Cos'è una fattura proforma?

Una fattura proforma (anche scritta pro-forma) è un documento emesso prima che una transazione sia finalizzata. Strutturalmente assomiglia a una vera fattura — elenca venditore e acquirente, descrive i beni o i servizi e indica i prezzi — ma non è una richiesta legale di pagamento. È una dichiarazione anticipata di come apparirà una fattura commerciale, usata per dare all'acquirente un impegno formale di prezzo o per soddisfare un requisito amministrativo prima che la vendita effettiva sia completata.

Gli usi comuni delle fatture proforma includono: nel commercio internazionale, le autorità doganali spesso richiedono una proforma per valutare i dazi e concedere le licenze di importazione prima che la spedizione parta; gli acquirenti le usano per ottenere permessi di importazione o aprire lettere di credito; le aziende le usano come documenti di approvazione budget interni; e i venditori le usano per confermare i prezzi a un acquirente che ha bisogno di organizzare il finanziamento prima di impegnarsi.

Una fattura proforma porta tipicamente un'indicazione come 'Questo non è un documento fiscale' o 'Solo proforma' per evitare di essere confusa con una fattura IVA. Una volta confermata la transazione e consegnati beni o servizi, viene emessa una fattura commerciale (fiscale) in sostituzione della proforma. La proforma non viene registrata nei crediti verso clienti del venditore e l'acquirente non può usarla per recuperare l'IVA.

La maggior parte dei software di fatturazione, incluso Invotify, non offre un tipo di documento 'proforma' dedicato, perché una proforma è funzionalmente un preventivo con una dicitura specifica. In pratica puoi usare il costruttore di preventivi di Invotify per creare un documento in stile proforma — è una dichiarazione di prezzo non vincolante — e aggiungere un blocco testo o una nota che chiarisca che si tratta di una proforma. Quando la transazione è confermata, convertila in fattura.