E-facturatie in Letland: deadlines voor 2026 en de B2B-verplichting van 2028

Het Letse tijdpad: 2025, 2026 en 2028

Letland voert verplichte gestructureerde e-facturatie stapsgewijs in, verankerd in wijzigingen van de boekhoudwet (Grāmatvedības likums). Facturatie tussen bedrijven en de publieke sector verloopt al uitsluitend elektronisch, en de verplichtingen breiden zich stap voor stap uit — eerst naar datarapportage en vanaf 2028 naar alle binnenlandse facturatie tussen bedrijven.

Het huidige tijdpad is vastgelegd in de wetswijzigingen van juni 2025, die de oorspronkelijke B2B-datum van 2026 hebben uitgesteld. Controleer je eigen startdatum altijd bij het ministerie van Financiën (fm.gov.lv) en de Letse belastingdienst (VID), want de deadlines zijn al eens verschoven:

• Januari 2025 — Gestructureerde e-facturen werden verplicht voor B2G-transacties (facturen aan staatsbegrotingsinstellingen).
• Januari 2026 — Leveranciers moeten gestructureerde e-factuurgegevens voor B2G- en G2G-transacties ook rapporteren aan de belastingdienst (VID).
• Maart 2026 — Vrijwillige uitwisseling van gestructureerde B2B-e-facturen wordt ondersteund vanaf 30 maart 2026, zodat bedrijven eerder kunnen overstappen.
• Januari 2028 — Gestructureerde e-facturen en datarapportage worden verplicht voor binnenlandse B2B-transacties.

Wie eronder valt: freelancers, SIA's en boekhoudkantoren

Tegen januari 2028 raakt de verplichting vrijwel elk in Letland geregistreerd bedrijf dat factureert aan een ander Lets bedrijf — van een eenmanszaak tot een SIA met een volledige boekhoudafdeling. Verkoop je aan de publieke sector, dan val je vandaag al binnen de reikwijdte; verkoop je B2B, dan is 2028 je harde deadline en opent in maart 2026 de vrijwillige uitwisseling.

Boekhoudkantoren en administratiekantoren voelen de verandering vermenigvuldigd: de verkoop- en inkoopfacturen van elke klant komen uiteindelijk binnen als gestructureerde XML in plaats van papier of PDF. Kantoren die vroeg standaardiseren — met klanten één conform formaat en één afleverkanaal afspreken — maken van de verplichting een workflowverbetering in plaats van een noodgeval aan het jaareinde.

Let op: de Letse verplichting geldt voor binnenlandse transacties. Factureer je klanten in Duitsland, Frankrijk of andere EU-landen, dan gelden daar eigen verplichtingen met eigen tijdpaden — de gemeenschappelijke technische basis is overal de EN 16931-norm en het Peppol-netwerk. Daarom is een op standaarden gebaseerde export belangrijker dan het portaal van één land.

Wat in Letland telt als een gestructureerde e-factuur

Een per e-mail verstuurde PDF is volgens de Letse regels geen e-factuur. Een gestructureerde e-factuur is een machineleesbaar XML-bestand dat voldoet aan de Europese semantische norm EN 16931 — software kan het importeren, valideren en boeken zonder dat iemand ook maar één regel overtypt.

In de praktijk werkt Letland met Peppol BIS Billing 3.0 als hoofdformaat, met UBL 2.1 als onderliggende syntaxis die eveneens wordt geaccepteerd. De aflevering verloopt via het officiële e-adrese-systeem (eAddress) of via het Peppol-netwerk, afhankelijk van de tegenpartij.

Een conform bestand bevat de volledige factuurgegevens: identificatie van verkoper en koper met registratie- en btw-nummers, regels met hoeveelheden en prijzen, de btw-uitsplitsing per tarief, betaalgegevens en vervaldata. Deze stamgegevens op orde brengen is het grootste deel van het compliancewerk.

Zo bereid je je voor op de verplichting van 2028

Je hoeft niet op 2028 te wachten. De vrijwillige B2B-uitwisseling opent op 30 maart 2026, en vroeg beginnen verdeelt het werk over rustige maanden in plaats van een eindsprint richting de deadline. Een praktische checklist:

• Controleer of je facturatietool EN 16931-conforme XML exporteert (Peppol BIS 3.0 of UBL 2.1) — niet alleen PDF.
• Registreer en activeer de e-adrese van je bedrijf zodat je officiële elektronische documenten kunt ontvangen en afleveren.
• Breng je stamgegevens op orde: exacte juridische namen, registratienummers en btw-nummers van je bedrijf en van elke vaste klant.
• Spreek met vaste B2B-klanten af wanneer jullie overstappen op gestructureerde e-facturen — vrijwillige uitwisseling kan vanaf 30 maart 2026.
• Doet een boekhoudkantoor je administratie, vraag dan hoe zij de e-factuurbestanden willen ontvangen zodat hun software ze zonder overtypen importeert.

Letland-klare e-facturen maken met Invotify

De Pro- en Lifetime-abonnementen van Invotify exporteren elke factuur als een op standaarden gebaseerd gestructureerd bestand — UBL 2.1, CII (dekt XRechnung en Factur-X) en Peppol BIS 3.0 — allemaal gebouwd op het semantische EN 16931-model dat Letland vereist. Je ontwerpt en verstuurt de factuur één keer en genereert daarna de conforme XML via het actiemenu van de factuur.

De workflow blijft eenvoudig: maak en verstuur de factuur zoals je nu doet, exporteer het e-factuurbestand en lever het af via je e-adrese of je Peppol-toegangspunt. Is het EU-btw-nummer van een klant in Invotify via VIES gevalideerd, dan wordt het opgenomen in het gestructureerde bestand — het documentaire bewijs dat de btw-verlegging op grensoverschrijdende facturen rechtvaardigt.

Invotify wordt in de EU gebouwd, met een volledige Letse interface, euro naast meer dan 30 valuta en landspecifieke btw-standaardtarieven, zodat een freelancer in Rīga en zijn boekhoudkantoor dezelfde cijfers in hetzelfde formaat zien. Terwijl de rapportage van 2026 en de B2B-deadline van 2028 naderen, staan je documenten al in de juiste gestructureerde vorm — zonder handmatige XML.

Zijn e-facturen in Letland verplicht in 2026?

Voor de publieke sector wel: B2G-e-facturen zijn verplicht sinds 1 januari 2025, en vanaf 1 januari 2026 moeten gestructureerde e-factuurgegevens voor B2G- en G2G-transacties ook aan de belastingdienst (VID) worden gerapporteerd. Algemene binnenlandse B2B-e-facturatie is in 2026 nog niet verplicht — dat wordt ze op 1 januari 2028, met vrijwillige uitwisseling vanaf 30 maart 2026.

Welk formaat moet een Lets bedrijf gebruiken?

Peppol BIS Billing 3.0 is het hoofdformaat in het Letse kader, gebouwd op de UBL 2.1-syntaxis, die ook wordt geaccepteerd. Beide zijn uitwerkingen van de Europese EN 16931-norm. Invotify exporteert Peppol BIS 3.0, UBL 2.1 en CII, dus je bent gedekt wat je tegenpartij of platform ook verwacht.

Levert Invotify facturen automatisch af in e-adrese?

Invotify genereert het conforme gestructureerde XML-bestand, dat je downloadt en aflevert via je e-adrese of je Peppol-toegangspunt. De verzending via die kanalen wordt door het kanaal zelf afgehandeld — hetzelfde patroon als bij de nationale platforms in de EU. Je houdt altijd een conform bestand over om te archiveren, opnieuw te versturen of aan je boekhouder te geven.