Електронні рахунки — це структурований, машиночитаний обмін даними рахунків між системами покупця та продавця замість PDF або паперу.
Електронні рахунки (e-invoicing) означають надсилання та отримання даних рахунків у структурованому, машиночитаному форматі, а не у вигляді PDF або друкованого документа. Структурований електронний рахунок містить кожне поле — назву продавця, ПДВ-номер покупця, позиції, суми податку, термін оплати — у визначеній схемі, яку бухгалтерська система покупця може читати, перевіряти та обробляти автоматично без ручного введення даних.
Більшість країн розрізняють електронні рахунки від простого надсилання PDF електронною поштою. PDF — це цифрове зображення рахунку; електронний рахунок — це дані. Поширені структуровані формати включають UBL 2.1 (XML, що використовується по всій Європі та Азіатсько-Тихоокеанському регіону), CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice, основа XRechnung у Німеччині та Factur-X у Франції) та Peppol BIS 3.0 (профіль UBL, що використовується в мережі Peppol для транскордонного доставлення).
Уряди країн ЄС запроваджують обов'язкові електронні рахунки для операцій B2B за плановим графіком. Вимога Німеччини починається поетапно з 2025–2028 років; Франції — з 2026–2027 років; Польща вимагає KSeF для великих підприємств зараз і для всіх підприємств до 2026 року; система FatturaPA Італії є обов'язковою з 2019 року. Ці вимоги стосуються структурованих форматів даних, а не просто цифрового доставлення.
Invotify Pro експортує електронні рахунки в UBL 2.1, CII (охоплює XRechnung та Factur-X) та Peppol BIS 3.0. Пропрієтарні платформи окремих країн (KSeF, FatturaPA, FacturaE) вимагають локального кроку подачі, який Invotify не обробляє нативно — ви експортуєте стандартизований XML та використовуєте відповідний портал або точку доступу. Дивіться наші посібники з електронних рахунків для деталей по країнах.
Ні. PDF — це візуальне представлення рахунку; для його читання потрібна людина (або OCR). Електронний рахунок — це структуровані дані — XML відповідно до стандартної схеми — які система покупця може розбирати та обробляти автоматично. Багато вимог щодо електронних рахунків явно виключають доставлення лише у вигляді PDF.
Invotify Pro експортує UBL 2.1, CII (узгоджений з XRechnung та Factur-X) та Peppol BIS 3.0. Пропрієтарні формати окремих країн, як-от FatturaPA Італії або KSeF Польщі, вимагають подачі через місцевий державний портал; Invotify надає стандартизований XML, який ви можете доставити через необхідний канал.
Вимоги різняться залежно від країни та розміру бізнесу. Німеччина: готовність до отримання з січня 2025 року, фази надсилання з 2027–2028 років. Франція: поетапно з 2026 року. Польща: великі підприємства зараз, всі підприємства з 2026 року. Італія: обов'язково з 2019 року. Завжди перевіряйте актуальний графік у місцевому податковому органі — терміни змінюються.
Не обов'язково. Peppol — це мережа доставлення, а не формат. Invotify генерує XML Peppol BIS 3.0, який ви можете доставити через будь-яку зареєстровану точку доступу Peppol. Деякі країни вимагають доставлення через Peppol; інші приймають структурований XML-файл напряму або через власну платформу.
Створіть професійний рахунок менше ніж за хвилину. Навички дизайну не потрібні.