プロフォーマインボイス（pro-formaとも書く）は取引が確定する前に発行される書類です。構造的には実際の請求書に似ています — 売り手と買い手を列記し、商品またはサービスを説明し、価格を明示します — しかし法的な支払い要求ではありません。商業請求書がどのようなものになるかの事前宣言であり、買い手に正式な価格確約を与えたり、実際の売却が完了する前に管理上の要件を満たすために使用されます。
プロフォーマインボイスの一般的な用途：国際貿易では、税関当局が輸送前に関税を評価し輸入許可を付与するためプロフォーマを必要とすることがある。買い手は輸入許可を取得したり信用状を開設したりするために使用する。企業は内部の予算承認書類として使用する。売り手はコミット前に資金を調達する必要がある買い手に価格を確認するために使用する。
プロフォーマインボイスには通常、VAT請求書と混同されないよう「これは税務請求書ではありません」や「プロフォーマのみ」などの記述が含まれます。取引が確定し商品またはサービスが納品されると、プロフォーマに代わって商業（税務）請求書が発行されます。プロフォーマは売り手の売掛金に記録されず、買い手はVATの還付請求に使用できません。
Invotifyを含むほとんどの請求書ソフトは専用の「プロフォーマ」文書タイプを提供していません。プロフォーマは機能的に特定の文言を持つ見積書だからです。実際には、Invotifyの見積書ビルダーを使用してプロフォーマスタイルの書類を作成し — 拘束力のない価格宣言です — テキストブロックまたはノートでプロフォーマであることを明確にできます。取引が確定したら、請求書に変換します。