E-facturatie is de gestructureerde, machineleesbare uitwisseling van factuurgegevens tussen koper- en verkoopsystemen, ter vervanging van PDF of papier.
E-facturatie (elektronisch factureren) betekent het verzenden en ontvangen van factuurgegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat in plaats van als PDF of gedrukt document. Een gestructureerde e-factuur bevat elk veld — naam verkoper, btw-nummer koper, regelitems, btw-bedragen, vervaldatum — in een gedefinieerd schema dat het boekhoudingssysteem van een koper automatisch kan lezen, valideren en verwerken zonder handmatige invoer.
De meeste landen onderscheiden e-facturatie van het simpelweg e-mailen van een PDF. Een PDF is een digitale afbeelding van een factuur; een e-factuur is data. Veelgebruikte gestructureerde formaten zijn UBL 2.1 (XML gebruikt door heel Europa en Azië-Pacific), CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice, de basis van XRechnung in Duitsland en Factur-X in Frankrijk) en Peppol BIS 3.0 (een UBL-profiel gebruikt op het Peppol-netwerk voor grensoverschrijdende levering).
Overheden in de EU verplichten e-facturatie voor B2B-transacties op een rollende tijdlijn. De verplichting in Duitsland begint in fasen van 2025 tot 2028; die van Frankrijk van 2026 tot 2027; Polen vereist KSeF voor grote bedrijven nu en alle bedrijven tegen 2026; Italië's FatturaPA-systeem is verplicht sinds 2019. Deze verplichtingen gaan over gestructureerde dataformaten, niet alleen over digitale levering.
Invotify Pro exporteert e-facturen in UBL 2.1, CII (inclusief XRechnung en Factur-X) en Peppol BIS 3.0. Landspecifieke platforms (KSeF, FatturaPA, FacturaE) vereisen een lokale indienststap die Invotify niet native afhandelt — u exporteert de op standaarden gebaseerde XML en gebruikt het relevante portaal of toegangspunt. Zie onze e-factuurhandleidingen voor landspecifieke details.
Nee. Een PDF is een visuele weergave van een factuur; een mens (of OCR) is nodig om deze te lezen. Een e-factuur is gestructureerde data — XML die voldoet aan een standaardschema — dat het systeem van een koper automatisch kan verwerken. Veel e-facturatiesverplichtingen sluiten levering via alleen PDF expliciet uit.
Invotify Pro exporteert UBL 2.1, CII (afgestemd op XRechnung en Factur-X) en Peppol BIS 3.0. Landspecifieke formaten zoals Italië's FatturaPA of Polen's KSeF vereisen indiening via het lokale overheidsportaal; Invotify levert de op standaarden gebaseerde XML die u vervolgens via het vereiste kanaal kunt bezorgen.
Verplichtingen variëren per land en bedrijfsgrootte. Duitsland: ontvangstklaar vanaf januari 2025, verzendingsfasen van 2027 tot 2028. Frankrijk: gefaseerd vanaf 2026. Polen: grote bedrijven nu, alle bedrijven vanaf 2026. Italië: verplicht sinds 2019. Controleer altijd de actuele tijdlijn bij uw lokale belastingdienst — deadlines kunnen veranderen.
Niet per se. Peppol is een leveringsnetwerk, geen formaat. Invotify genereert Peppol BIS 3.0 XML die u via elk geregistreerd Peppol-toegangspunt kunt bezorgen. Sommige landen verplichten Peppol-levering; andere accepteren het gestructureerde XML-bestand direct of via hun eigen platform.
Maak een professionele factuur in minder dan een minuut. Geen designvaardigheden nodig.