Factuur vs offerte — wat is het verschil?

Een offerte (ook wel prijsopgave, schatting of voorstel genoemd) is een document dat een verkoper stuurt aan een potentiële koper voordat er werk is gedaan. Het beschrijft de voorgestelde reikwijdte van werk of goederen, de geschatte prijs en eventuele voorwaarden. Cruciaal is dat een offerte geen betalingseis is — het is een aanbod. De koper kan accepteren, afwijzen of onderhandelen. Pas wanneer beide partijen het eens zijn worden de diensten of goederen geleverd.

Een factuur wordt daarentegen uitgesteld na levering. Het is een juridisch bindend verzoek om het verschuldigde bedrag en veroorzaakt doorgaans een betalingsverplichting. Een factuur verwijst naar wat was overeengekomen (soms het geaccepteerde offertenummer) en vermeldt een specifiek verschuldigd bedrag, een vervaldatum en betalingsinstructies. In tegenstelling tot een offerte zijn de bedragen op een factuur geen schattingen — het is wat de koper verschuldigd is.

De documentstroom in een typische B2B-transactie is: offerte → acceptatie → levering → factuur → betaling. In de praktijk gebruiken veel bedrijven offertes als verkooptool en facturen als boekhoudkundig document. Misverstand over het onderscheid kan leiden tot geschillen — een klant kan een offerte behandelen als een definitieve prijs en bezwaar maken tegen een hogere factuur, of een verkoper kan proberen betaling te innen op basis van een offerte (wat in de meeste rechtsgebieden geen geldige betalingseis is).

Invotify ondersteunt beide documenttypen met dezelfde 22-blokken-builder. U kunt een offerte opstellen, deze naar de klant sturen en met één klik omzetten naar een factuur zodra ze accepteren. Progressieve facturering laat u een grote offerte in meerdere mijlpaolfasen factureren. Zowel facturen als offertes genereren professionele PDF's en kunnen worden gedeeld met een traceerlink.