E-Faturalama ve Uyumluluk
Yapılandırılmış e-faturaları dışa aktarın (UBL, CII, Peppol) ve GDPR kapsamında verilerinizi yönetin
E-Faturalama ve Uyumluluğa Genel Bakış
Invotify iki modern gereksinimi aynı anda karşılamanıza yardımcı olur: B2B ve devlet faturalandırması için makine tarafından okunabilir yapılandırılmış e-faturalar ve GDPR kapsamında kendi verileriniz üzerinde tam kontrol.
Yapılandırılmış e-faturalama (Pro): Olağan PDF'e ek olarak Invotify, herhangi bir fatura için standartlara uygun bir XML sürümü oluşturabilir. XML dosyasını indirerek alıcınızın veya vergi dairenizin ihtiyaç duyduğu yere gönderir veya yüklersiniz. Üç format desteklenir: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) ve Peppol BIS 3.0.
Veri ve gizlilik (tüm planlar): Her hesap verilerini dışa aktarabilir — muhasebeciniz için hazır CSV dosyaları olarak ya da eksiksiz bir JSON arşivi olarak — ve artık ihtiyaç kalmadığında hesabı kalıcı olarak silebilir.
E-fatura dışa aktarımı bir Pro özelliğidir (Lifetime ile de dahildir). Veri dışa aktarımı ve hesap silme her planda kullanılabilir; tam JSON arşivi ve hesap silme, aboneliğiniz sona erse bile çalışır.
Herhangi bir faturadan UBL 2.1, CII veya Peppol BIS 3.0 XML oluşturun (Pro)
Sınır ötesi ve devlet e-faturalandırması için EN 16931 uyumlu formatlar
Müşteriler, faturalar ve ödemeler için CSV dışa aktarımları artı tam JSON arşivi
Hesabınızı ve ilişkili tüm verileri kalıcı olarak silin
- PDF hâlâ insan tarafından okunabilir kopyadır — e-fatura XML'i alıcınız veya vergi daireniz için makine tarafından okunabilir eştir.
- E-fatura dışa aktarımı fatura ayrıntıları sayfasında görünür; teklifler e-fatura olarak dışa aktarılmaz.
E-Fatura Formatları (UBL / CII / Peppol)
Invotify üç yapılandırılmış e-fatura formatı oluşturur. Üçü de aynı fatura verilerinden üretilir; alıcınızın veya yargı bölgenizin gerektirdiği formatı seçebilirsiniz.
UBL 2.1: OASIS Evrensel İş Dili standardı. AB genelinde geniş çapta kabul görmekte olup yapılandırılmış e-faturalama için en yaygın başlangıç noktasıdır.
CII (UN/CEFACT): EN 16931 ile uyumlu Sektörler Arası Fatura. XRechnung (Almanya) ve Factur-X (Fransa) arkasındaki formattır; Alman veya Fransız kamu sektörü ve pek çok B2B alıcısına fatura keserken CII'yi seçin.
Peppol BIS 3.0: Peppol'a özgü meta verilerle — CustomizationID ve ProfileID artı hem tedarikçi hem alıcı üzerinde zorunlu EndpointID tanımlayıcıları — UBL 2.1 profili. Alıcınız Peppol faturası istediğinde bunu kullanın.
Önemli — Invotify dosyayı oluşturur, iletmez. Peppol dışa aktarımı geçerli bir Peppol BIS 3.0 XML belgesi üretir. Bunu Peppol ağına fiilen göndermek bir Peppol Erişim Noktası sağlayıcısı gerektirir (örn. Pagero, Basware veya Storecove). Invotify size XML'i teslim eder; göndermek veya yüklemek sizin son adımınızdır.
OASIS standart XML; çoğu AB ülkesinde kabul görmektedir
EN 16931 — XRechnung (Almanya) ve Factur-X (Fransa)'yı destekler
Peppol CustomizationID, ProfileID ve EndpointID'leri ile UBL 2.1
Hangi formatı kullanmalıyım?
Varsayılan olarak UBL 2.1'i kullanın. Alman (XRechnung) veya Fransız (Factur-X) alıcılara fatura keserken CII'yi, alıcı özellikle Peppol faturası istediğinde Peppol BIS 3.0'ı seçin.
E-faturalar EN 16931 uyumlu mu?
CII formatı EN 16931 ile uyumludur; Peppol BIS 3.0 ise EN 16931 uyumlu Peppol profilidir. Göndermeden önce her zaman alıcınızın tam gereksinimlerine göre doğrulayın.
E-fatura PDF'in yerini alıyor mu?
Hayır. PDF insan tarafından okunabilir fatura olmaya devam eder. E-fatura XML'i, sistemlerin ve vergi dairelerinin otomatik olarak işleyebileceği yapılandırılmış, makine tarafından okunabilir eştir.
- Emin değilseniz UBL 2.1 en güvenli varsayılandır — CII esas olarak Alman/Fransız gereksinimler için gereklidir.
- Peppol BIS 3.0, yalnızca alıcınız açıkça Peppol faturası talep ettiğinde doğru seçimdir.
- Invotify Peppol ağına bağlanmaz. Peppol faturası göndermek için kendi Peppol Erişim Noktası sağlayıcınıza ihtiyaç duyarsınız; Invotify yalnızca XML üretir.
E-Fatura Dışa Aktarma
E-faturayı tek bir faturadan dışa aktarırsınız. Dışa aktarım, fatura numarası ve formata göre adlandırılmış bir .xml dosyası indirir (örn. INV-001-ubl.xml).
Bu bir Pro özelliğidir ve yalnızca faturalar için kullanılabilir — teklifler e-fatura olarak dışa aktarılamaz.
Adımlar
- 1
Faturayı açın
Faturalar'a gidin ve dışa aktarmak istediğiniz faturayı açın. E-fatura dışa aktarımı fatura ayrıntıları sayfasında yer alır.
- 2
E-Fatura Dışa Aktarım bölümünü bulun
İşlemler panelinde "E-Fatura Dışa Aktarımı" altında gruplandırılmış UBL, CII ve Peppol düğmelerini göreceksiniz.
- 3
Format seçin
Alıcınızın veya vergi dairenizin gerektirdiğine bağlı olarak UBL, CII veya Peppol'a tıklayın.
- 4
XML'i indirin
Invotify belgeyi oluşturur ve bilgisayarınıza bir .xml dosyası indirir.
- 5
Gönderin veya yükleyin
XML'i alıcınıza e-postayla gönderin, bir devlet portalına yükleyin veya iş akışınızın gerektirdiği şekilde Peppol Erişim Noktanıza iletin.
Teklifi e-fatura olarak dışa aktarabilir miyim?
Hayır. E-fatura dışa aktarımı yalnızca faturalar içindir. Teklifi önce faturaya dönüştürün, ardından faturayı dışa aktarın.
İndirilen dosyada ne var?
Şirketinizi (tedarikçi), müşteriyi (alıcı), fatura başlık verilerini, satır kalemlerini, vergi dağılımını ve toplamları seçilen formata göre yapılandırılmış tek bir XML belgesi.
- Dışa aktarmadan önce oluşturulan XML'in eksiksiz olması için Ayarlar'da şirket vergi kimliği, adres ve (Peppol için) PEPPOL ID'nin doldurulduğundan emin olun.
- E-fatura oluşturmak faturanın kendisini değiştirmez — istediğiniz zaman farklı bir formatta yeniden dışa aktarabilirsiniz.
- E-fatura dışa aktarımı Pro planı gerektirir (Lifetime ile dahildir).
- E-fatura indirmeleri etkin bir Pro veya Lifetime aboneliği gerektirir.
PEPPOL ID'nizi Ayarlama
Peppol faturaları her tarafı bir Peppol katılımcı tanımlayıcısı (EndpointID) ile tanımlar. Tedarikçi tarafı için bu tanımlayıcı şirketinizin PEPPOL ID'sinden gelir ve bunu Ayarlar'da bir kez ayarlarsınız.
Yalnızca kayıtlı katılımcı numarasını girin — örneğin 1234567890123 — Invotify her Peppol BIS 3.0 dışa aktarımında tedarikçi EndpointID'sini yazarken GLN şemasını (0088) otomatik olarak uygular. Şema kodunu kendiniz eklemeyin. Alanı boş bırakırsanız Invotify şirket e-postanızı uç nokta olarak kullanır; çoğu Peppol alıcısı bunu kabul etmez.
PEPPOL ID'niz iş profilinizin bir parçasıdır, bu nedenle tüm şirketinizde paylaşılır ve her Peppol dışa aktarımında yeniden kullanılır — fatura başına yeniden girmezsiniz.
Adımlar
- 1
Ayarlar'ı açın
Ayarlar → İş Bilgileri'ne gidin.
- 2
PEPPOL ID'nizi girin
PEPPOL ID alanını kayıtlı katılımcı numaranızla doldurun (örn. 1234567890123 — GLN şeması otomatik uygulanır).
- 3
Kaydedin
İş profilinizi kaydedin. PEPPOL ID artık her Peppol dışa aktarımına uygulanır.
PEPPOL ID'yi nereden alırım?
Bir Peppol Erişim Noktası sağlayıcısından. İşletmenizi Peppol ağına dahil ederler ve Invotify'a gireceğiniz bir katılımcı tanımlayıcısı atarlar.
Her müşteri için ayrı bir PEPPOL ID mi ayarlamalıyım?
Kendi şirket PEPPOL ID'nizi Ayarlar'da bir kez ayarlarsınız; her Peppol dışa aktarımında tedarikçi uç noktası olarak kullanılır. Alıcı uç noktası için alıcınızın taraf ayrıntılarının doğru olduğunu teyit edin.
- PEPPOL ID'nizi Peppol Erişim Noktası sağlayıcınızdan alın — sizi ağa kaydederler ve tanımlayıcıyı atarlar.
- Şirket vergi kimliği ve adresinizi de güncel tutun; Peppol faturaları eksiksiz tedarikçi taraf ayrıntıları gerektirir.
- PEPPOL ID Peppol ağında küresel olarak benzersiz olmalıdır — iki işletme aynı tanımlayıcıyı paylaşamaz.
- PEPPOL ID olmadan Peppol dışa aktarımları uç nokta olarak e-postanıza geri döner; bu gerçek Peppol teslimatı için geçerli değildir.
Veri Dışa Aktarımı (GDPR)
Invotify, GDPR veri taşınabilirliği hakkını (Madde 20) desteklemek amacıyla kendi verilerinize tam erişim sağlar. Her planda kullanılabilen iki tamamlayıcı yol mevcuttur.
CSV dışa aktarımları (muhasebeciniz için): Excel, Numbers veya herhangi bir muhasebe aracında açabileceğiniz odaklanmış elektronik tablolar indirin. Bunlar verinin bulunduğu yerde yer alır ve etkin abonelik gerektirir: - Müşteriler — Müşteriler sayfasından (CSV Dışa Aktar) dışa aktarın: ad, e-posta, telefon, vergi kimliği, tam adres ve oluşturma tarihi. - Faturalar — Fatura listesinden: fatura numarası, durum, tarihler, müşteri, para birimi, ara toplam, vergi, indirim, toplamlar, ödenen tutar, ödeme sağlayıcısı/durumu ve notlar. Tarih aralığı ve duruma göre filtreleyebilirsiniz.
Tam JSON arşivi (eksiksiz yedek): Görünürlüğünüz olan her şeyi içeren yapılandırılmış tek bir JSON dosyası — hesabınız ve iş profiliniz, müşteriler, tüm belgeler (faturalar, teklifler, kredi notları, giderler), şablonlar, yinelenen takvimler, ödemeler ve vergi ön ayarları, banka bağlantıları, ürünler ve stok hareketleri, müşteri dosyaları ve notları ile bir denetim izi. Alan adları takma adlarla verilir; arşiv okunabilirdir ve dahili veritabanı ayrıntılarını göstermez. Arşiv, Ayarlar → Gizlilik ve Veri'den indirilir; aboneliğiniz sona erse bile çalışır.
Adımlar
- 1
CSV: ilgili sayfayı açın
Müşterileri Müşteriler sayfasından, faturaları fatura listesinden CSV Dışa Aktar eylemleriyle dışa aktarın.
- 2
Tam arşiv: Gizlilik ve Veri'yi açın
Tam JSON arşivi için Ayarlar → Gizlilik ve Veri'ye gidin ve "Verilerimi İndir"e tıklayın.
- 3
İndirin
Invotify dosyayı oluşturur ve bilgisayarınıza indirir — CSV dosyaları herhangi bir elektronik tablo uygulamasında, JSON arşivi herhangi bir metin düzenleyicide açılır.
Veri dışa aktarımı Starter planında mevcut mu?
Evet. CSV dışa aktarımları ve tam JSON arşivi her planda kullanılabilir. JSON arşivi (ve hesap silme) aboneliğiniz sona erse bile kullanılabilir kalır; CSV dışa aktarımları etkin abonelik gerektirir.
Veri hangi formattadır?
Müşteri, fatura ve ödeme dışa aktarımları için CSV (herhangi bir elektronik tabloda açılır) ve eksiksiz arşiv için tek yapılandırılmış JSON dosyası.
Dışa aktarımda hassas kimlik bilgileri var mı?
Hayır. Arşiv kasıtlı olarak ödeme işlemcisi müşteri kimlikleri ve erişim tokenları gibi hassas dahili değerleri atlar — iş verilerinizi içerir, gizli anahtarları değil.
- Verilerinizi düzenli olarak yedek olarak dışa aktarın; hesabı iptal etmeden veya silmeden önce mutlaka yapın.
- Dönem sonunda muhasebecinize temiz kayıt iletmek için tarihli CSV dışa aktarımlarını kullanın.
- Şirket geneli JSON verisi sahip ve yöneticilerle sınırlıdır; bir üye başkalarının kayıtlarını dışa aktaramaz.
Hesap Silme
Artık Invotify'a ihtiyaç duymadığınızda, GDPR silme hakkını (Madde 17) desteklemek amacıyla hesabınızı kalıcı olarak silebilirsiniz. Bu her planda kullanılabilir.
Silme geri alınamaz. Kazaları önlemek için HESABIMI SİL ifadesini tam olarak yazarak onaylamanız gerekir. Onaylandıktan sonra Invotify: 1. Etkin aboneliği iptal eder (mümkün olduğunca). 2. Şirket verilerinizi ve şirket kaydını siler (sahipseniz). 3. Kişisel verilerinizi, profilinizi ve girişinizi siler. 4. Yüklenen dosyalarınızı depodan temizler. 5. Çıkış yapar.
Sahip olmadığınız bir şirketin üyesiyseniz, hesabınızı silmek üyeliğinizi kaldırır ancak şirketi ve verilerini kalan ekip için olduğu gibi bırakır.
Adımlar
- 1
Önce yedekleyin
Silmeden önce verilerinizi dışa aktarın (CSV ve/veya tam JSON arşivi) — silme geri alınamaz.
- 2
Gizlilik ve Veri'yi açın
Ayarlar → Gizlilik ve Veri'ye gidin ve hesabınızı silmeyi seçin.
- 3
Onay ifadesini yazın
İşlemin kalıcı olduğunu anladığınızı onaylamak için HESABIMI SİL ifadesini tam olarak girin.
- 4
Silmeyi onaylayın
Invotify aboneliğinizi iptal eder, verilerinizi siler, dosyalarınızı temizler ve çıkış yapar.
Hesabımı sildikten sonra geri yükleyebilir miyim?
Hayır. Silme kalıcıdır ve verileriniz geri yüklenemez. Önce ihtiyaç duyduğunuz her şeyi dışa aktarın.
Hesabımı sildiğimde aboneliğime ne olur?
Invotify, silme işleminin bir parçası olarak etkin aboneliği iptal eder; böylece bir daha ücretlendirilmezsiniz.
Sahip olmadığım bir ekibim var — ne silinir?
Yalnızca kişisel hesabınız ve üyeliğiniz kaldırılır. Ait olduğunuz şirket ve verileri ekibin geri kalanı için olduğu gibi kalır.
- Hesap silme kalıcıdır ve geri alınamaz.
- Tüm faturalar, teklifler, müşteriler, ürünler, şablonlar, dosyalar ve diğer kayıtlar kalıcı olarak silinir.
- Hesabınızı silmeden önce mutlaka bir veri dışa aktarımı indirin.