Fatturazione elettronica in Lettonia: scadenze 2026 e obbligo B2B dal 2028

Il calendario lettone: 2025, 2026 e 2028

La Lettonia introduce la fatturazione elettronica strutturata obbligatoria per fasi, sulla base delle modifiche alla legge sulla contabilità (Grāmatvedības likums). La fatturazione tra imprese e settore pubblico è già esclusivamente elettronica e gli obblighi si estendono passo dopo passo: prima alla comunicazione dei dati e, dal 2028, a tutta la fatturazione nazionale tra imprese.

Il calendario attuale è stato fissato dalle modifiche di giugno 2025, che hanno rinviato la scadenza B2B inizialmente prevista per il 2026. Verifica sempre la tua data di partenza presso il Ministero delle Finanze (fm.gov.lv) e il Servizio statale delle entrate (VID), perché le scadenze sono già state spostate una volta:

• Gennaio 2025 — Le fatture elettroniche strutturate diventano obbligatorie per le operazioni B2G (fatture alle istituzioni di bilancio dello Stato).
• Gennaio 2026 — I fornitori devono inoltre comunicare i dati strutturati delle fatture al Servizio statale delle entrate (VID) per le operazioni B2G e G2G.
• Marzo 2026 — Lo scambio volontario di fatture B2B strutturate è supportato dal 30 marzo 2026, consentendo una transizione anticipata.
• Gennaio 2028 — Le fatture elettroniche strutturate e la comunicazione dei dati diventano obbligatorie per le operazioni B2B nazionali.

Chi è coinvolto: liberi professionisti, SIA e studi contabili

Entro gennaio 2028 l'obbligo raggiungerà praticamente ogni impresa registrata in Lettonia che fattura a un'altra impresa lettone: dal libero professionista individuale alla SIA con un reparto contabile completo. Se vendi al settore pubblico sei già coinvolto oggi; se vendi B2B, il 2028 è la tua scadenza definitiva e marzo 2026 il momento in cui si apre lo scambio volontario.

Studi contabili e uffici di tenuta della contabilità avvertono il cambiamento in modo moltiplicato: le fatture attive e passive di ogni cliente arriveranno prima o poi come XML strutturato anziché carta o PDF. Gli studi che si standardizzano per tempo — concordando con i clienti un formato conforme e un canale di consegna — trasformano l'obbligo in un miglioramento del flusso di lavoro invece che in un'emergenza di fine anno.

Nota che l'obbligo lettone riguarda le operazioni nazionali. Se fatturi a clienti in Germania, Francia o altri paesi UE, quei mercati applicano obblighi propri con calendari propri: la base tecnica comune ovunque è lo standard EN 16931 e la rete Peppol, ed è per questo che un export basato sugli standard conta più del portale di un singolo paese.

Cosa costituisce una fattura elettronica strutturata in Lettonia

Un PDF inviato via e-mail non è una fattura elettronica secondo le regole lettoni. Una fattura strutturata è un file XML leggibile dalle macchine, conforme allo standard semantico europeo EN 16931: il software può importarla, validarla e registrarla senza che nessuno ridigiti una sola riga.

In pratica la Lettonia utilizza Peppol BIS Billing 3.0 come formato principale, con UBL 2.1 come sintassi sottostante anch'essa accettata. La consegna avviene tramite il sistema ufficiale e-adrese (indirizzo elettronico) o attraverso la rete Peppol, a seconda della controparte.

Un file conforme contiene l'intero set di dati della fattura: identificazione di venditore e acquirente con numeri di registrazione e di partita IVA, righe con quantità e prezzi, ripartizione dell'imposta per aliquota, dati di pagamento e scadenze. Ripulire questi dati anagrafici è la parte più consistente del lavoro di conformità.

Come prepararsi prima dell'obbligo del 2028

Non serve aspettare il 2028. Lo scambio B2B volontario si apre il 30 marzo 2026 e prepararsi in anticipo distribuisce il lavoro su mesi tranquilli invece di concentrarlo in una corsa alla scadenza. Una checklist pratica:

• Verifica che il tuo strumento di fatturazione esporti XML conforme a EN 16931 (Peppol BIS 3.0 o UBL 2.1), non solo PDF.
• Registra e attiva l'e-adrese della tua azienda per poter ricevere e consegnare i documenti elettronici ufficiali.
• Ripulisci i dati anagrafici: denominazioni legali esatte, numeri di registrazione e partite IVA per la tua azienda e per ogni cliente abituale.
• Concorda con i clienti B2B abituali quando passerete alle fatture strutturate: lo scambio volontario è possibile dal 30 marzo 2026.
• Se uno studio contabile tiene i tuoi libri, chiedi come preferisce ricevere i file delle fatture elettroniche, così che il suo software li importi senza ridigitare nulla.

Creare fatture pronte per la Lettonia con Invotify

I piani Pro e Lifetime di Invotify esportano ogni fattura come file strutturato basato sugli standard — UBL 2.1, CII (che copre XRechnung e Factur-X) e Peppol BIS 3.0 —, tutti costruiti sul modello semantico EN 16931 richiesto dalla Lettonia. Progetti e invii la fattura una volta sola, poi generi l'XML conforme dal menu Azioni della fattura.

Il flusso resta semplice: crei e invii la fattura come oggi, esporti il file della fattura elettronica e lo consegni tramite la tua e-adrese o il tuo punto di accesso Peppol. Quando la partita IVA UE di un cliente è stata convalidata via VIES in Invotify, viene inclusa nel file strutturato: la prova documentale che giustifica l'inversione contabile nelle fatture transfrontaliere.

Invotify è sviluppato nell'UE, con interfaccia completa in lettone, euro accanto a oltre 30 valute e aliquote IVA predefinite per paese: un libero professionista di Rīga e il suo studio contabile vedono gli stessi numeri nello stesso formato. Con l'avvicinarsi della comunicazione 2026 e della scadenza B2B 2028, i tuoi documenti sono già nella giusta forma strutturata — senza XML manuale.

Le fatture elettroniche sono obbligatorie in Lettonia nel 2026?

Nel settore pubblico sì: le fatture B2G sono obbligatorie dal 1° gennaio 2025 e dal 1° gennaio 2026 i dati strutturati delle fatture devono essere comunicati anche al Servizio statale delle entrate (VID) per le operazioni B2G e G2G. La fatturazione B2B nazionale generale non è ancora obbligatoria nel 2026: lo diventa il 1° gennaio 2028, con scambio volontario supportato dal 30 marzo 2026.

Quale formato dovrebbe usare un'impresa lettone?

Peppol BIS Billing 3.0 è il formato principale del quadro lettone, costruito sulla sintassi UBL 2.1, anch'essa accettata. Entrambi sono declinazioni dello standard europeo EN 16931. Invotify esporta Peppol BIS 3.0, UBL 2.1 e CII, quindi sei coperto qualunque cosa si aspetti la tua controparte o piattaforma.

Invotify consegna automaticamente le fatture in e-adrese?

Invotify genera il file XML strutturato conforme, che scarichi e consegni tramite la tua e-adrese o il tuo punto di accesso Peppol. La trasmissione su questi canali è gestita dal canale stesso — lo stesso schema delle piattaforme nazionali UE. Conservi sempre un file conforme da archiviare, rinviare o consegnare al tuo commercialista.