La fatturazione elettronica è lo scambio strutturato e leggibile dalle macchine dei dati di fattura tra i sistemi dell'acquirente e del venditore, in sostituzione del PDF o della carta.
La fatturazione elettronica (e-invoicing) consiste nell'inviare e ricevere i dati di fattura in un formato strutturato e leggibile dalle macchine, anziché come PDF o documento cartaceo. Una fattura elettronica strutturata riporta ogni campo — ragione sociale del venditore, partita IVA dell'acquirente, righe d'ordine, importi d'imposta, data di scadenza — in uno schema definito che il sistema contabile dell'acquirente può leggere, validare ed elaborare automaticamente senza inserimento manuale dei dati.
La maggior parte dei paesi distingue la fatturazione elettronica dal semplice invio di un PDF via e-mail. Un PDF è un'immagine digitale di una fattura; una fattura elettronica è dato. I formati strutturati più diffusi comprendono UBL 2.1 (XML utilizzato in tutta Europa e nell'Asia-Pacifico), CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice, alla base di XRechnung in Germania e di Factur-X in Francia) e Peppol BIS 3.0 (un profilo UBL utilizzato sulla rete Peppol per la trasmissione transfrontaliera).
I governi di tutta l'UE stanno rendendo obbligatoria la fatturazione elettronica per le transazioni B2B secondo un calendario graduale. L'obbligo tedesco entra in vigore per fasi dal 2025 al 2028; quello francese dal 2026 al 2027; la Polonia richiede KSeF per le grandi imprese già ora e per tutte le imprese entro il 2026; il sistema FatturaPA italiano è obbligatorio dal 2019. Tali obblighi riguardano i formati di dati strutturati, non solo la consegna digitale.
Invotify Pro esporta le fatture elettroniche in UBL 2.1, CII (che copre XRechnung e Factur-X) e Peppol BIS 3.0. Le piattaforme proprietarie nazionali (KSeF, FatturaPA, FacturaE) richiedono una fase di trasmissione locale che Invotify non gestisce in modo nativo: si esporta l'XML basato su standard e si utilizza il relativo portale o access point. Per i dettagli specifici per paese, consulti le nostre guide alla fatturazione elettronica.
No. Un PDF è una rappresentazione visiva di una fattura; richiede un essere umano (o un OCR) per essere letto. Una fattura elettronica è un dato strutturato — XML conforme a uno schema standard — che il sistema dell'acquirente può analizzare ed elaborare automaticamente. Molti obblighi di fatturazione elettronica escludono esplicitamente la consegna del solo PDF.
Invotify Pro esporta UBL 2.1, CII (allineato a XRechnung e Factur-X) e Peppol BIS 3.0. I formati proprietari nazionali come FatturaPA in Italia o KSeF in Polonia richiedono la trasmissione tramite il portale governativo locale; Invotify fornisce l'XML basato su standard che è poi possibile consegnare attraverso il canale richiesto.
Gli obblighi variano in base al paese e alle dimensioni dell'impresa. Germania: pronti alla ricezione da gennaio 2025, fasi di invio dal 2027 al 2028. Francia: per fasi dal 2026. Polonia: grandi imprese da ora, tutte le imprese dal 2026. Italia: obbligatoria dal 2019. Verifichi sempre il calendario aggiornato con la propria autorità fiscale locale, poiché le scadenze cambiano.
Non necessariamente. Peppol è una rete di trasmissione, non un formato. Invotify genera XML Peppol BIS 3.0 che è possibile consegnare tramite qualsiasi access point Peppol registrato. Alcuni paesi impongono la trasmissione via Peppol; altri accettano direttamente il file XML strutturato o tramite la propria piattaforma.
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