报价单（也称报价、估价或提案）是卖方在任何工作开始前发送给潜在买方的文件。它描述拟议的工作范围或商品、估计价格和相关条款。关键在于，报价单不是付款要求——它是一份要约。买方可以接受、拒绝或协商。只有双方达成一致后，服务或商品才会交付。
相比之下，发票在交付后开具。它是对欠款金额具有法律约束力的请求，通常触发付款义务。发票引用已商定的内容（有时是已接受的报价单编号），并注明具体应付金额、到期日和付款说明。与报价单不同，发票上的金额不是估计——而是买方所欠的确切金额。
典型 B2B 交易的文件流程为：报价单 → 接受 → 交付 → 发票 → 付款。实际上，许多企业将报价单作为销售工具，将发票作为会计文件。混淆两者的区别可能导致纠纷——客户可能将报价单视为最终价格而对更高的发票提出异议，或者卖方可能试图根据报价单收款（在大多数司法管辖区，这不是有效的付款要求）。
Invotify 使用相同的 22 模块编辑器支持两种文档类型。您可以起草报价单、发送给客户，一旦客户接受即可一键转换为发票。进度开票允许您分多个里程碑阶段对大型报价单收费。发票和报价单均可生成专业 PDF，并可通过追踪链接分享。