Onay İş Akışları

Onay iş akışları, "belge oluşturuldu" ile "belge gönderildi" arasına bir kontrol noktası koyar. Hangi fatura ve tekliflerin onay gerektirdiğine dair kurallar belirlersiniz; bir belge kuralla eşleştiğinde Invotify onu otomatik olarak bekletir ve belirlenen bir onaylayıcıdan incelemesini ister. Onaylanana kadar belge işletmenizden çıkamaz.

Bu özellik; yüksek değerli, hassas veya ilk kez düzenlenen belgeler üzerinde ikinci bir göz gezdirmek isteyen ekipler içindir — ancak diğer her şeyi yavaşlatmadan. 200 Euro'luk tekrarlayan bir fatura doğrudan çıkabilirken, 15.000 Euro'luk bir fatura ya da yepyeni bir müşteriye kesilecek ilk fatura, bir sahip veya yöneticinin onayını bekler.

Uçtan uca akış:

1. Bir kural belirlersiniz — Ayarlar → Onaylar'da, örneğin "1.000 Euro'nun üzerindeki faturalar yönetici onayı gerektirir."

1. Eşleşen belge bekletilir. Birisi kuralla eşleşen bir fatura veya teklif kaydettiğinde, Invotify otomatik olarak bekleyen bir onay talebi oluşturur. Belge her zamanki gibi kaydedilir; ancak artık işaretlenmiştir.

1. Uygun onaylayıcılara bildirim gönderilir. İşlem yapabilecek herkes, doğrudan belgeye bağlantı içeren bir uygulama içi bildirim alır.

1. Onaylayıcı imzalar. Bir sahip veya yönetici belgeyi açar, inceler ve üstteki bannerdan Onayla veya Reddet'e tıklar.

1. Gönderme kilidi açılır. Onaylandıktan sonra Gönder eylemi normal çalışır. Talep hâlâ beklemedeyken gönderme girişimleri reddedilir.

Plan: Onay iş akışları bir Pro özelliğidir (Lifetime ile de dahildir). Starter'da Onaylar ayarları, özelliğin nasıl çalıştığına dair bir önizleme ve yükseltme istemini gösterir — hiçbir kural çalışmaz.

Bir kural, belgenin onay gerektirip gerektirmediğini ve kimin imza atabileceğini belirler. İhtiyacınız kadar kural oluşturabilirsiniz; her biri bir belge türüne kapsamlıdır. Belge kaydedildiğinde Invotify, ilgili belge türü için her etkin kuralı kontrol eder ve ilk eşleşmede durur.

Belge türü Her kural ya Faturalar ya da Teklifler için geçerlidir. Kuralı oluştururken türü seçin.

Tetikleyiciler (koşullar) Her kuralın tam olarak bir tetikleyicisi vardır:

• Toplam tutarın üstünde — Belge toplamı belirlediğiniz tutarda veya üzerinde olduğunda onay gerekir (örn. 1.000 Euro). Eşiğin altındaki her şey onaysız çıkar.
• Yeni müşteriye ilk belge — Yalnızca daha önce faturası olmayan bir müşteriye gönderilecek ilk taslak olmayan belge için onay gerekir. Müşterinin geçmişi oluştuktan sonra belgeleri bu kuralı tetiklemez.
• Her belge — O türdeki her belge onay gerektirir, istisnasız.

Bildirim yapılacak kişiler Talep oluşturulduğunda hangi rolün uyarılacağını seçin: - Sahip — Hesap sahibi bilgilendirilir. - Sahip veya yönetici — Ekibin yöneticileri bilgilendirilir. Tipik seçim budur.

Bildirim ayarından bağımsız olarak, sahip veya yönetici bekleyen talebi inceleyip onaylayabilir (üyeler onaylayamaz).

Hızlı başlangıç şablonları Onaylar'ı ilk açtığınızda üç tek tıklamalı şablon sunulur: "Belirli tutarın üzerindeki faturalar", "Yeni müşteriye ilk fatura" ve "Her teklif." Bunlardan birini seçip özelleştirebilir ya da tamamen özel bir kural ekleyebilirsiniz.

Bir belge bir kuralla eşleştiğinde Invotify bunun için bir onay talebi oluşturur. Bu talep basit bir yaşam döngüsünden geçer ve belgenin kendisi durumu gösterir.

Beklemede Eşleşen bir fatura veya teklif kaydedildiği anda talep beklemede olarak başlar. Belge tamamen kaydedilmiş ve düzenlenebilir durumdadır — yalnızca henüz gönderilemez. Bekleyen talep otomatik oluşturulur ve aynı belgeyi yeniden kaydetmek yinelenen talepler oluşturmaz.

Onaylandı Bir sahip veya yönetici belgeyi inceler ve onaylar. Talep, kimin, ne zaman ve varsa ne yorum bıraktığını içerecek şekilde damgalanır. Gönderme artık açıktır.

Reddedildi İnceleyici talebi, isteğe bağlı bir yorumla reddeder. Reddetme, bekletmeyi kaldırır — yalnızca *beklemede* olan talep göndermeyi engeller. Beklenen takip, belgeyi düzeltip yeniden kaydetmektir; bu, inceleme için yeni bir bekleyen talep oluşturur. Reddetmeyi "bunu bu haliyle gönderme" olarak değerlendirin, kalıcı bir kilit olarak değil.

Belgede banner Onay talebi olan herhangi bir fatura veya teklifi açtığınızda üstte bir banner görürsünüz: - Beklemede talebi, tetikleyen kuralı adlandıran kehribar bir banner gösterir; inceleyenler için Onayla ve Reddet düğmeleri bulunur. - Onaylandı veya Reddedildi talebi, sonuç sayfayı ele geçirmeden görünür kalacak şekilde küçük bir yeşil veya kırmızı rozete küçülür.

Gönderme engeli (409 bloğu) Bu, onaylara güç kazandıran kısımdır. Bekleyen talebi olan bir fatura veya teklifi e-postayla göndermeye çalıştığınızda sunucu isteği reddeder ve `APPROVAL_PENDING` hata kodu ile 409 yanıtı döner. Arayüz bunu "Bu belge onay bekliyor ve henüz gönderilemez" olarak gösterir. Engel, hem fatura hem de teklif gönderme uç noktaları için sunucu tarafında uygulanır. Talep onaylandıktan sonra gönderme normal şekilde devam eder.

Onaylar yalnızca doğru kişiler inceleyecek bir şey olduğunu bilirse çalışır. Bekleyen bir talep oluşturulduğunda Invotify her uygun onaylayıcıya uygulama içi bildirim gönderir — hiçbir şey sessizce kuyruğa girmez.

Bildirim yapılacaklar: - Kural Sahip'e yönlendiriyorsa sahip bilgilendirilir. - Kural Sahip veya yönetici'ye yönlendiriyorsa sahip ve her yönetici bilgilendirilir.

Hariç tutulanlar: Belgeyi oluşturan kişi, kendi talebi için onay bildirimini hiçbir zaman almaz — zaten kendi talebini onaylayamaz; dolayısıyla bildirim göndermek gereksiz olur.

Bildirimin içeriği: Her onaylayıcı, bir fatura veya teklifin onay beklediğini ve hangi kuralın tetiklendiğini belirten "Onay talep edildi" başlıklı bir uygulama içi bildirim alır. Bildirim, onay bannerının görüntülendiği belge ayrıntısı sayfasına doğrudan bağlantı içerir.

Bildirimlerin görüntülendiği yer: Onay bildirimleri, diğer uyarılarınızla birlikte uygulama içi bildirim merkezinde (panodan zil simgesi) görünür. Birine tıklamak onaylayıcıyı doğrudan belgeye götürür.

Tüm onay kuralları Ayarlar → Onaylar'da yer alır. Sahipler ve yöneticiler burada şirketin tüm kurallarını oluşturur, düzenler ve kaldırır.

Onaylar sayfası: - Üstte kısa bir "nasıl çalışır" girişi. - Kurallar listesi; her kuralı belge türü, tetikleyici (varsa eşikle birlikte) ve yönlendirildiği onaylayıcı rolüyle gösterir. - Henüz kural yokken Hızlı başlangıç şablonları, tek tıklamayla mantıklı bir kural oluşturmanızı sağlar.

Kural oluşturma: Kural Ekle'ye tıklayın (veya hızlı başlangıç şablonu seçin). Bir ad, belge türü, tetikleyici, eşik (tutar kuralları için) ve onaylayabilecek kişiyi girin. Kaydedin; kural hemen devreye girer.

Kural düzenleme: Herhangi bir kuralda düzenle (kalem) simgesine tıklayarak adını, belge türünü, tetikleyicisini, eşiğini veya onaylayıcı rolünü değiştirin.

Kural silme: Bir kuralı kaldırmak için sil (çöp kutusu) simgesine tıklayın. Bir kuralı silmek, o kurala başvuran onay taleplerini de siler.

Kuralları kimler yönetebilir: Kural oluşturma, düzenleme ve silme sahip ve yöneticilerle sınırlıdır. Üyeler onaylardan etkilenebilir — belgeleri bekletilir — ancak kuralları değiştiremez ve talepleri onaylayamaz.