Una fattura proforma è un documento preliminare che sembra una fattura ma non è una richiesta di pagamento — dichiara il valore previsto di beni o servizi prima della consegna.
Una fattura proforma (scritta anche pro-forma) è un documento emesso prima che una transazione sia finalizzata. Strutturalmente assomiglia a una vera fattura — elenca il venditore e l'acquirente, descrive i beni o servizi e indica i prezzi — ma non è una richiesta di pagamento giuridicamente vincolante. È una dichiarazione anticipata di come apparirà una fattura commerciale, utilizzata per fornire all'acquirente un impegno formale sul prezzo o per soddisfare un requisito amministrativo prima che la vendita effettiva sia completata.
Gli usi comuni delle fatture proforma comprendono: nel commercio internazionale, le autorità doganali richiedono spesso una proforma per determinare i dazi e concedere le licenze di importazione prima che la spedizione si muova; gli acquirenti le utilizzano per ottenere permessi di importazione o aprire lettere di credito; le aziende le impiegano come documenti interni di approvazione del budget; e i venditori le usano per confermare i prezzi a un acquirente che deve organizzare il finanziamento prima di impegnarsi.
Una fattura proforma riporta di norma una dicitura come «Questa non è una fattura fiscale» o «Solo proforma» per evitare che venga confusa con una fattura IVA. Una volta confermata la transazione e consegnati i beni o servizi, viene emessa una fattura commerciale (fiscale) in sostituzione della proforma. La proforma non è registrata nei crediti commerciali del venditore e l'acquirente non può utilizzarla per recuperare l'IVA.
La maggior parte dei software di fatturazione, incluso Invotify, non offre un tipo di documento «proforma» dedicato, perché una proforma è funzionalmente un preventivo con una formulazione specifica. In pratica, è possibile utilizzare l'editor di preventivi di Invotify per creare un documento in stile proforma — è una dichiarazione di prezzo non vincolante — e aggiungere un blocco di testo o una nota che chiarisca che si tratta di una proforma. Una volta confermata la transazione, la converta in fattura.
Una fattura proforma è un documento preliminare che sembra una fattura ma non è una richiesta di pagamento. Dichiara il valore previsto di beni o servizi prima della consegna, così che l'acquirente possa vedere in anticipo costi e condizioni e decidere se procedere.
Una fattura commerciale è la richiesta vincolante di pagamento emessa dopo la consegna ed è registrata nella contabilità e nelle dichiarazioni IVA. Una proforma è emessa prima, non riporta un numero di fattura progressivo a fini fiscali e non crea una passività contabile.
Sono comuni per i pagamenti anticipati, le dichiarazioni di valore doganali e la conferma di un ordine prima dell'inizio del lavoro o della spedizione dei beni. Forniscono all'acquirente una stima chiara di ciò che dovrà pagare senza ancora far sorgere un obbligo formale di pagamento.
È possibile utilizzare i preventivi di Invotify per inviare una proposta di prezzo non vincolante prima della consegna e convertire un preventivo accettato in una vera fattura con un clic quando è il momento di fatturare. Ciò mantiene la stima pre-vendita separata dalla fattura formale e numerata.
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