Hvad er en proformafaktura?

En proformafaktura (også skrevet pro-forma) er et dokument udstedt inden en transaktion er afsluttet. Strukturelt minder det om en rigtig faktura — det anfører sælger og køber, beskriver varerne eller tjenesterne og angiver priser — men det er ikke en juridisk betalingsanmodning. Det er en forudgående erklæring om hvad en kommerciel faktura vil komme til at se ud, brugt til at give køber en formel prisforpligtelse eller til at opfylde et administrativt krav inden det faktiske salg er afsluttet.

Typiske anvendelser af proformafakturaer inkluderer: i international handel kræver toldmyndigheder ofte en proforma til vurdering af told og tildeling af importlicenser inden forsendelsen flyttes; købere bruger dem til at opnå importtilladelser eller åbne remburser; virksomheder bruger dem som interne budgetgodkendelsesdokumenter; og sælgere bruger dem til at bekræfte priser til en køber der skal arrangere finansiering inden de forpligter sig.

En proformafaktura bærer typisk en erklæring som 'Dette er ikke en momsfaktura' eller 'Kun proforma' for at forhindre den i at blive forvekslet med en momsfaktura. Når transaktionen er bekræftet og varer eller tjenester er leveret udstedes en kommerciel (skat)faktura til at erstatte proformaen. Proformaen registreres ikke i sælgerens tilgodehavender og køber kan ikke bruge den til at tilbagesøge moms.

De fleste faktureringsprogrammer herunder Invotify tilbyder ikke en dedikeret 'proforma'-dokumenttype fordi en proforma funktionelt er et tilbud med specifik formulering. I praksis kan du bruge Invotifys tilbudsbygger til at oprette et proformaagtig dokument — det er en ikke-bindende prisoerklæring — og tilføje en tekstblok eller note der præciserer at det er en proforma. Når transaktionen er bekræftet konverteres det til en faktura.