Uma fatura pró-forma é um documento preliminar que se assemelha a uma fatura, mas não é uma exigência de pagamento — declara o valor esperado de bens ou serviços antes da entrega.
Uma fatura pró-forma (também escrita pro-forma) é um documento emitido antes de uma transação ser finalizada. Estruturalmente, assemelha-se a uma fatura real — lista o vendedor e o comprador, descreve os bens ou serviços e indica os preços — mas não é uma exigência legal de pagamento. É uma declaração antecipada do aspeto que uma fatura comercial terá, utilizada para dar ao comprador um compromisso formal de preço ou para satisfazer um requisito administrativo antes de a venda efetiva estar concluída.
Os usos comuns das faturas pró-forma incluem: no comércio internacional, as autoridades aduaneiras exigem frequentemente uma pró-forma para apurar os direitos e conceder licenças de importação antes de a mercadoria circular; os compradores usam-nas para obter autorizações de importação ou abrir cartas de crédito; as empresas usam-nas como documentos internos de aprovação de orçamento; e os vendedores usam-nas para confirmar preços a um comprador que precisa de organizar o financiamento antes de se comprometer.
Uma fatura pró-forma transporta normalmente uma menção como «Esta não é uma fatura fiscal» ou «Apenas pró-forma» para evitar que seja confundida com uma fatura com IVA. Uma vez confirmada a transação e entregues os bens ou serviços, é emitida uma fatura comercial (fiscal) para substituir a pró-forma. A pró-forma não é registada nas contas a receber do vendedor e o comprador não a pode usar para recuperar o IVA.
A maioria do software de faturação, incluindo o Invotify, não oferece um tipo de documento «pró-forma» dedicado, porque uma pró-forma é, funcionalmente, um orçamento com texto específico. Na prática, pode usar o construtor de orçamentos do Invotify para criar um documento ao estilo pró-forma — é uma declaração de preço não vinculativa — e acrescentar um bloco de texto ou nota a esclarecer que se trata de uma pró-forma. Quando a transação for confirmada, converta-a numa fatura.
Uma fatura pró-forma é um documento preliminar que se assemelha a uma fatura, mas não é uma exigência de pagamento. Declara o valor esperado de bens ou serviços antes da entrega, para que o comprador possa ver antecipadamente os custos e as condições e decidir se avança.
Uma fatura comercial é o pedido vinculativo de pagamento emitido após a entrega e é registada nas suas contas e declarações de IVA. Uma pró-forma é emitida previamente, não transporta um número de fatura sequencial para efeitos fiscais e não cria uma responsabilidade contabilística.
São comuns para pagamentos antecipados, declarações de valor aduaneiras e confirmação de uma encomenda antes de o trabalho começar ou de os bens serem expedidos. Dão ao comprador uma estimativa clara do que irá dever sem ainda desencadear uma obrigação formal de pagamento.
Pode usar os orçamentos do Invotify para enviar uma proposta de preço não vinculativa antes da entrega, e converter um orçamento aceite numa fatura própria com um clique quando for altura de faturar. Isto mantém a estimativa de pré-venda separada da fatura formal e numerada.
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