إشعارات الدائن

إشعار الدائن مستند تُصدِره لعميل لتقليل أو عكس مبلغ يدين به على فاتورة سابقة. استخدم إشعارات الدائن عندما:

• يُعيد عميل منتجًا
• تحتاج إلى تصحيح زيادة في الفوترة على فاتورة مدفوعة أو غير مدفوعة
• تريد شطب جزء من رصيد مستحق أو كله
• وافقت على خصم بعد إصدار الفاتورة الأصلية
• تحتاج إلى توثيق مبلغ مسترد عالجته خارج Invotify

لماذا تهم إشعارات الدائن: إشعارات الدائن هي الطريقة المعتمدة محاسبيًا لتعديل فاتورة بعد إصدارها. فهي لا تعيد كتابة التاريخ — تبقى الفاتورة الأصلية كما هي تمامًا — بل توثّق التصحيح ببساطة في سجلّها الخاص برقمه وتاريخه. وهذا يبقي دفاترك جاهزة للتدقيق وكشف حساب عميلك واضحًا.

إشعارات الدائن مقابل تحرير الفواتير: إذا كانت الفاتورة لا تزال مسودة، فيمكنك تحريرها مباشرةً. وبمجرد إرسال فاتورة أو وضع علامة عليها كمدفوعة، تصبح جزءًا من سجلّك المالي — وينبغي أن تُصدِر إشعار دائن بدلًا من تعديلها. يتيح لك Invotify فعل أيٍّ منهما، لكن إشعارات الدائن هي المسار الموصى به للفواتير المرسلة أو المدفوعة.

تُنشأ إشعارات الدائن في Invotify من فاتورة موجودة — وهذا يبقي كل خصم مرتبطًا بالمستند الذي يصحّحه. تبدأ من صفحة إشعارات الدائن، وتختار الفاتورة، ويُملأ الباقي تلقائيًا.

إنشاء إشعار دائن: 1. انتقل إلى صفحة إشعارات الدائن 2. انقر على «إشعار دائن جديد» 3. اختر الفاتورة التي تريد خصمها 4. تُحمَّل بنود سطورها مع الكمية المتاحة للخصم في كل صف 5. ضع علامة على السطور المراد تضمينها — كلها للخصم الكامل، أو سطور بعينها للخصم الجزئي 6. عدّل الكمية المخصومة لكل سطر إذا كنت تخصم جزءًا من بند فقط 7. أضِف سببًا وأي ملاحظات (مُوصى بها بشدة لمسارات التدقيق) 8. احفظ كمسودة، ثم أصدِرها عندما تكون جاهزًا

تأتي تفاصيل العميل والعملة والضريبة من الفاتورة تلقائيًا. لا يمكنك خصم أكثر مما تبقّى غير مخصوم في كل سطر — يحجب Invotify الخصم الزائد.

ملف PDF لإشعار الدائن: يُنتج كل إشعار دائن ملف PDF قياسيًا نظيفًا معنونًا بوضوح بـ«إشعار دائن» حتى لا يحدث خلط مع فاتورة. يُدرج السطور المخصومة وإجمالي الخصم وتفاصيل عملك، ويحمل السبب الذي أدخلته.

تمر إشعارات الدائن بأربع حالات من الإنشاء إلى التسوية. وفهمها يساعدك على تتبّع الخصومات السارية والخصومات التي هي مجرد مسودات.

لأن إشعارات الدائن تُنشأ مقابل فاتورة، فإن تطبيق أحدها تلقائي في الغالب.

يُطبَّق على الفاتورة المرتبطة عند الإصدار عندما تُصدِر إشعار دائن مرتبطًا بفاتورة، يقلّل Invotify فورًا الرصيد المستحق لتلك الفاتورة بمبلغ الخصم. إذا كانت الفاتورة €1,000 وإشعار الدائن مقابل €400، فتُظهِر الفاتورة الآن €600 مستحقة. وإذا كان الخصم يساوي المبلغ المستحق أو يتجاوزه، توضع علامة على الفاتورة كمدفوعة. لا تتخذ خطوة «تطبيق» منفصلة — الإصدار هو ما يطبّقه.

حالة «مُطبَّق» علامة يدوية وضع علامة على إشعار دائن كـ«مُطبَّق» (من حالة «مُصدَر») هو علامة محاسبية تضعها لتسجيل أن الخصم قد عُولج بالكامل — مثلًا، بعد تسوية مبلغ مسترد. وهي لا تغيّر بذاتها أي رصيد فاتورة؛ فقد حدث تغيّر الرصيد بالفعل عند الإصدار.

تُعالَج المبالغ المستردة خارج Invotify إشعار الدائن مستند، لا حركة مالية. إذا كنت مدينًا للعميل بنقد، فعالِج المبلغ المسترد عبر قناتك المعتادة — Stripe أو تحويل مصرفي أو نقدًا — وضع علامة على إشعار الدائن كـ«مُطبَّق» بمجرد تسويته. لا يدفع Invotify المبالغ المستردة إلى مزوّد دفع نيابةً عنك.

الإبطال يعكس تغيّر الرصيد إذا أبطلت إشعار دائن كان مرتبطًا بفاتورة، يُعيد Invotify الرصيد المستحق لتلك الفاتورة بالمبلغ المخصوم، فتعود الفاتورة لإظهار المستحق فعليًا.