سير عمل الاعتمادات

تضع سير عمل الاعتمادات نقطة تفتيش بين "إنشاء المستند" و"إرساله". تحدد أنت القواعد التي تحتاج إليها الفواتير والعروض للموافقة؛ وعند مطابقة مستند لقاعدة ما، يحتجزه Invotify تلقائيًا ويطلب من معتمد محدد مراجعته. ولن يتمكن المستند من مغادرة نشاطك التجاري حتى تتم الموافقة عليه.

هذا مخصص للفرق التي تريد عيونًا ثانية على المستندات ذات القيمة العالية أو الحساسة أو الجديدة — دون إبطاء كل شيء آخر. يمكن للفاتورة المتكررة البالغة €200 الخروج مباشرة، بينما تنتظر فاتورة بـ€15,000 أو أول فاتورة لعميل جديد تمام أن يراجعها مالك أو مسؤول.

التدفق من البداية إلى النهاية:

1. تحدد قاعدة في الإعدادات ← الاعتمادات — على سبيل المثال، "الفواتير التي تتجاوز €1,000 تحتاج إلى موافقة مسؤول."

1. يُحتجز المستند المطابق. عند حفظ شخص ما لفاتورة أو عرض يطابق قاعدة، ينشئ Invotify طلب اعتماد معلقًا تلقائيًا. لا يتغير شيء آخر — يُحفظ المستند كالمعتاد — لكنه يُوضع عليه علامة الآن.

1. يُبلَّغ المعتمدون المؤهلون. يحصل كل من يمكنه التصرف على الطلب على إشعار داخل التطبيق يتضمن رابطًا مباشرًا للمستند.

1. يوقع معتمد. يفتح مالك أو مسؤول المستند ويراجعه وينقر على "اعتماد" أو "رفض" من الشريط الموجود في الأعلى.

1. يُفتح الإرسال. بعد الاعتماد، تعمل وظيفة الإرسال بشكل طبيعي. وما دام الطلب معلقًا، يُرفض الإرسال.

الخطة: سير عمل الاعتمادات ميزة Pro (مضمنة أيضًا مع Lifetime). في Starter، تعرض صفحة الاعتمادات في الإعدادات معاينة لكيفية عمل الميزة مع مطالبة بالترقية — لا تعمل أي قواعد.

تحدد القاعدة متى يحتاج المستند إلى اعتماد ومن يمكنه التوقيع عليه. يمكن أن يكون لديك أي عدد من القواعد، كل منها مخصص لنوع مستند واحد. عند حفظ مستند، يتحقق Invotify من كل قاعدة نشطة لنوع المستند هذا ويتوقف عند أول تطابق.

نوع المستند تنطبق كل قاعدة إما على الفواتير أو العروض. اختر النوع عند إنشاء القاعدة.

المحفزات (الشروط) كل قاعدة لها محفز واحد بالضبط يقرر ما إذا كان المستند يطابق:

• الإجمالي أعلى من حد معين — يُطلب الاعتماد عند وصول إجمالي المستند إلى مبلغ تحدده أو تجاوزه.
• أول مستند لعميل جديد — يُطلب الاعتماد فقط للمستند غير المسودة الأول المرسل لعميل ليس لديه فواتير سابقة.
• كل مستند — يحتاج كل مستند من هذا النوع إلى اعتماد، بدون استثناءات.

من يُبلَّغ اختر الدور الذي يتلقى تنبيهًا عند إنشاء طلب: - المالك — يُبلَّغ مالك الحساب. - المالك أو المسؤول — يُبلَّغ مسؤولو الفريق. هذا هو الخيار الشائع.

بغض النظر عن إعداد الإشعار، يمكن لأي مالك أو مسؤول مراجعة طلب معلق والموافقة عليه (لا يستطيع الأعضاء ذلك).

قوالب البداية السريعة في المرة الأولى التي تفتح فيها الاعتمادات، تُعرض ثلاثة قوالب بنقرة واحدة حتى لا تبدأ من نموذج فارغ: "الفواتير التي تتجاوز [مبلغ]،" و"أول فاتورة لعميل جديد،" و"كل العروض."

عند مطابقة مستند لقاعدة، ينشئ Invotify طلب اعتماد له. يمر هذا الطلب بدورة حياة بسيطة، ويُظهر المستند نفسه مكانه.

معلق يبدأ الطلب معلقًا في اللحظة التي تُحفظ فيها الفاتورة أو العرض المطابق. المستند محفوظ بالكامل وقابل للتحرير — لكن لا يمكن إرساله بعد. يُنشأ الطلب المعلق تلقائيًا وهو ثابت: إعادة حفظ المستند نفسه لن تراكم طلبات مكررة.

معتمد يراجع مالك أو مسؤول المستند ويوافق عليه. يُختم الطلب بمن راجعه ومتى، بالإضافة إلى أي تعليق تركه. الإرسال مفتوح الآن.

مرفوض يرفض المراجع الطلب بدلًا من ذلك، مع تعليق اختياري يشرح السبب. الرفض يرفع الاحتجاز — فقط الطلب *المعلق* يحظر الإرسال — لذا يُتوقع المتابعة بتصحيح المستند وإعادة حفظه، مما ينشئ طلبًا معلقًا جديدًا للمراجعة.

الشريط على المستند افتح أي فاتورة أو عرض بطلب اعتماد وسترى شريطًا في الأعلى: - يُظهر الطلب المعلق شريطًا كهرمانيًا يذكر القاعدة التي أطلقته، مع زري اعتماد ورفض للمراجعين. - يتقلص الطلب المعتمد أو المرفوض إلى شارة خضراء أو حمراء صغيرة.

حظر الإرسال (حظر 409) عند محاولة إرسال بريد إلكتروني لفاتورة أو عرض لديه طلب معلق، يرفض الخادم الطلب ويُعيد استجابة 409 برمز الخطأ الثابت `APPROVAL_PENDING`. تعرض واجهة المستخدم هذا بـ"هذا المستند بانتظار الاعتماد ولا يمكن إرساله الآن."

تعمل الاعتمادات فقط إذا عرف الأشخاص المناسبون أن هناك ما يحتاج إلى مراجعة. كلما أُنشئ طلب معلق، يُطلق Invotify إشعارًا داخل التطبيق لكل معتمد مؤهل — حتى لا يجلس شيء بصمت في قائمة انتظار.

من يُبلَّغ: - إذا كانت القاعدة تُوجَّه إلى المالك، يُبلَّغ المالك. - إذا كانت القاعدة تُوجَّه إلى المالك أو المسؤول، يُبلَّغ المالك وكل مسؤول.

من يُستثنى: منشئ المستند لا يتلقى إشعار الاعتماد الخاص به — لا يمكنه اعتماد طلبه على أي حال، لذا تبليغه سيكون مجرد ضوضاء.

ما يقوله الإشعار: يحصل كل معتمد على إشعار داخل التطبيق بعنوان "طُلب اعتماد"، يُشير إلى أن فاتورة أو عرضًا يحتاج إلى موافقته مع ذكر القاعدة التي أطلقته. يرتبط مباشرةً بصفحة تفاصيل المستند.

أين تظهر الإشعارات: تظهر إشعارات الاعتماد في مركز الإشعارات داخل التطبيق (الجرس في لوحة التحكم).

جميع قواعد الاعتماد موجودة في الإعدادات ← الاعتمادات. هنا يُنشئ المالكون والمسؤولون القواعد ويحررونها ويزيلونها.

صفحة الاعتمادات: - مقدمة قصيرة "كيف تعمل" في الأعلى. - قائمة القواعد، تُظهر كل قاعدة مع نوع مستندها ومحفزها ودور المعتمد. - قوالب البداية السريعة عند عدم وجود قواعد.

إنشاء قاعدة: انقر على إضافة قاعدة (أو اختر قالب بداية سريعة). أدخل اسمًا ونوع المستند والمحفز والحد (لقواعد المبلغ) ومن يمكنه الاعتماد. احفظ، وستصبح القاعدة سارية فورًا.

تحرير قاعدة: انقر على أيقونة التحرير (قلم) على أي قاعدة لتغيير اسمها أو نوع مستندها أو محفزها أو حدها أو دور المعتمد.

حذف قاعدة: انقر على أيقونة الحذف (سلة مهملات) لإزالة قاعدة. لاحظ أن حذف قاعدة يمسح أيضًا طلبات الاعتماد التي أشارت إليها.

من يمكنه إدارة القواعد: إنشاء القواعد وتحريرها وحذفها مقيد بـالمالكين والمسؤولين.