Rēķins, piedāvājums, pro-forma un kredītnota: kad lietot katru

Četri dokumenti — četri dažādi juridiskie statusi

Viens no noturīgākajiem pārpratumu avotiem mazo uzņēmumu norēķinos ir piedāvājumu, pro-forma dokumentu, rēķinu un kredītnotu uzskatīšana par aizvietojamiem "rēķinam līdzīgiem" failiem. Tā nav. Katram dokumentam ir atšķirīgs juridiskais statuss, tas rada atšķirīgus pienākumus starp pircēju un pārdevēju un jālieto pareizajā komerciālā darījuma posmā. Nepareiza dokumenta izmantošana nepareizā brīdī — vai rēķina izsniegšana pirms darba pabeigšanas, kad piedāvājums būtu bijis piemērots — var radīt grāmatvedības kļūdas, nodokļu komplikācijas vai līgumstrīdus.

Galvenā atšķirība ir vienkārša: piedāvājums ir nosacīts priekšlikums; pro-forma ir provizorisku nosacījumu norāde (nav nodokļu dokuments); rēķins ir maksājuma prasījums un juridiski saistošs nodokļu dokuments; un kredītnota anulē vai samazina iepriekš izsniegtu rēķinu. Katrs pastāv atšķirīgā komerciālās laika skalas posmā: piedāvājums → vienošanās → piegāde → rēķins → (kredītnota, ja nepieciešams).

Piedāvājumi: priekšlikuma sniegšana pirms darba sākšanas

Piedāvājums (saukts arī par kotāciju vai tāmi atkarībā no tā, vai tas ir ar fiksētu cenu vai aptuvens) ir dokuments, ko sūtāt potenciālajam klientam pirms darba sākšanas. Tajā norādīti piedāvātais apjoms, daudzumi, vienības cenas, piemērojamie nodokļi un kopējā cena. Piedāvājums ir priekšlikums, nevis maksājuma prasījums — klients nav pienākumā maksāt, kamēr nav formāli pieņēmis to.

Piedāvājums kļūst juridiski saistošs dažādos veidos atkarībā no jurisdikcijas un dokumenta nosacījumiem. Lielākajā daļā ES jurisdikciju piedāvājums, kas pieņemts rakstveidā (tostarp ar e-pastu), rada saistošu līgumu. Ja pēc darba veikšanas klients apstrīd cenu, pieņemtais piedāvājums ir jūsu galvenais dokumentārais pierādījums.

Invotify piedāvājumu veidotājs izmanto to pašu bloku sistēmu kā rēķinu redaktors. Varat izveidot pilnībā brendotu, detalizētu piedāvājumu un nosūtīt to kā PDF ar klientam paredzētu koplietošanas saiti. Klients var apskatīt piedāvājumu portālā un digitāli parakstīt to kā pieņemšanas apliecinājumu. Pēc pieņemšanas piedāvājumu var tieši konvertēt rēķinā ar vienu klikšķi — visas pozīcijas, klienta dati un nodokļu likmes tiek pārnesti.

Kāda ir atšķirība starp piedāvājumu un tāmi?

Piedāvājums parasti ir fiksētas cenas saistības — ja klients pieņem, jums ir saistoša tā cena. Tāme ir aproksimācija ar cerību, ka galīgais rēķins var atšķirties, ja mainās apjoms vai sarežģītība. Juridiski atšķirība bieži vien ir atkarīga no paša dokumenta formulējuma, nevis no nosaukuma. Ja vēlaties elastību galīgās cenas pielāgošanai, piezīmju blokā iekļaujiet formulējumu, kas precizē, ka tāme var mainīties atkarībā no [nosacījumiem].

Vai piedāvājumā var norādīt derīguma termiņu?

Jā — un tā ir laba prakse. Derīguma klauzula (piemēram, "Šis piedāvājums ir derīgs 30 dienas no izsniegšanas datuma") pasargā jūs no gadījumiem, kad klients pieņem mēnešus vecu piedāvājumu par cenu, kas vairs neatspoguļo jūsu izmaksas. Pievienojiet derīguma termiņu Piezīmju/Nosacījumu blokā Invotify.

Pro-forma rēķini: provizoriski dokumenti, nevis nodokļu rēķini

Pro-forma rēķins izskatās kā rēķins, taču tas noteikti NAV nodokļu rēķins. Tas ir provizoriska dokumenta, kas izsniegts pirms piegādes veikšanas, un tiek izmantots, lai paziņotu pircējam paredzamo cenu un nosacījumus.

Būtiskais juridiskais jautājums par pro-forma rēķinu ir tāds, ka tas NERADA PVN pienākumu. Pircējs to nevar izmantot PVN atmaksai — jo PVN nav iekasēts (ar nodokli apliekama piegāde vēl nav notikusi). Ja nejauši izsniedz īstu PVN rēķinu, kad bija paredzēts izsniegt pro-forma, esat radījis juridisku PVN pienākumu pat tad, ja piegāde nav notikusi. Savukārt, ja pircējs mēģina izmantot pro-forma rēķinu PVN atmaksai, nodokļu iestāde noraidīs atmaksas pieprasījumu.

Invotify nav atsevišķa "pro-forma rēķina" dokumenta veida, un tas ir pamatoti: pro-forma funkcionāli ir piedāvājums pirms piegādes. Izmantojiet Invotify piedāvājumu veidotāju pro-forma dokumenta izveidei. Skaidri apzīmējiet to kā "Pro-Forma Rēķins" dokumenta galvenē vai Piezīmju blokā. Tā kā piedāvājumi Invotify nav nodokļu dokumenti, tiem nav PVN pienākuma — tieši tāds statuss, kādam jābūt pro-forma dokumentam. Kad piegāde ir apstiprināta un veikta, izsniedz īstu rēķinu (vai konvertējot piedāvājumu, vai izveidojot jaunu rēķinu).

Frāze "Pro-Forma Rēķins" ir apzīmējums, kas raksturo dokumenta mērķi (provizoriska), nevis atsevišķs juridiskais dokumenta veids. Praksē daudzi uzņēmumi pro-formām izmanto savu piedāvājuma veidni — galvenes sadaļā labi redzami pievienojot vārdus "PRO-FORMA", lai signalizētu klienta grāmatvedības nodaļai, ka šis nav apmaksājams nodokļu dokuments.

Visizplatītākie pro-forma lietošanas gadījumi ir:

• Avansa vai priekšapmaksas pieprasīšana pirms darba sākšanas
• Muitas iestādēm deklarētās vērtības sniegšana precēm, kas tiek eksportētas pirms nosūtīšanas
• Cenu apstiprināšana pircēja iekšējai pirkuma rīkojuma apstiprināšanas procesa vajadzībām
• Paredzamo izmaksu kopsavilkuma sniegšana pirms piedāvājuma formālas parakstīšanas

Rēķini: juridiski saistošs maksājuma prasījums

Rēķins ir formāls maksājuma prasījums, kas izsniegts PĒC preču vai pakalpojumu piegādes (vai dažos gadījumos pakalpojumiem — kad ir pabeigts rēķinā norādītais atskaites punkts). Rēķins rada juridisku parādu: pircējam tagad ir pienākums samaksāt norādīto summu līdz termiņa datumam. PVN reģistrētiem uzņēmumiem rēķins ir arī nodokļu dokuments, kas reģistrē iekasēto PVN — un dod pircējam tiesības atgūt šo PVN.

Rēķina datumam ir juridiska nozīme. Parasti tā ir datums, kad rodas PVN saistības ("nodokļa punkts"). Pakalpojumiem nodokļa punkts parasti ir rēķina datums vai maksājuma datums — atkarībā no tā, kurš ir agrāks. Precēm nodokļa punkts parasti ir piegādes datums. Rēķina izsniegšana pirms preču piegādes var radīt nodokļa punktu — kas nozīmē, ka jums ir PVN parāds iestādei pirms klientu maksājuma saņemšanas.

Invotify rēķinu veidotājs ietver visus juridiski derīga PVN rēķina laukus: secīgu rēķina numuru, izsniegšanas un apmaksas termiņa datumu, piegādātāja un pircēja datus, tostarp PVN numurus, pozīciju sadalījumu ar nodokļa likmēm katrā rindā, nodokļu kopsavilkumu pēc likmes un kopējo maksājamo summu. Visi šie lauki tiek aizpildīti no uzņēmuma un klienta iestatījumiem, kur iespējams — obligātā struktūra ir iebūvēta.

Kredītnotas: rēķina anulēšana vai samazināšana

Kredītnota ir dokuments, kas daļēji vai pilnībā anulē iepriekš izsniegtu rēķinu. Izplatīti gadījumi, kad izsniegt kredītnotu: klienta atdotas preces; cenu samazinājums, par kuru vienojās pēc rēķina izsniegšanas; norēķina kļūda oriģinālajā rēķinā, kas jālabo; vai klienta atlīdzinājums par atceltu pasūtījumu.

Kredītnota ir rēķina spoguļattēls: tā vietā, lai iekasētu no pircēja, tā viņam piešķir kredītu. Summas ir negatīvas attiecībā pret oriģinālo rēķinu. PVN vajadzībām kredītnota anulē atbilstošo PVN — gan jūsu izvades PVN (ko esat parādā nodokļu iestādei), gan pircēja priekšnodoklis (ko viņš vairs nevar atgūt par kreditēto summu) tiek samazināts. Ja oriģinālais rēķins jau ir iekļauts PVN deklarācijā, kredītnota koriģē nākamo deklarāciju.

Invotify kredītnotas tiek ģenerētas no rēķina detaļu lapas. Noklikšķiniet uz "Izveidot kredītnotu" attiecīgajā rēķinā un visas oriģinālās pozīcijas, nodokļu likmes un klienta dati tiek iepriekš aizpildīti. Var izsniegt pilnu kredītnotu (par visu rēķina summu) vai daļēju kredītnotu (pielāgojot atsevišķu rindu daudzumus vai cenas). Kredītnotai ir savs secīgs numurs un atsauce uz oriģinālā rēķina numuru — tāds ir standarta formāts, ko prasa lielākā daļa grāmatvedības nodaļu.

Vai var izsniegt kredītnotu pret daļēji apmaksātu rēķinu?

Jā. Kredītnota dokumentē kreditēto summu neatkarīgi no maksājuma statusa. Ja klients jau ir samaksājis daļu rēķina, parasti izdotu kredītnotu par neiekasēto atlikumu un vai nu atlīdzinātu starpību, vai vienotos to piemērot kā kredītu pret nākamo rēķinu. Pati kredītnota ir neatkarīga no maksājuma — tā labo grāmatvedības ierakstu.

Vai atlīdzinājums ir tas pats, kas kredītnota?

Nē. Kredītnota ir grāmatvedības dokuments, kas samazina pircēja saistības. Atlīdzinājums ir faktiskā naudas atdošana. Var izsniegt kredītnotu bez naudas atlīdzinājuma (ja kredīts tiks piemērots nākamajam rēķinam) vai veikt naudas atlīdzinājumu kopā ar kredītnotu. PVN grāmatvedībā kredītnota ir tas, kas koriģē PVN uzskaiti — atlīdzinājums ir tīri naudas darījums.

Komerciālais grafiks: kurš dokuments un kad

Lai apkopotu pareizo secību tipiskam pakalpojumu darījumam:

1. solis — PIEDĀVĀJUMS: izsniedz detalizētu piedāvājumu pirms darba sākšanas. Saņem tā pieņemšanu (parakstītu caur klientu portālu vai apstiprinātu pa e-pastu). 2. solis — PRO-FORMA (ja nepieciešams): ja nepieciešams avans vai klienta iepirkumu nodaļai nepieciešams atsauces dokuments, izsniedz pro-forma (izmantojot Invotify piedāvājuma veidni, apzīmētu kā "Pro-Forma Rēķins"). Tas NAV nodokļu dokuments. 3. solis — RĒĶINS: tiklīdz darbs ir piegādāts (vai sasniegts vienotais atskaites punkts), izsniedz PVN rēķinu. Tas rada juridisku maksājuma pienākumu un PVN nodokļa punktu. 4. solis — KREDĪTNOTA (ja nepieciešams): ja rēķins daļēji vai pilnīgi jāanulē (kļūda, atdošana, atcelšana), izsniedz kredītnotu pret oriģinālo rēķinu.

Pakāpeniskā rēķinu izrakstīšana pievieno vēl vienu dimensiju: ilgstošiem projektiem var izsniegt vairākus rēķinus pret vienu pieņemtu piedāvājumu — katrs tiek norēķināts par pabeigtu posmu. Invotify atbalsta pakāpenisku rēķinu izrakstīšanu piedāvājumiem. Iespējojiet piedāvājuma redaktorā pārslēgu "Atļaut pakāpenisku rēķinu izrakstīšanu", pēc tam izveidojiet posmu rēķinus no piedāvājuma progresa skata, katrs atspoguļojot procentu vai fiksētu summu no kopējās vienotās cenas.

Galvenais ir lietot katru dokumenta veidu pareizajā posmā un nekad neaizstāt vienu ar citu. Piedāvājums nav apmaksājams dokuments; pro-forma nav nodokļu dokuments; rēķins rada reālas nodokļu saistības. Šo kategoriju skaidrā nošķiršana aizsargā gan jūsu grāmatvedības precizitāti, gan klientu attiecības.