الفاتورة الأولية مستند تمهيدي يبدو كفاتورة لكنه ليس طلب دفع — بل يُعلن القيمة المتوقعة للسلع أو الخدمات قبل التسليم.
الفاتورة الأولية (proforma invoice) مستند يُصدَر قبل اكتمال المعاملة. هيكلياً تشبه الفاتورة الحقيقية — تُدرج البائع والمشتري وتصف السلع أو الخدمات وتذكر الأسعار — لكنها ليست طلباً قانونياً للدفع. هي إعلان مسبق لما ستبدو عليه الفاتورة التجارية، تُستخدم لمنح المشتري التزاماً رسمياً بالسعر أو لاستيفاء متطلب إداري قبل اكتمال البيع الفعلي.
الاستخدامات الشائعة للفواتير الأولية تشمل: في التجارة الدولية كثيراً ما تطلب سلطات الجمارك فاتورة أولية لتقييم الرسوم ومنح تراخيص الاستيراد قبل تحرك الشحنة؛ يستخدمها المشترون للحصول على تصاريح الاستيراد أو فتح خطابات الاعتماد؛ تستخدمها الشركات كمستندات موافقة ميزانية داخلية؛ ويستخدمها البائعون لتأكيد الأسعار للمشتري الذي يحتاج ترتيب تمويل قبل الالتزام.
عادةً تحمل الفاتورة الأولية بياناً مثل 'هذه ليست فاتورة ضريبية' أو 'فاتورة أولية فقط' لمنع الخلط بينها وبين فاتورة ضريبة القيمة المضافة. بمجرد تأكيد المعاملة وتسليم السلع أو الخدمات تُصدَر فاتورة تجارية (ضريبية) لتحل محل الفاتورة الأولية. لا تُسجَّل الفاتورة الأولية في الذمم المدينة للبائع ولا يمكن للمشتري استخدامها لاسترداد ضريبة القيمة المضافة.
معظم برامج الفواتير بما فيها Invotify لا تقدم نوع مستند 'فاتورة أولية' مخصصاً، لأن الفاتورة الأولية وظيفياً عرض سعر بصياغة محددة. في الممارسة يمكنك استخدام منشئ عروض الأسعار في Invotify لإنشاء مستند بأسلوب الفاتورة الأولية — وهو إعلان سعر غير ملزم — وإضافة كتلة نص أو ملاحظة توضّح أنها فاتورة أولية. عند تأكيد المعاملة حوّلها إلى فاتورة.
أنشئ فاتورة احترافية في أقل من دقيقة. لا تحتاج لمهارات تصميم.