Een proformafactuur is een voorlopig document dat eruitziet als een factuur, maar geen verzoek tot betaling is — het verklaart de verwachte waarde van goederen of diensten vóór levering.
Een proformafactuur (ook geschreven als pro-formafactuur) is een document dat wordt uitgereikt voordat een transactie is afgerond. Qua structuur lijkt het op een echte factuur — het vermeldt de verkoper en koper, omschrijft de goederen of diensten en geeft prijzen aan — maar het is geen juridisch verzoek tot betaling. Het is een voorafgaande verklaring van hoe een commerciële factuur eruit zal zien, gebruikt om de koper een formele prijstoezegging te geven of om aan een administratieve eis te voldoen voordat de daadwerkelijke verkoop is afgerond.
Veelvoorkomende toepassingen van proformafacturen zijn: in de internationale handel vereisen douaneautoriteiten vaak een proforma om rechten vast te stellen en invoervergunningen te verlenen voordat de zending verplaatst; kopers gebruiken ze om invoervergunningen te verkrijgen of kredietbrieven te openen; bedrijven gebruiken ze als interne budgetgoedkeuringsdocumenten; en verkopers gebruiken ze om prijzen te bevestigen voor een koper die financiering moet regelen voordat hij zich verbindt.
Een proformafactuur draagt doorgaans een vermelding zoals 'Dit is geen belastingfactuur' of 'Alleen proforma' om te voorkomen dat ze wordt verward met een btw-factuur. Zodra de transactie is bevestigd en de goederen of diensten zijn geleverd, wordt een commerciële (belasting)factuur uitgereikt ter vervanging van de proforma. De proforma wordt niet vastgelegd in de debiteurenadministratie van de verkoper en de koper kan deze niet gebruiken om btw terug te vorderen.
De meeste factuursoftware, waaronder Invotify, biedt geen apart 'proforma'-documenttype, omdat een proforma functioneel een offerte met specifieke bewoording is. In de praktijk kunt u de offertebouwer van Invotify gebruiken om een document in proformastijl te maken — het is een niet-bindende prijsverklaring — en een tekstblok of notitie toevoegen die verduidelijkt dat het een proforma is. Wanneer de transactie is bevestigd, zet u die om in een factuur.
Een proformafactuur is een voorlopig document dat eruitziet als een factuur, maar geen verzoek tot betaling is. Het verklaart de verwachte waarde van goederen of diensten vóór levering, zodat de koper de kosten en voorwaarden vooraf kan zien en kan beslissen of hij verdergaat.
Een commerciële factuur is het bindende verzoek tot betaling dat na levering wordt uitgereikt en in uw boekhouding en btw-aangiften wordt vastgelegd. Een proforma wordt vooraf uitgereikt, draagt geen opeenvolgend factuurnummer voor belastingdoeleinden en creëert geen boekhoudkundige verplichting.
Ze zijn gangbaar voor vooruitbetalingen, douaneaangiften van waarde en het bevestigen van een order voordat het werk begint of de goederen verzonden worden. Ze geven de koper een duidelijke raming van wat hij verschuldigd zal zijn, zonder al een formele betaalverplichting in gang te zetten.
U kunt de offertes van Invotify gebruiken om vóór levering een niet-bindend prijsvoorstel te sturen, en een geaccepteerde offerte met één klik omzetten in een echte factuur wanneer het tijd is om te factureren. Zo blijft de raming vóór verkoop gescheiden van de formele, genummerde factuur.
Maak een professionele factuur in minder dan een minuut. Geen designvaardigheden nodig.
