Електронні рахунки в Латвії: строки 2026 року та обов'язковий B2B з 2028 року

Графік Латвії: 2025, 2026 та 2028 роки

Латвія запроваджує обов'язкові структуровані електронні рахунки поетапно, на основі поправок до Закону про бухгалтерський облік (Grāmatvedības likums). Виставлення рахунків між бізнесом і державним сектором уже відбувається лише в електронному вигляді, а обов'язки крок за кроком розширюються — спочатку на передачу даних, а з 2028 року на всі внутрішні рахунки між компаніями.

Чинний графік встановили поправки червня 2025 року, які перенесли початковий строк B2B з 2026 року. Завжди перевіряйте власну дату старту в Міністерстві фінансів (fm.gov.lv) та Службі державних доходів (VID) — строки вже переносилися:

• Січень 2025 року — структуровані е-рахунки стали обов'язковими для операцій B2G (рахунки державним бюджетним установам).
• Січень 2026 року — постачальники мають додатково передавати дані структурованих е-рахунків до Служби державних доходів (VID) щодо операцій B2G та G2G.
• Березень 2026 року — з 30 березня 2026 року підтримується добровільний обмін структурованими B2B-е-рахунками, що дозволяє перейти раніше.
• Січень 2028 року — структуровані е-рахунки та передача даних стають обов'язковими для внутрішніх B2B-операцій.

Кого це стосується: фрилансерів, SIA та бухгалтерських бюро

До січня 2028 року вимога охопить практично кожну зареєстровану в Латвії компанію, що виставляє рахунки іншій латвійській компанії, — від самозайнятої особи до SIA з цілим бухгалтерським відділом. Якщо ви продаєте державному сектору, вимоги стосуються вас уже сьогодні; якщо працюєте в B2B, 2028 рік — ваш остаточний строк, а березень 2026 року — момент відкриття добровільного обміну.

Бухгалтерські фірми та бюро відчувають зміни багатократно: вихідні та вхідні рахунки кожного клієнта з часом надходять як структурований XML замість паперу чи PDF. Бюро, які стандартизуються завчасно — домовившись із клієнтами про один відповідний формат і один канал доставки, — перетворюють вимогу на покращення робочого процесу, а не на аврал наприкінці року.

Зверніть увагу: латвійська вимога стосується внутрішніх операцій. Якщо ви виставляєте рахунки клієнтам у Німеччині, Франції чи інших країнах ЄС, там діють власні вимоги з власними графіками — спільною технічною основою всюди є стандарт EN 16931 та мережа Peppol. Саме тому експорт на основі стандартів важливіший за портал будь-якої однієї країни.

Що вважається структурованим е-рахунком у Латвії

PDF, надісланий електронною поштою, за латвійськими правилами не є е-рахунком. Структурований е-рахунок — це машинозчитуваний XML-файл, що відповідає європейському семантичному стандарту EN 16931: програма може імпортувати, перевірити та провести його без ручного передруку жодного рядка.

На практиці основним форматом у Латвії є Peppol BIS Billing 3.0, а базовий синтаксис UBL 2.1 також приймається. Доставка відбувається через офіційну систему e-adrese (електронна адреса) або мережу Peppol — залежно від контрагента.

Відповідний файл містить повний набір даних рахунку: ідентифікацію продавця та покупця з реєстраційними номерами та номерами ПДВ, рядки з кількістю та цінами, розбивку податку за ставками, платіжні реквізити та строки оплати. Приведення цих довідкових даних до ладу — основна частина роботи з відповідності.

Як підготуватися до вимоги 2028 року

Чекати 2028 року не потрібно. Добровільний B2B-обмін відкривається 30 березня 2026 року, і рання підготовка розподіляє роботу на спокійні місяці замість гонитви до дедлайну. Практичний чек-лист:

• Перевірте, що ваш інструмент виставлення рахунків експортує XML за EN 16931 (Peppol BIS 3.0 або UBL 2.1), а не лише PDF.
• Зареєструйте та активуйте e-adrese вашої компанії, щоб отримувати й доставляти офіційні електронні документи.
• Упорядкуйте довідкові дані: точні юридичні назви, реєстраційні номери та номери ПДВ вашої компанії та кожного постійного клієнта.
• Домовтеся з постійними B2B-клієнтами, коли ви перейдете на структуровані е-рахунки — добровільний обмін можливий із 30 березня 2026 року.
• Якщо ваші книги веде бухгалтерське бюро, уточніть, у якому вигляді воно хоче отримувати файли е-рахунків, щоб його програма імпортувала їх без передруку.

Готові для Латвії е-рахунки з Invotify

Плани Pro та Lifetime в Invotify експортують кожен рахунок як структурований файл на основі стандартів — UBL 2.1, CII (покриває XRechnung і Factur-X) та Peppol BIS 3.0, — усі вони побудовані на семантичній моделі EN 16931, якої вимагає Латвія. Ви оформлюєте та надсилаєте рахунок один раз, а потім генеруєте відповідний XML з меню дій рахунку.

Робочий процес залишається простим: створіть і надішліть рахунок як зазвичай, експортуйте файл е-рахунку та доставте його через свою e-adrese або точку доступу Peppol. Якщо європейський номер ПДВ клієнта пройшов перевірку VIES в Invotify, він включається до структурованого файлу — документальне підтвердження, що обґрунтовує зворотне нарахування ПДВ за транскордонними рахунками.

Invotify створюється в ЄС: повний латиський інтерфейс, євро поряд із понад 30 валютами та ставки ПДВ за замовчуванням для кожної країни, тому фрилансер із Риги та його бухгалтерське бюро бачать ті самі цифри в одному форматі. З наближенням звітності 2026 року та строку B2B 2028 року ваші документи вже мають правильну структуровану форму — без ручного XML.

Чи обов'язкові е-рахунки в Латвії у 2026 році?

У державному секторі — так: B2G-е-рахунки обов'язкові з 1 січня 2025 року, а з 1 січня 2026 року дані структурованих е-рахунків за операціями B2G та G2G потрібно додатково передавати до Служби державних доходів (VID). Загальний внутрішній B2B-обмін у 2026 році ще не обов'язковий — він стане обов'язковим 1 січня 2028 року, а добровільний обмін підтримується з 30 березня 2026 року.

Який формат використовувати латвійській компанії?

Peppol BIS Billing 3.0 — основний формат латвійської системи, побудований на синтаксисі UBL 2.1, який також приймається. Обидва є втіленнями європейського стандарту EN 16931. Invotify експортує Peppol BIS 3.0, UBL 2.1 та CII, тож ви захищені незалежно від очікувань контрагента чи платформи.

Чи доставляє Invotify рахунки в e-adrese автоматично?

Invotify генерує відповідний структурований XML-файл, який ви завантажуєте та доставляєте через свою e-adrese або точку доступу Peppol. Передачу цими каналами виконує сам канал — та сама схема, що й у національних платформ ЄС. У вас завжди залишається відповідний файл, який можна архівувати, надіслати повторно або передати бухгалтеру.