E-fakturering i Latvia: frister i 2026 og B2B-kravet fra 2028

Latvias tidslinje: 2025, 2026 og 2028

Latvia innfører obligatorisk strukturert e-fakturering trinnvis, forankret i endringer i regnskapsloven (Grāmatvedības likums). Fakturering mellom bedrifter og offentlig sektor skjer allerede utelukkende elektronisk, og pliktene utvides steg for steg — først til datarapportering, og fra 2028 til all innenlandsk fakturering mellom bedrifter.

Dagens tidslinje ble fastsatt med lovendringene i juni 2025, som utsatte den opprinnelige B2B-datoen i 2026. Sjekk alltid din egen startdato hos finansdepartementet (fm.gov.lv) og den latviske skatteetaten (VID), for fristene har blitt flyttet før:

• Januar 2025 — Strukturerte e-fakturaer ble obligatoriske for B2G-transaksjoner (fakturaer til statlige budsjettinstitusjoner).
• Januar 2026 — Leverandører må i tillegg rapportere strukturerte e-fakturadata til skatteetaten (VID) for B2G- og G2G-transaksjoner.
• Mars 2026 — Frivillig utveksling av strukturerte B2B-e-fakturaer støttes fra 30. mars 2026, slik at bedrifter kan legge om tidligere.
• Januar 2028 — Strukturerte e-fakturaer og datarapportering blir obligatorisk for innenlandske B2B-transaksjoner.

Hvem berøres: frilansere, SIA-selskaper og regnskapsbyråer

Innen januar 2028 når kravet i praksis alle selskaper registrert i Latvia som fakturerer et annet latvisk selskap — fra enkeltpersonforetaket til et SIA med egen regnskapsavdeling. Selger du til offentlig sektor, er du allerede omfattet i dag; selger du B2B, er 2028 din endelige frist, og i mars 2026 åpner den frivillige utvekslingen.

Regnskapsbyråer merker endringen mangedoblet: hver klients utgående og inngående fakturaer kommer etter hvert som strukturert XML i stedet for papir eller PDF. Byråer som standardiserer tidlig — og avtaler ett godkjent format og én leveringskanal med klientene — gjør kravet om til en forbedring av arbeidsflyten i stedet for en krisesituasjon ved årsslutt.

Merk at det latviske kravet gjelder innenlandske transaksjoner. Fakturerer du kunder i Tyskland, Frankrike eller andre EU-land, kjører de markedene egne krav med egne tidslinjer — det felles tekniske grunnlaget overalt er EN 16931-standarden og Peppol-nettverket. Derfor betyr standardbasert eksport mer enn portalen til ett enkelt land.

Hva som regnes som en strukturert e-faktura i Latvia

En PDF sendt på e-post er ikke en e-faktura etter de latviske reglene. En strukturert e-faktura er en maskinlesbar XML-fil som følger den europeiske semantiske standarden EN 16931 — programvare kan importere, validere og bokføre den uten at noen taster inn en eneste linje på nytt.

I praksis bruker Latvia Peppol BIS Billing 3.0 som hovedformat, med UBL 2.1 som underliggende syntaks som også aksepteres. Leveringen skjer via det offisielle e-adrese-systemet (e-adresse) eller over Peppol-nettverket, avhengig av motparten.

En godkjent fil inneholder hele fakturadatasettet: identifikasjon av selger og kjøper med registrerings- og mva-numre, linjer med mengder og priser, avgiftsfordeling per sats, betalingsdetaljer og forfallsdatoer. Å få disse grunndataene rene er mesteparten av compliance-arbeidet.

Slik forbereder du deg før kravet i 2028

Du trenger ikke vente til 2028. Den frivillige B2B-utvekslingen åpner 30. mars 2026, og tidlig forberedelse fordeler arbeidet over rolige måneder i stedet for et kappløp mot fristen. En praktisk sjekkliste:

• Sjekk at faktureringsverktøyet ditt kan eksportere EN 16931-kompatibel XML (Peppol BIS 3.0 eller UBL 2.1) — ikke bare PDF.
• Registrer og aktiver selskapets e-adrese slik at du kan motta og levere offisielle elektroniske dokumenter.
• Rydd i grunndata: nøyaktige juridiske navn, registreringsnumre og mva-numre for selskapet ditt og hver fast kunde.
• Avtal med de faste B2B-kundene dine når dere går over til strukturerte e-fakturaer — frivillig utveksling er mulig fra 30. mars 2026.
• Hvis et regnskapsbyrå fører bøkene dine, spør hvordan de vil motta e-fakturafilene slik at programvaren deres importerer dem uten omtasting.

Lag Latvia-klare e-fakturaer med Invotify

Invotifys Pro- og Lifetime-planer eksporterer hver faktura som en standardbasert strukturert fil — UBL 2.1, CII (dekker XRechnung og Factur-X) og Peppol BIS 3.0 — alle bygget på den semantiske EN 16931-modellen som Latvia krever. Du utformer og sender fakturaen én gang, og genererer deretter den godkjente XML-en fra fakturaens handlingsmeny.

Arbeidsflyten forblir enkel: opprett og send fakturaen som i dag, eksporter e-fakturafilen og lever den via din e-adrese eller ditt Peppol-aksesspunkt. Når en kundes EU-mva-nummer er VIES-validert i Invotify, tas det med i den strukturerte filen — den dokumentasjonen som begrunner omvendt avgiftsplikt på grensekryssende fakturaer.

Invotify er bygget i EU med et komplett latvisk grensesnitt, euro ved siden av mer enn 30 valutaer og landsspesifikke standard mva-satser, slik at en frilanser i Rīga og regnskapsbyrået hans ser de samme tallene i samme format. Når 2026-rapporteringen og B2B-fristen i 2028 nærmer seg, er dokumentene dine allerede i riktig strukturert form — uten manuell XML.

Er e-fakturaer obligatoriske i Latvia i 2026?

For offentlig sektor, ja: B2G-e-fakturaer har vært obligatoriske siden 1. januar 2025, og fra 1. januar 2026 må strukturerte e-fakturadata også rapporteres til skatteetaten (VID) for B2G- og G2G-transaksjoner. Generell innenlandsk B2B-e-fakturering er ennå ikke obligatorisk i 2026 — den blir obligatorisk 1. januar 2028, med frivillig utveksling fra 30. mars 2026.

Hvilket format bør et latvisk selskap bruke?

Peppol BIS Billing 3.0 er hovedformatet i det latviske rammeverket, bygget på UBL 2.1-syntaksen, som også aksepteres. Begge er utforminger av den europeiske standarden EN 16931. Invotify eksporterer Peppol BIS 3.0, UBL 2.1 og CII, så du er dekket uansett hva motparten eller plattformen din forventer.

Leverer Invotify fakturaer automatisk til e-adrese?

Invotify genererer den godkjente strukturerte XML-filen, som du laster ned og leverer via din e-adrese eller ditt Peppol-aksesspunkt. Overføringen i disse kanalene håndteres av kanalen selv — samme mønster som hos EUs nasjonale plattformer. Du sitter alltid igjen med en godkjent fil du kan arkivere, sende på nytt eller gi til regnskapsføreren din.