2'si) - Maksimum tavan — Toplam ücrete isteğe bağlı tavan; tartışmalı veya küçük bir faturayı asla fazla ücretlemezsiniz - Yinelenen — Varsayılan olarak kapalı. Etkinleştirildiğinde fatura vadesi geçmiş kaldığı sürece belirlenen aralıkta (örn. her 30 günde bir) ücret yeniden uygulanabilir. Çoğu işletme bunu kapalı tutar — özellikle ihtiyacınız yoksa kapalı bırakın.

Ücretler nasıl uygulanır: Vadesi geçmiş bir fatura tolerans süresini geçtikten sonra fatura üzerindeki Gecikme ücreti uygula işlemini kullanın. Ücret politikanızdan hesaplanır ve fatura toplamına eklenir — müşteri orijinal tutarı, ücret tutarını ve yeni toplamı görür. Her şey denetlenebilir ve kontrolün sizde: hiçbir ücret tıklamanız olmadan asla eklenmez.

Müşteri iletişimi: Ödeme Koşulları bloğunuz gecikme ücreti politikanızı açıklayan metin içerebilir (örn. "3+ gün vadesi geçmiş faturalara %2 gecikme ücreti uygulanır, tavan €50."). Invotify "gecikme ücreti borçlusunuz" e-postaları otomatik göndermez — bu iş için vadesi geçmiş hatırlatıcılar kullanılır.

Süreçli faturalama, tek bir teklifi tek seferde değil birden fazla aşamada faturalandırmaktır. Uzun soluklu projeler, kilometre taşı tabanlı çalışmalar ve teslimat içeren hizmet sözleşmeleri için mükemmeldir.

Neden süreçli faturalama: 18.000 Euro'luk bir web sitesi projesinin tek fatura olması gerekmez. Başlangıçta %30, orta incelemede %30, teslimatta %40 faturalandırın. Her fatura, orijinal teklifi referans alır, toplam tutarı takip eder ve hiçbir zaman fazla faturalanmamanızı sağlar.

Süreçli fatura oluşturma: 1. Teklifi açın — teklif editöründe "Süreçli faturalamaya izin ver" işaretli olmalıdır (teklifi oluştururken veya düzenlerken etkinleştirin) 2. Bir aşama eklemek için süreçli faturalama görünümünü kullanın 3. Tutarı seçin — toplam yüzdesi (%30) veya belirli bir tutar (€5.400) 4. Invotify, teklifi referans alan ve toplamı cari tutara kaydeden yeni bir fatura oluşturur 5. Her zamanki gibi gönderin ve tahsil edin

Fazla faturalama koruması: Invotify, bir teklif için tüm süreçli faturalardaki toplam tutarı takip eder. Teklif toplamını aşacak bir süreçli fatura oluşturmaya çalışırsanız Invotify işlemi engeller. Tekliften daha fazlasını asla yanlışlıkla faturalayamazsınız.

Kalan bakiyeyi izleme: Teklifin süreç görünümü, toplam teklif, şimdiye kadar toplam faturalanan ve kalan tutar gibi cari bakiyeyi gösterir; tam tablo her zaman nettir.

Kalanı faturalandırma: Tam kalan tutarı faturalandırmak için her ne kaldıysa son bir süreçli fatura oluşturun (kalan tutarın %100 aşaması). Kümülatif toplam teklif toplamına ulaştığında daha fazla süreçli fatura oluşturulamaz.

Her ödeme Stripe veya banka senkronizasyonu üzerinden gelmez. Nakit, çek, banka havaleleri, takas kredileri veya sistem dışında yapılan ödemelerin bir yere kaydedilmesi gerekir. Invotify tam olarak bunun için bir manuel ödeme kaydı akışına sahiptir.

Manuel ödeme nasıl kaydedilir: 1. Faturayı açın 2. "Ödeme kaydet"e tıklayın 3. Şunları girin: - Tutar (tam ödeme için vadesi gelen bakiyeyi girin veya kısmi ödeme için daha azını) - Notlar (isteğe bağlı — yöntem, referans numarası, hatırlanmaya değer her şey) 4. Kaydet'e tıklayın

Fatura bakiyesi hemen güncellenir. Ödeme faturayı tamamen kapatırsa durum Ödendi'ye döner. Kısmi ödeme ise fatura kalan bakiye için açık kalır ve kısmi ödeme ödeme geçmişine kaydedilir.

Fatura başına birden fazla ödeme: Bir fatura zaman içinde herhangi sayıda kısmi ödeme alabilir. Her biri kendi tarihi ve tutarıyla günlüğe kaydedilir. Ödeme geçmişi tam zaman çizelgesini bir bakışta gösterir.

Tüm planlarda mevcut: Manuel ödeme kaydı, Starter, Pro ve Lifetime'da — bir ödeme entegrasyonu bağlı olmadan bile — mevcuttur. Ödemeler sisteminin temelidir.