Eine Proformarechnung ist ein vorläufiges Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber keine Zahlungsaufforderung ist — sie deklariert den erwarteten Wert von Waren oder Dienstleistungen vor der Lieferung.
Eine Proformarechnung (auch pro forma geschrieben) ist ein Dokument, das ausgestellt wird, bevor eine Transaktion abgeschlossen ist. Strukturell ähnelt sie einer echten Rechnung — sie listet Verkäufer und Käufer auf, beschreibt die Waren oder Dienstleistungen und gibt Preise an — aber sie ist keine rechtliche Zahlungsaufforderung. Sie ist eine Vorabdeklaration, wie eine Handelsrechnung aussehen wird, die dem Käufer eine formale Preiszusage gibt oder eine administrative Anforderung erfüllt, bevor der eigentliche Verkauf abgeschlossen ist.
Häufige Verwendungen von Proformarechnungen sind: Im internationalen Handel verlangen Zollbehörden oft eine Proforma, um Zölle zu bemessen und Einfuhrlizenzen zu erteilen, bevor die Sendung transportiert wird; Käufer nutzen sie, um Einfuhrgenehmigungen zu erhalten oder Akkreditive zu eröffnen; Unternehmen verwenden sie als interne Budget-Genehmigungsdokumente; und Verkäufer nutzen sie, um Preise für Käufer zu bestätigen, die vor der Verpflichtung Finanzierungen arrangieren müssen.
Eine Proformarechnung trägt typischerweise einen Hinweis wie „Kein Steuerdokument“ oder „Nur Proforma“, um Verwechslungen mit einer USt-Rechnung zu vermeiden. Sobald die Transaktion bestätigt ist und Waren oder Dienstleistungen geliefert werden, wird eine Handels-(Steuer-)Rechnung ausgestellt, die die Proforma ersetzt. Die Proforma wird nicht in der Forderungsverwaltung des Verkäufers erfasst, und der Käufer kann sie nicht für den Vorsteuerabzug verwenden.
Die meisten Rechnungsprogramme, einschließlich Invotify, bieten keinen dedizierten „Proforma“-Dokumenttyp, da eine Proforma funktional ein Angebot mit spezifischer Formulierung ist. In der Praxis können Sie Invotifys Angebots-Builder verwenden, um ein proformaartiges Dokument zu erstellen — es ist eine unverbindliche Preisdeklaration — und einen Textblock oder eine Notiz hinzufügen, der klarstellt, dass es sich um eine Proforma handelt. Wenn die Transaktion bestätigt ist, wandeln Sie sie in eine Rechnung um.
Erstellen Sie eine professionelle Rechnung in weniger als einer Minute. Keine Designkenntnisse erforderlich.