¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma (también escrita pro-forma) es un documento emitido antes de que se finalice una transacción. Estructuralmente se asemeja a una factura real — enumera al vendedor y al comprador, describe los bienes o servicios e indica los precios — pero no es una solicitud legal de pago. Es una declaración anticipada de cómo será la factura comercial, utilizada para dar al comprador un compromiso formal de precio o para cumplir un requisito administrativo antes de que se complete la venta real.

Los usos comunes de las facturas proforma incluyen: en el comercio internacional, las autoridades aduaneras a menudo requieren una proforma para evaluar los derechos e conceder licencias de importación antes del envío; los compradores las utilizan para obtener permisos de importación o abrir cartas de crédito; las empresas las utilizan como documentos internos de aprobación de presupuestos; y los vendedores las utilizan para confirmar precios a un comprador que necesita gestionar la financiación antes de comprometerse.

Una factura proforma generalmente lleva una mención como «Este documento no es una factura fiscal» o «Solo proforma» para evitar que se confunda con una factura con IVA. Una vez confirmada la transacción y entregados los bienes o servicios, se emite una factura comercial (fiscal) en sustitución de la proforma. La proforma no se registra en las cuentas por cobrar del vendedor y el comprador no puede utilizarla para deducir el IVA.

La mayoría del software de facturación, incluido Invotify, no ofrece un tipo de documento «proforma» dedicado, porque una proforma es funcionalmente un presupuesto con redacción específica. En la práctica puedes utilizar el editor de presupuestos de Invotify para crear un documento de estilo proforma — es una declaración de precio no vinculante — y añadir un bloque de texto o una nota que aclare que es una proforma. Cuando se confirme la transacción, conviértela en factura.