Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiges Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber keine Zahlungsaufforderung ist — sie erklärt den erwarteten Wert von Waren oder Dienstleistungen vor der Lieferung.
Eine Proforma-Rechnung (auch Pro-forma-Rechnung geschrieben) ist ein Dokument, das ausgestellt wird, bevor eine Transaktion abgeschlossen ist. Strukturell ähnelt sie einer echten Rechnung — sie führt Verkäufer und Käufer auf, beschreibt die Waren oder Dienstleistungen und nennt Preise —, aber sie ist keine rechtliche Zahlungsaufforderung. Sie ist eine vorab abgegebene Erklärung darüber, wie eine kaufmännische Rechnung aussehen wird, und wird genutzt, um dem Käufer eine formale Preiszusage zu geben oder um eine administrative Anforderung zu erfüllen, bevor der eigentliche Verkauf abgeschlossen ist.
Gängige Verwendungen von Proforma-Rechnungen sind: Im internationalen Handel verlangen Zollbehörden häufig eine Proforma, um Abgaben zu bemessen und Einfuhrlizenzen zu erteilen, bevor die Sendung bewegt wird; Käufer nutzen sie, um Einfuhrgenehmigungen zu erhalten oder Akkreditive zu eröffnen; Unternehmen verwenden sie als interne Dokumente zur Budgetgenehmigung; und Verkäufer nutzen sie, um Preise für einen Käufer zu bestätigen, der vor der Verpflichtung eine Finanzierung arrangieren muss.
Eine Proforma-Rechnung trägt typischerweise einen Hinweis wie „Dies ist keine Steuerrechnung“ oder „Nur Proforma“, um eine Verwechslung mit einer Umsatzsteuerrechnung zu verhindern. Sobald die Transaktion bestätigt ist und Waren oder Dienstleistungen geliefert werden, wird eine kaufmännische (Steuer-)Rechnung ausgestellt, die die Proforma ersetzt. Die Proforma wird nicht in den Forderungen des Verkäufers erfasst, und der Käufer kann sie nicht für den Vorsteuerabzug verwenden.
Die meiste Rechnungssoftware, einschließlich Invotify, bietet keinen eigenen Dokumenttyp „Proforma“, da eine Proforma funktional ein Angebot mit spezifischem Wortlaut ist. In der Praxis können Sie den Angebotseditor von Invotify nutzen, um ein Dokument im Proforma-Stil zu erstellen — es ist eine unverbindliche Preiserklärung — und einen Textblock oder Hinweis hinzufügen, der klarstellt, dass es sich um eine Proforma handelt. Wenn die Transaktion bestätigt ist, wandeln Sie es in eine Rechnung um.
Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiges Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber keine Zahlungsaufforderung ist. Sie erklärt den erwarteten Wert von Waren oder Dienstleistungen vor der Lieferung, sodass der Käufer die Kosten und Bedingungen im Voraus sehen und entscheiden kann, ob er fortfahren will.
Eine kaufmännische Rechnung ist die verbindliche Zahlungsaufforderung, die nach der Lieferung ausgestellt wird und in Ihrer Buchhaltung und Ihren Umsatzsteuererklärungen erfasst wird. Eine Proforma wird vorher ausgestellt, trägt für steuerliche Zwecke keine fortlaufende Rechnungsnummer und begründet keine buchhalterische Verbindlichkeit.
Sie sind üblich für Vorauszahlungen, Wertangaben beim Zoll und die Bestätigung einer Bestellung, bevor die Arbeit beginnt oder die Waren versendet werden. Sie geben dem Käufer eine klare Schätzung dessen, was er schulden wird, ohne bereits eine formale Zahlungspflicht auszulösen.
Sie können die Angebote von Invotify nutzen, um vor der Lieferung einen unverbindlichen Preisvorschlag zu senden, und ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine richtige Rechnung umwandeln, wenn es Zeit zum Abrechnen ist. So bleibt die Schätzung vor dem Verkauf von der formalen, nummerierten Rechnung getrennt.
Erstellen Sie eine professionelle Rechnung in weniger als einer Minute. Keine Designkenntnisse erforderlich.
