الفريق والأذونات

Invotify مبني للفرق من اليوم الأول. ادعُ محاسبك أو مساعدًا افتراضيًا أو مدير عمليات أو شريكك التجاري — وقرّر بالضبط ما يمكن لكل شخص رؤيته وفعله. الإجراءات الرئيسية مُسجَّلة حتى تعرف دائمًا من فعل ماذا.

ما تحصل عليه مع الفرق: - ثلاثة أدوار — مالك ومشرف وعضو — تغطي طيف الصلاحيات الكامل - تسعة أذونات تفصيلية للتحكم الدقيق لكل عضو - دعوات بريد إلكترونية منتهية الصلاحية مرتبطة بعنوان بريد المدعوّ - سجل نشاط للإجراءات الرئيسية - عزل كامل للبيانات بنطاق الشركة — يرى أعضاء فريقك فقط ما يخص شركتك

بيانات محدودة بنطاق الشركة: كل فاتورة وعرض وعميل ومنتج وقالب وجدول وإشعار دائن ينتمي إلى شركة. يرى أعضاء فريقك فقط ما يخص شركتك — وليس أي شركة أخرى. هذا مُطبَّق على كل طبقة من طبقات النظام، وليس الواجهة فحسب.

المقاعد حسب الخطة: عدد الأشخاص في الفريق يعتمد على خطتك. تتضمن Pro حتى 10 أعضاء في الفريق (المالك يُحتسَب كمقعد واحد). Starter وLifetime للمستخدم الواحد — تتضمنان مقعدًا واحدًا فقط (المالك). لإضافة زملاء، رقّ إلى Pro. الدعوات المعلقة تحجز مقعدًا، لذا لا يمكنك تجاوز حد خطتك.

يستخدم Invotify تسلسلًا هرميًا من ثلاثة مستويات. لكل دور هدف واضح وسقف واضح.

المالك المالك هو صاحب الحساب — عادةً الشخص الذي اشترك. يملك المالك وصولًا كاملًا إلى كل شيء، بما فيه الفوترة، ولا يمكن إزالته من الفريق. كل حساب لديه مالك واحد بالضبط. إذا احتاج المالك إلى نقل الحساب، تواصل مع الدعم — نقل الملكية يُعالَج لأجلك.

المشرف يملك المشرفون دائمًا جميع الأذونات التسعة — بما فيها الفوترة. يمكنهم إدارة الفواتير والعروض والعملاء والمنتجات والقوالب والجداول والتقارير وأعضاء الفريق والاشتراك. لا يمكن تقليص أذونات المشرف فرديًا: إذا أردت منح شخص صلاحيات واسعة لكن ليست كل الصلاحيات، أبقِه عضوًا وامنحه الأذونات المحددة بدلًا من ذلك. يمكنك الحصول على عدد من المشرفين تسمح به مقاعد خطتك.

العضو الأعضاء هم الدور المرن. يبدأ العضو بالأذونات التي تمنحها له فحسب — لا أكثر. بشكل افتراضي يستطيع الأعضاء الجدد إدارة الفواتير والعروض والعملاء وعرض التقارير، لكن لا يمكنهم المساس بالمنتجات أو القوالب أو الجداول أو إعدادات الفريق أو الفوترة. يمكن تخصيص أذونات كل عضو فرديًا، لذا يمكنك الحصول على عضو يتعامل فقط مع خدمة العملاء وآخر يدير جداول الفوترة المتكررة.

تسعة أذونات تغطي السطح الكامل للتطبيق. كل منها يتحكم في الوصول إلى نطاق محدد من البيانات والإجراءات. الأذونات صريحة لا ضمنية — إذا لم يملك العضو إذنًا، لا يستطيع حرفيًا رؤية تلك المنطقة أو لمسها، حتى بتخمين الروابط.

الأذونات المتاحة:

إدارة الفواتير — إنشاء وتحرير وإرسال وحذف الفواتير. تسجيل المدفوعات. توليد PDF. بدونه لا يملك العضو وصولًا للفواتير إطلاقًا (لا يوجد وضع قراءة فقط).

إدارة العروض — إنشاء وتحرير وإرسال وحذف العروض. تحويل العروض إلى فواتير. التعامل مع انتهاء صلاحية العرض.

إدارة العملاء — إضافة وتحرير وإزالة العملاء. عرض سجل العميل.

إدارة المنتجات — إضافة وتحرير وإزالة المنتجات. تحديث الأسعار. إدارة المخزون (إذا كان مُفعَّلًا). مفيد لموظفي المستودع/المخزون.

إدارة القوالب — تصميم وحفظ وحذف قوالب الفواتير/العروض. نادرًا ما تُحتاج — معظم الفرق لديها شخص أو شخصان مسؤولان عن تصميم القوالب.

إدارة الجداول — إنشاء وتعديل جداول الفواتير المتكررة. إيقاف واستئناف الجداول. مفيد لموظفي العمليات.

عرض التقارير — الوصول إلى تقارير الإيرادات والأرباح والخسارة والتقادم وDSO والضريبة. منفصل عن إدارة الفواتير حتى يمكنك منح صلاحية التقارير دون صلاحية الكتابة.

إدارة الفريق — دعوة أعضاء جدد وتغيير الأدوار وضبط الأذونات وإزالة الأعضاء. عادةً المالك والمشرفون الموثوقون فقط.

إدارة الفوترة — عرض وإدارة اشتراك Invotify (ترقية وتخفيض وإلغاء وتحديث طريقة الدفع).

الافتراضيات المسبقة: - المالك: جميع الأذونات التسعة (لا يمكن تغييره) - المشرف: جميع الأذونات التسعة دائمًا (غير قابلة للضبط فرديًا) - العضو: إدارة الفواتير وإدارة العروض وإدارة العملاء وعرض التقارير (قابلة للتخصيص)

إضافة زميل تستغرق أقل من دقيقة.

كيفية الدعوة: 1. افتح صفحة الفريق من الشريط الجانبي 2. انقر على "دعوة عضو" 3. أدخِل عنوان بريد الشخص 4. اختر دوره — مشرف أو عضو 5. إذا كان عضوًا، خصّص أيًّا من الأذونات التسعة يحصل عليها (الافتراضيات مُملوءة مسبقًا) 6. انقر على إرسال الدعوة

يستلم المدعوّ بريدًا ذا علامة تجارية برابط قبول. الرابط يحمل رمزًا منتهي الصلاحية صالحًا 7 أيام ولا يمكن قبوله إلا بحساب مسجَّل بعنوان البريد المدعوّ. عند نقر القبول، تُرشَد خلال إنشاء حساب Invotify (أو تسجيل الدخول إذا كان لديهم حساب) وتهبط مباشرةً في مساحة عمل شركتك بالدور والأذونات التي حددتها.

إدارة الدعوات: تسرد صفحة الفريق كل دعوة معلقة. بمجرد قبول الدعوة، يظهر الشخص في قائمة الأعضاء بدلًا منها؛ الدعوات الملغاة أو المنتهية الصلاحية تختفي فحسب من القائمة المعلقة.

يمكنك إلغاء دعوة معلقة في أي وقت. بمجرد الإلغاء، لا يعمل الرابط بعد الآن. يمكنك أيضًا إعادة إرسال دعوة إذا انتهت صلاحية الأصلية أو ضاعت في مجلد الرسائل المزعجة.

تغيير دور العضو أو أذوناته: بعد انضمام شخص، افتح ملفه من صفحة الفريق. يمكنك تغيير دوره (من عضو إلى مشرف)، وضبط أذونات الأعضاء فرديًا، أو إزالتهم من الفريق. التغييرات تسري فورًا — لا يوجد شرط لتسجيل الخروج.

الإجراءات الرئيسية التي ينفذها فريقك مُسجَّلة في سجل نشاط. هذا للمساءلة واستكشاف الأخطاء وراحة البال — خاصةً حين يسوء أمر ما وتحتاج معرفة ما تغيّر ومن غيّره.

ما يُسجَّل: - إنشاء فاتورة وإرسالها وتأشيرها يدويًا كمدفوعة - إنشاء منتج - إنشاء أو حذف إعداد مسبق للضريبة - دعوة عضو فريق وتغيير دوره وإعادة إرسال الدعوة - ربط حساب بنكي أو قطع اتصاله، ومطابقة المعاملات البنكية بالفواتير

ما يُخزَّن مع كل إدخال: - الفاعل (من فعل ذلك) — مرتبط بملف الفريق - الإجراء (ما حدث) - الهدف (ما تصرّف عليه — فاتورة أو عميل، إلخ.) - طابع زمني - ملاحظة سياق قصيرة عند الاقتضاء

عرض السجل: افتح النشاط من الشريط الجانبي (فعّله من الإعدادات ← الميزات إذا كان مخفيًا) لعرض الموجز الكامل. صفّ حسب الشخص أو النطاق التاريخي أو نوع الكيان لتضييق النتائج.

الاحتفاظ: إدخالات سجل النشاط محتفظ بها طوال عمر حسابك. إنها جزء من تصدير بياناتك — حين تنزّل بياناتك من الإعدادات ← الخصوصية والبيانات، يأتي سجل النشاط معها.