Faturação eletrónica na Letónia: prazos de 2026 e a obrigação B2B de 2028

O calendário da Letónia: 2025, 2026 e 2028

A Letónia está a introduzir a faturação eletrónica estruturada obrigatória por fases, com base em alterações à Lei da Contabilidade (Grāmatvedības likums). A faturação entre empresas e o setor público já é exclusivamente eletrónica, e as obrigações alargam-se passo a passo — primeiro à comunicação de dados e, a partir de 2028, a toda a faturação nacional entre empresas.

O calendário atual foi fixado pelas alterações de junho de 2025, que adiaram a data B2B inicialmente prevista para 2026. Verifique sempre a sua própria data de início junto do Ministério das Finanças (fm.gov.lv) e do Serviço Estatal de Receitas (VID), porque os prazos já foram alterados antes:

• Janeiro de 2025 — As faturas eletrónicas estruturadas tornaram-se obrigatórias nas transações B2G (faturas a instituições orçamentais do Estado).
• Janeiro de 2026 — Os fornecedores passam também a comunicar os dados estruturados das faturas ao Serviço Estatal de Receitas (VID) nas transações B2G e G2G.
• Março de 2026 — A troca voluntária de faturas B2B estruturadas é suportada a partir de 30 de março de 2026, permitindo antecipar a transição.
• Janeiro de 2028 — As faturas eletrónicas estruturadas e a comunicação de dados tornam-se obrigatórias nas transações B2B nacionais.

Quem é abrangido: freelancers, SIA e gabinetes de contabilidade

Até janeiro de 2028, a obrigação abrangerá praticamente todas as empresas registadas na Letónia que faturam a outra empresa letã — do trabalhador independente em nome individual à SIA com departamento de contabilidade completo. Se vende ao setor público, já está abrangido hoje; se vende B2B, 2028 é o seu prazo definitivo e março de 2026 o momento em que abre a troca voluntária.

Os gabinetes de contabilidade sentem a mudança multiplicada: as faturas de venda e de compra de cada cliente acabarão por chegar como XML estruturado, em vez de papel ou PDF. Os gabinetes que se padronizam cedo — acordando com os clientes um formato conforme e um canal de entrega — transformam a obrigação numa melhoria de processos em vez de uma emergência de fim de ano.

Note que a obrigação letã cobre as transações nacionais. Se fatura clientes na Alemanha, em França ou noutros países da UE, esses mercados aplicam as suas próprias obrigações com os seus próprios calendários — a base técnica comum em todos é a norma EN 16931 e a rede Peppol, e é por isso que um export baseado em normas vale mais do que o portal de um único país.

O que conta como fatura eletrónica estruturada na Letónia

Um PDF enviado por e-mail não é uma fatura eletrónica segundo as regras letãs. Uma fatura estruturada é um ficheiro XML legível por máquina, conforme a norma semântica europeia EN 16931 — o software pode importá-la, validá-la e lançá-la sem que ninguém volte a digitar uma única linha.

Na prática, a Letónia trabalha com o Peppol BIS Billing 3.0 como formato principal, sendo também aceite a sintaxe subjacente UBL 2.1. A entrega faz-se através do sistema oficial e-adrese (endereço eletrónico) ou da rede Peppol, consoante a contraparte.

Um ficheiro conforme transporta o conjunto completo de dados da fatura: identificação do vendedor e do comprador com números de registo e de IVA, linhas com quantidades e preços, discriminação do imposto por taxa, dados de pagamento e vencimentos. Organizar estes dados mestres é a maior parte do trabalho de conformidade.

Como preparar-se antes da obrigação de 2028

Não precisa de esperar por 2028. A troca B2B voluntária abre a 30 de março de 2026, e preparar-se cedo distribui o trabalho por meses calmos em vez de uma corrida contra o prazo. Uma checklist prática:

• Confirme que a sua ferramenta de faturação exporta XML conforme a EN 16931 (Peppol BIS 3.0 ou UBL 2.1) — e não apenas PDF.
• Registe e ative a e-adrese da sua empresa para poder receber e entregar documentos eletrónicos oficiais.
• Organize os dados mestres: denominações legais exatas, números de registo e números de IVA da sua empresa e de cada cliente habitual.
• Combine com os clientes B2B habituais quando vão mudar para faturas estruturadas — a troca voluntária é possível a partir de 30 de março de 2026.
• Se um gabinete de contabilidade trata dos seus livros, pergunte como prefere receber os ficheiros de fatura eletrónica, para que o software deles os importe sem redigitação.

Criar faturas prontas para a Letónia com o Invotify

Os planos Pro e Lifetime do Invotify exportam cada fatura como um ficheiro estruturado baseado em normas — UBL 2.1, CII (que cobre XRechnung e Factur-X) e Peppol BIS 3.0 —, todos construídos sobre o modelo semântico EN 16931 exigido pela Letónia. Desenha e envia a fatura uma vez e depois gera o XML conforme a partir do menu de ações da fatura.

O fluxo mantém-se simples: crie e envie a fatura como hoje, exporte o ficheiro de fatura eletrónica e entregue-o através da sua e-adrese ou do seu ponto de acesso Peppol. Quando o número de IVA da UE de um cliente foi validado via VIES no Invotify, é incluído no ficheiro estruturado — a prova documental que justifica a autoliquidação nas faturas transfronteiriças.

O Invotify é desenvolvido na UE, com interface completa em letão, euro a par de mais de 30 moedas e taxas de IVA predefinidas por país, para que um freelancer de Rīga e o seu gabinete de contabilidade vejam os mesmos números no mesmo formato. À medida que se aproximam o reporte de 2026 e o prazo B2B de 2028, os seus documentos já estão na forma estruturada correta — sem XML manual.

As faturas eletrónicas são obrigatórias na Letónia em 2026?

No setor público, sim: as faturas B2G são obrigatórias desde 1 de janeiro de 2025 e, a partir de 1 de janeiro de 2026, os dados estruturados das faturas também têm de ser comunicados ao Serviço Estatal de Receitas (VID) nas transações B2G e G2G. A faturação B2B nacional geral ainda não é obrigatória em 2026 — passa a sê-lo a 1 de janeiro de 2028, com troca voluntária suportada desde 30 de março de 2026.

Que formato deve usar uma empresa letã?

O Peppol BIS Billing 3.0 é o formato principal do quadro letão, construído sobre a sintaxe UBL 2.1, também aceite. Ambos são concretizações da norma europeia EN 16931. O Invotify exporta Peppol BIS 3.0, UBL 2.1 e CII, pelo que está coberto seja qual for a expectativa da contraparte ou da plataforma.

O Invotify entrega as faturas automaticamente na e-adrese?

O Invotify gera o ficheiro XML estruturado conforme, que descarrega e entrega através da sua e-adrese ou do seu ponto de acesso Peppol. A transmissão nesses canais é feita pelo próprio canal — o mesmo padrão das plataformas nacionais da UE. Fica sempre com um ficheiro conforme para arquivar, reenviar ou entregar ao seu contabilista.