Una factura proforma es un documento preliminar que se parece a una factura pero no es una exigencia de pago: declara el valor previsto de los bienes o servicios antes de la entrega.
Una factura proforma (también escrita pro-forma) es un documento emitido antes de que se finalice una transacción. Estructuralmente se parece a una factura real —enumera al vendedor y al comprador, describe los bienes o servicios e indica los precios—, pero no es una exigencia legal de pago. Es una declaración anticipada de cómo será una factura comercial, que se usa para dar al comprador un compromiso formal de precio o para cumplir un requisito administrativo antes de que se complete la venta real.
Entre los usos habituales de las facturas proforma se incluyen: en el comercio internacional, las autoridades aduaneras a menudo exigen una proforma para evaluar los aranceles y conceder licencias de importación antes de que se mueva el envío; los compradores las usan para obtener permisos de importación o abrir cartas de crédito; las empresas las utilizan como documentos internos de aprobación presupuestaria; y los vendedores las emplean para confirmar precios a un comprador que necesita organizar la financiación antes de comprometerse.
Una factura proforma suele llevar una mención como «Esto no es una factura fiscal» o «Solo proforma» para evitar que se confunda con una factura con IVA. Una vez confirmada la transacción y entregados los bienes o servicios, se emite una factura comercial (fiscal) que sustituye a la proforma. La proforma no se registra en las cuentas por cobrar del vendedor y el comprador no puede usarla para deducir el IVA.
La mayoría del software de facturación, incluido Invotify, no ofrece un tipo de documento «proforma» específico, porque una proforma es funcionalmente un presupuesto con un texto concreto. En la práctica, puede usar el editor de presupuestos de Invotify para crear un documento estilo proforma —es una declaración de precio no vinculante— y añadir un bloque de texto o una nota que aclare que es una proforma. Cuando se confirme la transacción, conviértala en factura.
Una factura proforma es un documento preliminar que se parece a una factura pero no es una exigencia de pago. Declara el valor previsto de los bienes o servicios antes de la entrega, de modo que el comprador pueda ver los costes y las condiciones por adelantado y decidir si continúa.
Una factura comercial es la solicitud de pago vinculante emitida tras la entrega y se registra en sus cuentas y declaraciones de IVA. Una proforma se emite con antelación, no lleva un número de factura secuencial a efectos fiscales y no crea un pasivo contable.
Son habituales para pagos anticipados, declaraciones de valor en aduana y confirmación de un pedido antes de que empiece el trabajo o se envíen los bienes. Dan al comprador una estimación clara de lo que adeudará sin generar aún una obligación formal de pago.
Puede usar los presupuestos de Invotify para enviar una propuesta de precio no vinculante antes de la entrega, y convertir un presupuesto aceptado en una factura propiamente dicha con un solo clic cuando llegue el momento de facturar. Así mantiene la estimación previa a la venta separada de la factura formal y numerada.
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