Dosyalar ve Depolama

Dosya depolama, makbuzları, sözleşmeleri, imzalı teklifleri ve fotoğrafları müşterilerinize ekleyerek her iş ilişkisi için eksiksiz bir belge izi tutmanızı sağlar. Dosyalar güvenle depolanır ve plan depolama kotanıza sayılır.

Yüklediğiniz her dosya bir müşteriye bağlıdır. Dosyaları bir müşteri notuna ekleyebilir (örneğin, bir yorum yanında imzalı bir teklif) ya da tek başına bağımsız dosyalar olarak yükleyebilirsiniz. Her ikisi de müşterinin etkinlik zaman çizelgesinde bir arada görünür ve şirketinizdeki tüm dosyalar Dosyalar sayfasında tek bir yerde listelenir.

Dosyalarla yapabilecekleriniz: - Müşteri notlarına belgeler ve görseller ekleme - Doğrudan bir müşteriye bağımsız dosyalar yükleme - Şirketinizdeki tüm dosyalara tek bir Dosyalar sayfasından erişme - Dosyaları ada göre arama, indirme ve artık gerek duymayanları silme - Kullandığınız depolama kotasını izleme

Dosyalar, müşterinin ayrıntı sayfasındaki Etkinlik bölümünden yüklenir. Dosyaları bir nota ekleyebilir ya da müşterinin zaman çizelgesinde bağımsız dosyalar olarak yükleyebilirsiniz.

Dosyaları bir nota ekleme: 1. Bir müşteriyi açın ve Etkinlik bölümünü bulun 2. "Not ekle"ye tıklayın 3. Notunuzu yazın (isteğe bağlı) ve dosyaları seçmek için "Ekle"ye tıklayın ya da dosyaları alana sürükleyin 4. Notu eklerle birlikte kaydetmek için "Not ekle"ye tıklayın

Bağımsız dosyaları yükleme: 1. Bir müşterinin Etkinlik bölümünü açın 2. Dosyaları doğrudan zaman çizelgesine sürükleyin (not formunu açmadan) 3. Dosyalar yüklenir ve zaman çizelgesinde kendi girdileri olarak görünür

İzin verilen dosya türleri: - PDF belgeleri - Görseller (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Word belgeleri (.doc, .docx) - Excel tabloları (.xls, .xlsx) - CSV ve düz metin dosyaları

Dosyalar sayfası (Ayarlar → Faturalandırma'daki depolama bölümündeki "Tüm dosyaları görüntüle" bağlantısı üzerinden açın) şirketinizdeki tüm dosyaları en yeniden en eskiye listeler. Buradan şunları yapabilirsiniz: - Dosyaları ada göre arama - Dosyaları indirme (güvenli, sınırlı süreli bir bağlantı açar) - Dosyaları silme (onay dialogu ile) - Her dosyanın hangi müşteriye ait olduğunu veya bağımsız bir dosya olduğunu görme

Bir dosyayı silmek hem depolamadan hem de dosya listesinden kaldırır ve o alanı kotanıza karşı hemen serbest bırakır.

Her plan sabit miktarda dosya depolaması içerir. Yüklediğiniz tüm dosyaların toplam boyutu bu kotaya sayılır.

Plana göre depolama:

Starter: Toplam 100 MB dosya depolama Pro: Toplam 5 GB dosya depolama Lifetime: Toplam 10 GB dosya depolama

Dosyalar sayfası, toplamınızdan ne kadar depolama kullandığınızı gösteren bir kullanım çubuğu gösterir. Gösterge %75'i geçtiğinde kehribar rengi, %90'ı geçtiğinde kırmızı olur; böylece yer tükenmeden önce net bir uyarı alırsınız.

Dosya başına sınır: Plandan bağımsız olarak her bir dosya 20 MB'a kadar olabilir. Yukarıdaki kota, tüm dosyalarınızdaki toplam alandır.

Alan açma: Artık ihtiyaç duymadığınız dosyaları Dosyalar sayfasından veya bir müşterinin zaman çizelgesinden silin. Alan hemen geri kazanılır ve plan değiştirmeden yüklemeye devam edebilirsiniz.

Invotify'daki dosyalar her zaman bir müşteriye bağlıdır — faturalarda veya tekliflerde ayrı bir dosya eki yoktur. Bunun yerine bir müşterinin destekleyici belgelerini (imzalı teklifler, sözleşmeler, makbuzlar, fotoğraflar) o müşterinin kaydında tutarsınız; burada ilgili notlar ve geçmişle birlikte kalırlar.

Dosyaların bir müşteriye bağlanmasının iki yolu:

Bir nota eklenen: Bir müşterinin Etkinlik bölümüne not eklediğinizde bir veya daha fazla dosyayı ekleyebilirsiniz. Dosyalar, not metninin altında çipler olarak görünür; belge ve bağlamı birlikte yaşar.

Bağımsız dosyalar: Not yazmadan dosyaları doğrudan bir müşterinin zaman çizelgesine de bırakabilirsiniz. Bunlar, diğer etkinlikler gibi tarihli kendi girdileri olarak görünür.

Müşterinin dosyalarını nerede bulunur: - Müşterinin ayrıntı sayfasında, Etkinlik zaman çizelgesinde (ekli notlar + bağımsız dosyalar) - Dosyalar sayfasında, her dosyanın yanında müşterinin adının gösterildiği yerde

İzinler: Müşterileri yönetme izni olan takım üyeleri dosyaları silebilir. Bu, müşteri belgelerini müşteri kaydının geri kalanıyla aynı erişim kontrolü altında tutar.