Faktura, tilbud, proforma og kreditnota: hvornår bruger du hvilken?

Fire dokumenter, fire forskellige juridiske statusser

En af de mest vedvarende forvirringskilder i fakturering for små virksomheder er at behandle tilbud, proformadokumenter, fakturaer og kreditnotaer som udskiftelige "faktura-lignende" filer. Det er de ikke. Hvert dokument har en særskilt juridisk status, skaber forskellige forpligtelser mellem køber og sælger og skal bruges på det rette tidspunkt i en kommerciel transaktion. At bruge det forkerte dokument på det forkerte tidspunkt — eller udstede en faktura inden et job er afsluttet, når et tilbud var mere passende — kan skabe regnskabsfejl, skattemæssige komplikationer eller kontrakttvister.

Den grundlæggende sondring er enkel: et tilbud er et betinget tilbud; en proforma er en foreløbig indikation af vilkår (ikke et skattedokument); en faktura er et betalingskrav og et juridisk bindende skattedokument; og en kreditnota annullerer eller reducerer en tidligere udstedt faktura. Hvert dokument eksisterer på et andet tidspunkt i den kommercielle tidslinje: tilbud → aftale → levering → faktura → (kreditnota hvis nødvendigt).

Tilbud: Fremsæt et tilbud, inden arbejdet begynder

Et tilbud (også kaldet en offert eller et overslag, afhængigt af om det er fast pris eller omtrentlig) er et dokument, du sender til en potentiel kunde, inden noget arbejde er påbegyndt. Det beskriver det foreslåede omfang, mængder, enhedspriser, gældende moms og den samlede pris. Et tilbud er et tilbud, ikke et betalingskrav — kunden er ikke forpligtet til at betale, før de formelt accepterer.

Et tilbud bliver juridisk bindende på forskellige måder afhængigt af jurisdiktion og vilkårene i dokumentet. I de fleste EU-jurisdiktioner skaber et tilbud accepteret skriftligt (herunder pr. e-mail) en bindende kontrakt. Hvis du derefter udfører arbejdet og kunden bestrider prisen, er det accepterede tilbud dit primære dokumentationsbevis.

Invotifys tilbudsbygger anvender det samme blokbaserede skabelonsystem som fakturaeditoren. Du kan opbygge et fuldt brandede, specificeret tilbud og sende det som PDF med et kundevendt delingslink. Kunden kan se tilbuddet på portalen og digitalt underskrive det for at angive accept. Når det er accepteret, kan du konvertere tilbuddet direkte til en faktura med ét klik — alle linjepositioner, kundeoplysninger og momssatser overføres.

Hvad er forskellen mellem et tilbud og et overslag?

Et tilbud er typisk en fastprisforpligtelse — hvis kunden accepterer, er du bundet af den pris. Et overslag er en tilnærmelse med en forventning om, at den endelige faktura kan afvige, hvis omfang eller kompleksitet ændrer sig. Juridisk afhænger sondringen ofte af formuleringen i selve dokumentet snarere end hvad du kalder det. Hvis du ønsker fleksibilitet til at justere den endelige pris, inkludér sprog i Notater-blokken, der præciserer, at overslaget kan variere baseret på [betingelser].

Kan et tilbud inkludere en gyldighedsperiode?

Ja — og det er god praksis at gøre det. En gyldighedsklausul (f.eks. "Dette tilbud er gyldigt i 30 dage fra udstedelsesdatoen") beskytter dig mod, at en kunde accepterer et måneder gammelt tilbud til en pris, der ikke længere afspejler dine omkostninger. Tilføj gyldighedsperioden i Notater/Vilkår-blokken i Invotify.

Proformafakturaer: Foreløbige dokumenter, ikke momsfakturaer

En proformafaktura ligner en faktura, men er bestemt IKKE en momsfaktura. Det er et foreløbigt dokument udstedt, inden en levering har fundet sted, brugt til at kommunikere den forventede pris og vilkår til køber. De mest almindelige anvendelsestilfælde er:

Det kritiske juridiske punkt ved en proformafaktura er, at den IKKE skaber nogen momsforpligtelse. Køber kan ikke bruge den til at refundere moms — fordi der endnu ikke er opkrævet moms (der er endnu ikke sket en momspligtig levering). Hvis du ved en fejltagelse udsteder en rigtig momsfaktura, når du mente at udstede en proforma, har du skabt en juridisk momsforpligtelse, selvom leverancen ikke er sket. Omvendt, hvis en køber forsøger at bruge en proforma til at refundere moms, vil deres skattemyndighed afvise refusionen.

Invotify har ikke en dedikeret "proformafaktura"-dokumenttype, og med god grund: en proforma er funktionelt et forleveringstilbud. Brug Invotifys tilbudsbygger til at oprette dit proformadokument. Mærk det tydeligt som "Proformafaktura" i dokumentets overskrift eller Notater-blok. Fordi tilbud ikke er skattedokumenter i Invotify, medfører de ingen momsforpligtelse — præcis den status en proforma bør have. Når leverancen er bekræftet og leveret, udsted en rigtig faktura (enten ved at konvertere tilbuddet eller oprette en ny faktura).

Udtrykket "Proformafaktura" er en etiket, der beskriver et dokuments formål (foreløbigt), ikke en separat juridisk dokumenttype. I praksis bruger mange virksomheder deres tilbudsskabelon til proformaer — og tilføjer ordet "PROFORMA" fremtrædende i overskriften for at signalere til kundens regnskabsafdeling, at dette ikke er et betalbart skattedokument.

• Anmodning om et depositum eller en forudbetaling inden arbejdet påbegyndes
• Tilvejebringelse af toldmyndighederne med en deklareret værdi for varer, der eksporteres inden forsendelse
• Bekræftelse af prissætning til interne indkøbsordregodkendelsesprocesser hos købers side
• Levering af en forventet omkostningsoversigt inden et tilbud er formelt underskrevet

Fakturaer: Det juridisk bindende betalingskrav

En faktura er et formelt betalingskrav udstedt EFTER levering af varer eller tjenesteydelser (eller i visse tilfælde, for ydelser, når den milepæl, der faktureres for, er nået). En faktura skaber en juridisk gæld: køber er nu forpligtet til at betale det angivne beløb inden forfaldsdatoen. For momsregistrerede virksomheder er en faktura også et skattedokument, der registrerer den opkrævede moms — og giver køber ret til at refundere den moms.

Fakturadatoen er juridisk signifikant. Det er typisk den dato, momsforpligtelsen opstår (det "momsudløsende tidspunkt"). For ydelser er momsudløsningstidspunktet normalt det tidligste af fakturadatoen eller betalingsdatoen. For varer er momsudløsningstidspunktet normalt leveringsdatoen. At udstede en faktura inden levering af varer kan skabe et momsudløsningstidspunkt — det betyder, at du skylder moms til din skattemyndighed, inden du er blevet betalt af din kunde.

Invotifys fakturabygger inkluderer alle de felter, der kræves for en juridisk gyldig momsfaktura: sekventielt fakturanummer, udstedelsesdato og forfaldsdato, leverandør- og køberoplysninger inkl. momsnumre, linjepositionsfordeling med per-linje momssatser, momsopgørelse pr. sats og det samlede skyldige beløb. Alle disse felter forudfyldes fra dine virksomheds- og kundeindstillinger, hvor det er muligt — den obligatoriske struktur er indbygget.

Kreditnotaer: Annullering eller reduktion af en faktura

En kreditnota er et dokument, der delvist eller fuldt ud annullerer en tidligere udstedt faktura. Almindelige scenarier, hvor du ville udstede en kreditnota, er: varer returneret af kunden; en prisreduktion aftalt efter fakturaen blev udstedt; en faktureringsfejl på den originale faktura, der skal korrigeres; eller en tilbagebetaling til en kunde for en annulleret ordre.

En kreditnota er et spejlbillede af en faktura: i stedet for at opkræve køber krediteres de. Beløbene er negative i forhold til den originale faktura. For momsformål annullerer en kreditnota den tilsvarende moms — både din udgående moms (som du skylder skattemyndigheden) og købers indgående moms (som de ikke længere kan refundere for det krediterede beløb) reduceres. Hvis den originale faktura allerede er inkluderet i en momsangivelse, justerer kreditnotaen den efterfølgende angivelse.

I Invotify genereres kreditnotaer fra fakturadetaljsiden. Klik på "Opret kreditnota" på den relevante faktura, og alle de originale linjepositioner, momssatser og kundeoplysninger forudfyldes. Du kan udstede en fuld kreditnota (for det samlede fakturabeløb) eller en delvis kreditnota (der justerer mængder eller priser for individuelle linjer). Kreditnotaen bærer sit eget sekventielle nummer og en reference til det originale fakturanummer, hvilket er det standardformat, de fleste regnskabsafdelinger kræver.

Kan jeg udstede en kreditnota mod en delvist betalt faktura?

Ja. En kreditnota dokumenterer det beløb, der krediteres, uanset betalingsstatus. Hvis kunden allerede har betalt en del af fakturaen, ville du typisk udstede en kreditnota for den uopkrævede saldo og enten refundere forskellen eller aftale at anvende den som kredit på en fremtidig faktura. Kreditnotaen i sig selv er uafhængig af betalingen — den korrigerer regnskabsposten.

Er en tilbagebetaling det samme som en kreditnota?

Nej. En kreditnota er det regnskabsdokument, der reducerer købers forpligtelse. En tilbagebetaling er den faktiske returnering af penge. Du kan udstede en kreditnota uden at foretage en kontant tilbagebetaling (hvis kreditten skal anvendes på en fremtidig faktura), eller du kan foretage en kontant tilbagebetaling sideløbende med en kreditnota. I momsregnskabet er det kreditnotaen, der justerer momsregistreringerne — tilbagebetalingen er rent en kontanttransaktion.

Den kommercielle tidslinje: hvilket dokument bruges hvornår

For at opsummere den korrekte rækkefølge for et typisk serviceforhold:

Trin 1 — TILBUD: Udsted et detaljeret tilbud, inden arbejdet påbegyndes. Få det accepteret (underskrevet via kundeportalen eller bekræftet pr. e-mail). Trin 2 — PROFORMA (hvis nødvendigt): Hvis du har brug for et depositum eller skal give kundens indkøbsafdeling et referencedokument, udsted en proforma (ved hjælp af Invotify-tilbudsskabelonen, mærket "Proformafaktura"). Dette er IKKE et skattedokument. Trin 3 — FAKTURA: Når arbejdet er leveret (eller den aftalte milepæl er nået), udsted en momsfaktura. Dette skaber den juridiske betalingsforpligtelse og momsudløsningstidspunktet. Trin 4 — KREDITNOTA (hvis nødvendigt): Hvis fakturaen delvist eller fuldt ud skal tilbageføres (fejl, returnering, annullering), udsted en kreditnota mod den originale faktura.

Delfakturering tilføjer endnu et lag: for lange projekter kan du udstede flere fakturaer mod et enkelt accepteret tilbud — der faktureres for hvert afsluttet trin. Invotify understøtter delfakturering på tilbud. Aktivér "Tillad delfakturering"-skiftet i tilbudseditoren, og opret derefter etapefakturaer fra tilbuddets fremgangsoversigt, hvor hver repræsenterer en procentdel eller et fast beløb af den aftalte total.

Den centrale disciplin er at bruge hvert dokumenttype på det rette stadium og aldrig erstatte et med et andet. Et tilbud er ikke et betalbart dokument; en proforma er ikke et skattedokument; en faktura skaber reelle skatteforpligtelser. At holde disse kategorier rene beskytter både din regnskabsmæssige nøjagtighed og dine kunderelationer.