Was ist eine Gutschrift?

Eine Gutschrift (auch Kreditnota oder Stornorechnung genannt) wird von einem Verkäufer ausgestellt, wenn der Betrag auf einer früher ausgestellten Rechnung reduziert werden muss. Häufige Gründe sind: ein Käufer hat Waren zurückgegeben, eine Dienstleistung wurde nicht wie vereinbart erbracht, eine Rechnung enthielt einen Fehler (falscher Preis, Menge oder Steuersatz) oder ein nachträglicher Rabatt wurde vereinbart. Die Gutschrift storniert den gesamten oder einen Teil des ursprünglichen Rechnungsbetrags und reduziert, was der Käufer schuldet.

Für USt-Zwecke ist eine Gutschrift ein Steuerdokument. Wenn eine USt-Rechnung teilweise oder vollständig storniert wird, muss der Verkäufer eine Gutschrift ausstellen, die seine Umsatzsteuer reduziert und dem Käufer das Recht gibt, seinen Vorsteuerabzug entsprechend anzupassen. Steuerbehörden in den meisten Rechtsordnungen verlangen, dass Gutschriften die ursprüngliche Rechnungsnummer referenzieren, den Grund der Gutschrift angeben und den revertierten USt-Betrag ausweisen.

Eine Gutschrift ist keine Erstattungsanweisung oder Zahlung. Sie passt die Buchhaltungsunterlagen an. Wenn ein Käufer die ursprüngliche Rechnung bereits bezahlt hat, muss eine separate Rückerstattung ausgestellt werden, um das Guthaben in bar zu begleichen; alternativ kann das Guthaben gegen eine zukünftige Rechnung aufgerechnet werden. Viele Unternehmen verfolgen ausstehende Guthabensalden und verrechnen sie im nächsten Abrechnungszyklus.

Invotify enthält Gutschriften als nativen Dokumenttyp (alle Tarife). Sie können vollständige oder Teilgutschriften ausstellen, jede Gutschrift mit ihrer Originalrechnung verknüpfen, Gutschriften gegen ausstehende Rechnungen aufrechnen und eine PDF-Gutschrift erzeugen. Gutschriften haben ihre eigene fortlaufende Nummernreihe und Statuslebenszyklus (Entwurf → ausgestellt → verrechnet → storniert). Doppelsteuersätze pro Position stellen sicher, dass die USt-Stornierung korrekt erfasst wird.