O que é uma Fatura Proforma?

Uma fatura proforma (também escrita pro-forma) é um documento emitido antes de uma transação ser finalizada. Estruturalmente assemelha-se a uma fatura real — lista o vendedor e o comprador, descreve os bens ou serviços e indica preços — mas não é um pedido legal de pagamento. É uma declaração antecipada do que uma fatura comercial parecerá, usada para dar ao comprador um compromisso formal de preço ou para satisfazer um requisito administrativo antes de a venda real estar completa.

Os usos comuns de faturas proforma incluem: no comércio internacional, as autoridades aduaneiras frequentemente requerem uma proforma para avaliar direitos e conceder licenças de importação antes de a mercadoria se mover; os compradores usam-nas para obter licenças de importação ou abrir cartas de crédito; as empresas usam-nas como documentos internos de aprovação de orçamento; e os vendedores usam-nas para confirmar preços para um comprador que precisa de arranjar financiamento antes de se comprometer.

Uma fatura proforma tipicamente inclui uma declaração como 'Este documento não é uma fatura fiscal' ou 'Apenas proforma' para evitar confusão com uma fatura com IVA. Uma vez confirmada a transação e entregues os bens ou serviços, uma fatura comercial (fiscal) é emitida para substituir a proforma. A proforma não é registada nas contas a receber do vendedor e o comprador não pode usá-la para recuperar IVA.

A maioria do software de faturação, incluindo o Invotify, não oferece um tipo de documento 'proforma' dedicado, porque uma proforma é funcionalmente um orçamento com redação específica. Na prática pode usar o construtor de orçamentos do Invotify para criar um documento no estilo proforma — é uma declaração de preço não vinculativa — e adicionar um bloco de texto ou nota a clarificar que é uma proforma. Quando a transação for confirmada, converta-a numa fatura.