Een proformafactuur is een voorlopig document dat lijkt op een factuur maar geen betalingseis is — het verklaart de verwachte waarde van goederen of diensten vóór levering.
Een proformafactuur (ook geschreven als pro-forma) is een document dat wordt uitgesteld voordat een transactie is afgerond. Structureel lijkt het op een echte factuur — het vermeldt de verkoper en koper, beschrijft de goederen of diensten en vermeldt prijzen — maar het is geen juridische betalingseis. Het is een voorafgaande verklaring van hoe een commerciële factuur eruit zal zien, gebruikt om de koper een formele prijsbevestiging te geven of om te voldoen aan een administratieve vereiste voordat de eigenlijke verkoop is voltooid.
Veel voorkomende toepassingen van proformafacturen zijn: in de internationale handel eisen douaneautoriteiten vaak een proforma om rechten te beoordelen en invoervergunningen te verlenen voordat de zending vertrekt; kopers gebruiken ze om invoervergunningen te verkrijgen of documentaire kredieten te openen; bedrijven gebruiken ze als interne documenten voor budgetgoedkeuring; en verkopers gebruiken ze om prijzen te bevestigen voor een koper die financiering moet regelen voordat ze zich committeren.
Een proformafactuur bevat doorgaans een vermelding zoals 'Dit is geen belastingfactuur' of 'Alleen proforma' om te voorkomen dat het wordt verward met een btw-factuur. Zodra de transactie is bevestigd en goederen of diensten zijn geleverd, wordt een commerciële (belasting)factuur uitgesteld ter vervanging van de proforma. De proforma wordt niet geregistreerd in de debiteurenadministratie van de verkoper en de koper kan hem niet gebruiken om btw terug te vorderen.
De meeste factuursoftware, inclusief Invotify, biedt geen speciaal 'proforma'-documenttype, omdat een proforma functioneel een offerte is met specifieke bewoordingen. In de praktijk kunt u de offertebouwer van Invotify gebruiken om een proformaachtig document te maken — het is een niet-bindende prijsverklaring — en een tekstblok of notitie toevoegen die verduidelijkt dat het een proforma is. Wanneer de transactie is bevestigd, converteert u het naar een factuur.
Maak een professionele factuur in minder dan een minuut. Geen designvaardigheden nodig.