كيفية إنشاء فاتورة: دليل خطوة بخطوة

ما الذي تتضمّنه الفاتورة الاحترافية؟

تحتوي الفاتورة المُعدَّة بشكل صحيح على ستة عناصر أساسية: اسم نشاطك التجاري وعنوانه ورقم تسجيله أو رقم ضريبة القيمة المضافة؛ واسم العميل وعنوان الفوترة؛ ورقم فاتورة فريد وتاريخ الإصدار؛ وتاريخ الاستحقاق أو شروط الدفع (مثل Net 30)؛ وقائمة تفصيلية بالبضائع أو الخدمات مع أسعار الوحدة والكميات وأي ضرائب مطبّقة؛ والمبلغ الإجمالي المستحق بالعملة المتفق عليها.

تشمل الحقول الاختيارية ولكن المطلوبة في أغلب الأحيان: رقم أمر الشراء (PO) إن أصدره فريق المشتريات لدى العميل، وتفاصيل التحويل المصرفي أو رابط الدفع، وكتلة التوقيع، والملاحظات القانونية أو بنود الغرامات. في الاتحاد الأوروبي، يجب أن تتضمّن فاتورة ضريبة القيمة المضافة أيضًا رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة الخاص بالمورّد، ورقم ضريبة القيمة المضافة للعميل في معاملات B2B العابرة للحدود، ومعدّل الضريبة لكل بند.

إتقان هذا الهيكل منذ الفاتورة الأولى أمر بالغ الأهمية؛ إذ قد تؤدي الأخطاء في مبالغ الضرائب أو الحقول الإلزامية المفقودة إلى تأخر السداد، أو استفسارات من فرق المحاسبة لدى العميل، أو رفض طلبات استرداد ضريبة القيمة المضافة.

الخطوة الأولى — اختر قالب الفاتورة

يأتي Invotify مزوّدًا بـ 12 قالب فاتورة احترافيًا موزّعة على مجموعتين: خمسة تصاميم تركّز على الشكل (Classic Business، وModern Minimal، وProfessional Corporate، وCreative Bold، وCompact Efficient)، وسبعة تصاميم مخصصة لأنواع الشركات المختلفة تناسب الاستشارات والقانون والاستوديوهات الإبداعية والتكنولوجيا والإنشاء والمحاسبة والهندسة المعمارية. كل قالب تصميم مستقل يستخدم مجموعات مختلفة من البلوكات — وليس مجرد هيكل واحد بألوان مختلفة.

افتح قسم القوالب من الشريط الجانبي وانقر على أي بطاقة قالب لمعاينتها بحجم A4 الكامل. عندما تجد القالب المناسب، انسخه إلى مساحة عملك. يمكنك أيضًا بدء محرر القوالب من الصفر وسحب البلوكات إلى مواضعها على لوحة التصميم.

بالنسبة لمعظم الشركات، يُعدّ البدء بقالب نوع الشركة الأقرب إلى قطاعك أسرع طريق للحصول على فاتورة متقنة. يتيح لك نظام البلوكات إضافة أي عنصر أو حذفه أو إعادة ترتيبه لاحقًا — لذا لا يُشكّل أي قالب قيدًا صارمًا.

الخطوة الثانية — أضف بيانات نشاطك التجاري

تحمل كتلة "من" (From) اسم شركتك وعنوانها ورقم التسجيل ورقم ضريبة القيمة المضافة. يقرأ Invotify هذه البيانات من إعدادات شركتك ويملأها تلقائيًا في كل مستند جديد، بحيث تُدخلها مرة واحدة فقط. يمكنك تحديثها في أي وقت من الإعدادات ← الشركة.

يظهر شعارك عبر كتلة العلامة التجارية (Brand). ارفع ملف PNG أو SVG ويعرض المحرر معاينته بالحجم والموضع الدقيقَين اللذَين سيظهر بهما على الفاتورة المطبوعة. تُقبل الملفات ذات الخلفية الشفافة — وهي الأنسب للقوالب ذات الخلفيات الداكنة والفاتحة على حدٍّ سواء.

إذا كنت تُصدر فواتير بعملات متعددة، فعيّن عملتك الافتراضية في الإعدادات. يدعم Invotify 102 عملة؛ وتُحدَّد عملة الفاتورة لكل مستند على حدة بحسب ما يتوقعه العميل.

الخطوة الثالثة — أضف بيانات العميل

تُرتبط كتلة "إلى" (Bill To) بقاعدة بيانات عملائك. اختر عميلًا موجودًا من القائمة المنسدلة أو أنشئ عميلًا جديدًا مباشرة دون مغادرة محرر الفاتورة. يخزّن كل سجل عميل اسم الفوترة والعنوان والبريد الإلكتروني ورقم ضريبة القيمة المضافة الخاص بمعاملات B2B الأوروبية.

للعملاء المتكررين، يملأ Invotify جميع بيانات الفوترة تلقائيًا عند اختيارهم، كما يُطبَّق تفضيلهم المتعلق بالعملة. يمكنك تجاوز أي حقل لكل مستند — وهو أمر مفيد عندما يمتلك العميل جهات فوترة أو مشاريع متعددة تُتابَع تحت عناوين منفصلة.

الخطوة الرابعة — أضف البنود والضرائب

تُعدّ كتلة بنود العناصر (Item Lines) جوهر كل فاتورة. يحتوي كل بند على وصف وكمية وسعر وحدة ومعدّل ضريبي. يحسب Invotify المجاميع الفرعية والإجمالي الكلي تلقائيًا أثناء الكتابة، مع عرض مجموع تشغيلي حي في جميع الأوقات.

تُملأ معدلات الضريبة مسبقًا من إعدادات الإعدادات المسبقة للضريبة لدى شركتك. إذا كان بلدك يُطبّق معدل ضريبة قيمة مضافة موحدًا، يحدده Invotify تلقائيًا من بلد التسجيل. يمكنك تجاوز المعدل لكل بند في حالة الفواتير متعددة المعدلات (مثلًا، بند بالمعدل القياسي إلى جانب بند معفى من الضريبة). تتوفر أعمدة الخصم وتسميات المجموع الفرعي المخصصة عبر إعدادات عمود كتلة بنود العناصر.

للعملاء من كتالوج منتجاتك المحفوظة، انقر على أيقونة منتقي المنتج في أي بند لملء الوصف وسعر الوحدة بنقرة واحدة. تُسجَّل حركات المخزون تلقائيًا إذا كنت تتتبع المخزون في Invotify.

الخطوة الخامسة — اضبط تفاصيل الدفع وتاريخ الاستحقاق

تُحدّد كتلة التاريخ (Date) تاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق. تُعيَّن شروط الدفع (Net 30، أو Net 14، أو مستحق عند الاستلام، أو تسمية مخصصة) عبر كتلة شروط الدفع (Payment Terms). يستطيع Invotify احتساب تاريخ الاستحقاق تلقائيًا من تاريخ الإصدار والشروط المختارة.

تعرض كتلة تفاصيل الدفع (Payment Details) معلومات حسابك المصرفي — رقم IBAN، وSWIFT/BIC، واسم الحساب، والمرجع. إذا ربطت حساب Stripe (خطة Pro/Lifetime)، يُنشئ Invotify أيضًا رابط دفع يتيح للعميل الدفع ببطاقة أو تحويل مصرفي مباشرةً من الفاتورة. يُضمَّن رابط الدفع في ملف PDF المُرسَل بالبريد الإلكتروني وفي رابط المشاركة الموجّه للعميل.

الخطوة السادسة — أرسل الفاتورة

بمجرد أن تصبح فاتورتك جاهزة، انقر على "إرسال". يُنشئ Invotify ملف PDF من قالبك ويرسله إلى عنوان البريد الإلكتروني للعميل مع رسالة احترافية. يتضمّن البريد الإلكتروني ملف PDF كمرفق ورابطًا لبوابة العميل، حيث يمكن للعميل عرض الفاتورة وتنزيلها والدفع عبر الإنترنت إذا كانت المدفوعات مفعّلة.

تابع حالة الفاتورة من لوحة التحكم: مسوّدة ← مُرسَلة ← مدفوعة (أو متأخرة إذا مرّ تاريخ الاستحقاق دون سداد). يمكن لـ Invotify إرسال تذكيرات دفع تلقائية على فترات زمنية تُحدّدها — مما يُقلّل الحاجة إلى مطاردة العملاء يدويًا.

للعملاء الدوليين الذين يطلبون ملفات الفاتورة الإلكترونية المنظّمة المتوافقة مع معايير الاتحاد الأوروبي (Peppol BIS 3.0، أو UBL 2.1، أو CII/XRechnung/Factur-X)، استخدم خيار تصدير الفاتورة الإلكترونية المتاح في خطتَي Pro وLifetime. ينتج عن ذلك ملف XML قابل للقراءة آليًا إلى جانب ملف PDF لتقديمه إلى البوابات الحكومية أو استيعابه مباشرةً في أنظمة ERP الخاصة بالمشتري.