Fattura vs Preventivo — Qual è la differenza?

Un preventivo (detto anche quotazione, stima o proposta) è un documento che un venditore invia a un potenziale acquirente prima che venga svolto qualsiasi lavoro. Descrive l'ambito proposto del lavoro o dei beni, il prezzo stimato e le eventuali condizioni. Fondamentalmente, un preventivo non è una richiesta di pagamento — è un'offerta. L'acquirente può accettare, rifiutare o negoziare. Solo una volta che entrambe le parti sono d'accordo vengono consegnati i servizi o i beni.

Una fattura, al contrario, viene emessa dopo la consegna. È una richiesta legalmente vincolante dell'importo dovuto e tipicamente dà origine a un obbligo di pagamento. Una fattura fa riferimento a quanto concordato (a volte il numero del preventivo accettato) e indica un importo specifico dovuto, una data di scadenza e le istruzioni di pagamento. A differenza di un preventivo, gli importi su una fattura non sono stime — sono quanto l'acquirente deve.

Il flusso documentale in una tipica transazione B2B va: preventivo → accettazione → consegna → fattura → pagamento. In pratica, molte aziende usano i preventivi come strumento di vendita e le fatture come documento contabile. Fraintendere la distinzione può portare a controversie — un cliente potrebbe trattare un preventivo come prezzo finale e opporsi a una fattura più alta, o un venditore potrebbe cercare di riscuotere il pagamento su un preventivo (che non è una richiesta di pagamento valida nella maggior parte delle giurisdizioni).

Invotify supporta entrambi i tipi di documento con lo stesso editor a 22 blocchi. Puoi redigere un preventivo, inviarlo al cliente e convertirlo in fattura con un clic una volta che accetta. La fatturazione progressiva ti consente di fatturare un grande preventivo in più fasi a traguardo. Sia le fatture che i preventivi generano PDF professionali e possono essere condivisi con un link di tracciamento.