المدفوعات والتحصيل

يحوّل Invotify الفواتير إلى نتائج — مدفوعة. يتعامل نظام المدفوعات مع كل شيء من زر الدفع الأول على فاتورة إلى التسوية النهائية مقابل معاملة بنكية. معظمه يعمل تلقائيًا بمجرد إعداده.

كيف تعمل المدفوعات من البداية إلى النهاية:

1. زر الدفع على الفاتورة. كل فاتورة في خطط Pro وLifetime تأتي مع رابط دفع. ينقر العملاء عليه ويتمون الدفع في ثوانٍ.

1. تحديثات الحالة التلقائية. عند نجاح دفعة، يتلقى Invotify التأكيد من معالج الدفع ويُحوّل الفاتورة إلى "مدفوعة" تلقائيًا.

1. تذكيرات التأخر. إذا تجاوزت فاتورة موعد استحقاقها، يرسل Invotify رسائل تذكير مهذبة للعميل وفق جدول تحدده — أو يُبلّغك لتقرر بنفسك.

1. تسوية بنكية. إذا ربطت بنكك، يراقب Invotify المعاملات الواردة ويطابقها تلقائيًا بالفواتير المستحقة.

1. رسوم التأخير وإشعارات الدائن والمدفوعات الجزئية والتسجيل اليدوي. كل حالة استثنائية من الفوترة الحقيقية مغطاة.

ما تحصل عليه كل خطة: تسجيل الدفع اليدوي والمدفوعات الجزئية مع رصيد جارٍ وتذكيرات التأخر ورسوم التأخير متاحة في جميع الخطط. يمكنك دائمًا تسجيل المدفوعات التي تلقيتها خارج Invotify (نقدًا أو شيكًا أو تحويلًا مصرفيًا).

ما تضيفه Pro وLifetime: المدفوعات الإلكترونية عبر Stripe وPayPal، وروابط الدفع لكل فاتورة مع تحديثات الحالة التلقائية، ومزامنة البنك مع المطابقة التلقائية (Plaid)، وطرق الدفع المحفوظة مع الشحن التلقائي للفواتير المتكررة.

اربط Stripe أو PayPal أو كليهما — وستتضمن كل فاتورة ترسلها رابط دفع، وستُحدّث الفواتير المدفوعة نفسها. المدفوعات الإلكترونية ميزة Pro وLifetime.

ربط Stripe: 1. انتقل إلى الإعدادات ← التكاملات 2. انقر على "ربط" بجانب Stripe 3. تُوجَّه إلى Stripe للتفويض أو إنشاء حساب جديد 4. أكمِل إعداد Stripe (عادةً بضع دقائق) 5. في Invotify، يظهر حالة الاتصال "متصل" باسم حسابك

ربط PayPal: 1. في نفس إعدادات التكاملات، انقر على "ربط" بجانب PayPal 2. فوّض Invotify من خلال تدفق OAuth الخاص بـ PayPal 3. بمجرد الاتصال، يمكن دفع الفواتير بـ PayPal جنبًا إلى جنب مع Stripe (أو بدلًا منه)

طرق الدفع المدعومة عبر Stripe: - بطاقات الائتمان والخصم - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA Debit (أوروبا)

الأمان: لا يرى Invotify أو يحفظ تفاصيل البطاقة أو الحساب البنكي لعملائك أبدًا. معلومات الدفع تُسجَّل مباشرةً بواسطة Stripe أو PayPal.

ما يحدث عند دفع عميل: 1. ينقر العميل على رابط الدفع في الفاتورة (بريد إلكتروني أو PDF) 2. يكمل الدفع في صفحة Stripe أو PayPal المستضافة 3. يؤكد المعالج الدفعة لـ Invotify في الوقت الفعلي عبر webhook 4. تتحول حالة الفاتورة إلى مدفوعة 5. تتلقى إشعارًا

المدفوعات الجزئية: إذا دفع عميل جزءًا فقط من فاتورة، يسجل Invotify الدفعة الجزئية ويبقي الفاتورة مفتوحة للمتبقي.

طرق الدفع المحفوظة والشحن التلقائي: في Pro وLifetime، يمكن للعملاء حفظ طريقة دفع حتى تُشحَن الفواتير المتكررة تلقائيًا عند توليد كل دورة.

اربط حسابك البنكي التجاري عبر Plaid ويطابق Invotify المعاملات الواردة بالفواتير المستحقة — مما يلغي التسوية اليدوية. تتزامن المعاملات، ومحرك المطابقة يُقيّمها مقابل فواتيرك المفتوحة، والتطابقات ذات الثقة العالية تضع علامة تلقائيًا على الفاتورة كمدفوعة، والبقية يمكن مطابقتها (أو تجاهلها) بنقرة واحدة.

مزامنة البنك ميزة Pro وLifetime وتتصل بأمان عبر Plaid — Invotify يرى بيانات المعاملات فقط، وليس بيانات اعتماد بنكك. يمكنك إلغاء الاتصال في أي وقت من الإعدادات ← التكاملات.

انظر قسم البنك المخصص للدليل الكامل: كيف تُسجَّل المطابقة (المبلغ وقرب التاريخ والوصف)، والمؤسسات المدعومة، والمطابقة اليدوية، وتفاصيل الخصوصية.

عندما تتجاوز فاتورة موعد استحقاقها، يمكن لـ Invotify إرسال رسائل تذكير مهذبة تلقائيًا للعميل — أو إبلاغك فحسب حتى تقرر ما إذا كنت ستنبّهه. لا رسوم عدوانية، لا سلاسل تحصيل. مجرد "مرحبًا، هذه متأخرة" بشكل ودّي مع رابط الدفع.

كيف تعمل التذكيرات: 1. تتجاوز فاتورة موعد استحقاقها 2. في اليوم المحدد (مثلًا 7 أيام بعد الاستحقاق)، يرسل Invotify بريدًا إلكترونيًا مهذبًا ذا علامة تجارية للعميل مع رقم الفاتورة والمبلغ وتاريخ الاستحقاق 3. إذا لم يدفع العميل بعد، يمكن إرسال تذكير آخر لاحقًا 4. يُتتبَّع كل تذكير على الفاتورة: متى أُرسِل آخر تذكير وكم أُرسِل 5. التذكيرات محدودة السعر لذا لا تُطلق فاتورة أكثر من واحد في اليوم

وضعان: - تذكير تلقائي — فعّله في الإعدادات. يرسل Invotify تذكيرات تلقائيًا وفق الجدول الذي تضبطه. - تذكير يدوي — يُبلّغك Invotify عند تأخر فاتورة. أنت تقرر ما إذا كنت ستذكّر أم تتعامل معها بنفسك.

الإعداد: - أيام قبل الاستحقاق — إرسال تنبيه قبل استحقاق الفاتورة اختياريًا - أيام بعد الاستحقاق — متى ترسل تذكيرات التأخر (1 أو 7 أو 14 أو 30 يومًا بعد) - النبرة — التذكيرات القادمة لطيفة؛ تذكيرات التأخر أكثر حزمًا

اضبط سياسة رسوم التأخير مرة واحدة على مستوى الشركة، ثم طبّقها على الفواتير المتأخرة بنقرة واحدة.

الإعداد: انتقل إلى الإعدادات ← إعدادات المستند (خيارات رسوم التأخير في بطاقة شروط الدفع الافتراضية): - تمكين أو تعطيل رسوم التأخير لشركتك - فترة السماح — عدد الأيام بعد تاريخ الاستحقاق قبل بدء الرسوم - نوع الرسوم — مبلغ ثابت (مثلًا €25 ثابتة) أو نسبة مئوية (مثلًا 2% من الرصيد المستحق) - الحد الأقصى — سقف اختياري على إجمالي الرسوم - متكرر — متوقف افتراضيًا. عند التمكين، يمكن تطبيق الرسوم مجددًا بعد فاصل زمني محدد

كيف تُطبَّق الرسوم: بمجرد تجاوز الفاتورة المتأخرة فترة السماح، استخدم إجراء تطبيق رسوم التأخير على الفاتورة. تُحسَب الرسوم من سياستك وتُضاف إلى إجمالي الفاتورة. لا تُضاف رسوم أبدًا بدون نقرتك.

الفوترة التدريجية هي تحصيل مبلغ عرض واحد على مراحل متعددة بدلًا من دفعة واحدة. مثالي للمشاريع طويلة المدى والعمل القائم على المراحل.

لماذا الفوترة التدريجية: مشروع موقع بـ€18,000 لا يحتاج إلى فاتورة واحدة. احصّل 30% عند البداية، 30% عند المراجعة المتوسطة، 40% عند التسليم. كل فاتورة تشير إلى العرض الأصلي وتتتبع الإجمالي الجاري وتمنعك من الإفراط في الفوترة.

إنشاء فاتورة تدريجية: 1. افتح العرض — يجب أن يكون "السماح بالفوترة التدريجية" مُفعَّلًا في محرر العرض 2. استخدم عرض الفوترة التدريجية لإضافة مرحلة 3. اختر المبلغ — إما نسبة مئوية من الإجمالي (30%) أو مبلغ محدد (€5,400) 4. ينشئ Invotify فاتورة جديدة تشير إلى العرض 5. أرسِل وحصّل كالمعتاد

الحماية من الإفراط في الفوترة: يتتبع Invotify الإجمالي المفوتَر عبر جميع الفواتير التدريجية للعرض. لا يمكنك أبدًا الفوترة بأكثر من العرض.

ليست كل دفعة تأتي عبر Stripe أو مزامنة بنكية. النقد والشيكات والتحويلات المصرفية والمدفوعات التي تمت خارج النظام كلها تحتاج إلى تسجيل في مكان ما.

كيف تسجّل دفعة يدوية: 1. افتح الفاتورة 2. انقر على "تسجيل دفعة" 3. أدخِل: - المبلغ (أدخِل الرصيد المستحق للتسوية الكاملة، أو أقل للدفعة الجزئية) - ملاحظات (اختياري — الطريقة والرقم المرجعي، أي شيء يستحق التذكر) 4. انقر على "حفظ"

يتحدث رصيد الفاتورة فورًا. إذا سدّدت الدفعة الفاتورة بالكامل، تتحول الحالة إلى "مدفوعة". إذا كانت جزئية، تبقى الفاتورة مفتوحة للرصيد المتبقي.

مدفوعات متعددة لكل فاتورة: يمكن لفاتورة استقبال أي عدد من المدفوعات الجزئية بمرور الوقت. كل واحدة مسجّلة بتاريخها ومبلغها.

متاح في جميع الخطط: تسجيل الدفع اليدوي متاح في Starter وPro وLifetime — حتى بدون تكامل دفع متصل.