E-factureren is de gestructureerde, machineleesbare uitwisseling van factuurgegevens tussen de systemen van koper en verkoper, ter vervanging van pdf of papier.
E-factureren (elektronisch factureren) betekent dat factuurgegevens worden verzonden en ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat in plaats van als pdf of afgedrukt document. Een gestructureerde e-factuur draagt elk veld — naam van de verkoper, btw-nummer van de koper, factuurregels, belastingbedragen, vervaldatum — in een vastgelegd schema dat het boekhoudsysteem van een koper automatisch kan lezen, valideren en verwerken zonder handmatige invoer.
De meeste landen maken onderscheid tussen e-factureren en het eenvoudig per e-mail versturen van een pdf. Een pdf is een digitale afbeelding van een factuur; een e-factuur is data. Veelgebruikte gestructureerde formaten zijn UBL 2.1 (XML dat in Europa en Azië-Pacific wordt gebruikt), CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice, de basis van XRechnung in Duitsland en Factur-X in Frankrijk) en Peppol BIS 3.0 (een UBL-profiel dat op het Peppol-netwerk wordt gebruikt voor grensoverschrijdende bezorging).
Overheden in de hele EU stellen e-factureren voor B2B-transacties verplicht volgens een gefaseerde tijdlijn. De Duitse verplichting gaat in fasen in van 2025–2028; de Franse van 2026–2027; Polen vereist KSeF nu al voor grote ondernemingen en voor alle ondernemingen vanaf 2026; het Italiaanse FatturaPA-systeem is sinds 2019 verplicht. Deze verplichtingen draaien om gestructureerde gegevensformaten, niet alleen om digitale bezorging.
Invotify Pro exporteert e-facturen in UBL 2.1, CII (met XRechnung en Factur-X) en Peppol BIS 3.0. Landeigen platforms (KSeF, FatturaPA, FacturaE) vereisen een lokale indieningsstap die Invotify niet native afhandelt — u exporteert de op standaarden gebaseerde XML en gebruikt het betreffende portaal of toegangspunt. Zie onze e-factureringsgidsen voor landspecifieke details.
Nee. Een pdf is een visuele weergave van een factuur; er is een mens (of OCR) nodig om die te lezen. Een e-factuur is gestructureerde data — XML die aan een standaardschema voldoet — die het systeem van een koper automatisch kan inlezen en verwerken. Veel e-factureringsverplichtingen sluiten bezorging als enkel pdf uitdrukkelijk uit.
Invotify Pro exporteert UBL 2.1, CII (afgestemd op XRechnung en Factur-X) en Peppol BIS 3.0. Landeigen formaten zoals het Italiaanse FatturaPA of het Poolse KSeF vereisen indiening via het lokale overheidsportaal; Invotify levert de op standaarden gebaseerde XML die u vervolgens via het vereiste kanaal kunt bezorgen.
Verplichtingen verschillen per land en bedrijfsgrootte. Duitsland: ontvangstgereed vanaf januari 2025, verzendfasen vanaf 2027–2028. Frankrijk: gefaseerd vanaf 2026. Polen: grote ondernemingen nu, alle ondernemingen vanaf 2026. Italië: verplicht sinds 2019. Controleer de actuele tijdlijn altijd bij uw lokale belastingdienst — deadlines veranderen.
Niet per se. Peppol is een bezorgnetwerk, geen formaat. Invotify genereert Peppol BIS 3.0-XML die u via elk geregistreerd Peppol-toegangspunt kunt bezorgen. Sommige landen verplichten Peppol-bezorging; andere accepteren het gestructureerde XML-bestand rechtstreeks of via hun eigen platform.
Maak een professionele factuur in minder dan een minuut. Geen designvaardigheden nodig.
