学习如何从零开始开具专业发票——选择模板、填写企业信息、添加明细项目和税费，并将其发送给客户——使用 Invotify 积木式发票构建器轻松完成。
一张格式规范的发票包含六个核心要素：您的企业名称、地址及注册号或增值税号；客户的姓名和账单地址；唯一发票编号及开票日期；付款截止日期或付款条款（如 Net 30）；按单价、数量及适用税率列出的商品或服务明细；以及以约定货币表示的应付总金额。
可选但经常需要填写的字段包括：如客户采购团队已发出采购订单（PO），则需填写采购订单号；银行转账信息或付款链接；签名栏；以及法律说明或逾期付款条款。在欧盟，增值税发票还必须注明供应商的增值税识别号、跨境 B2B 交易中客户的增值税号，以及每行适用的税率。
从第一张发票起就做好结构设计至关重要：税额错误或缺少必填字段可能导致付款延误、被客户财务团队追询，或增值税退税申请被驳回。
Invotify 内置 12 款专业设计的发票模板，分为两组：五款风格导向的布局（经典商务、现代简约、专业企业、创意粗体、紧凑高效），以及七款针对咨询、法律、创意工作室、科技、建筑施工、会计和建筑设计行业的企业类型专属模板。每款模板均采用不同的积木组合，而非同一骨架换色。
从侧边栏打开「模板」栏目，点击任意模板卡片，即可以全尺寸 A4 形式预览。找到合适的模板后，将其克隆至您的工作区。您也可以从画布编辑器中全新创建，通过拖放积木进行布局。
对大多数企业而言，从最接近自身行业的企业类型模板入手是快速获得精致发票的捷径。积木系统允许您随时添加、删除或重新排列各元素，因此任何模板都不构成硬性限制。
「发件方」积木包含您的企业名称、地址、注册号和增值税号。Invotify 从公司设置中读取这些信息，并在每份新文件中自动预填，只需输入一次。如需更新，随时在「设置」→「公司」中修改。
您的徽标通过「品牌」积木显示。上传 PNG 或 SVG 文件后，构建器将以与打印发票完全一致的大小和位置进行预览。支持透明背景素材——适用于深色和浅色模板背景。
如果您以多种货币开票，请在设置中配置默认货币。Invotify 支持 102 种货币；每份文件单独设定开票货币，按客户期望的货币开具。
「账单寄送方」积木与您的客户数据库关联。从下拉菜单中选择已有客户，或直接在发票编辑器内新建，无需切换页面。每条客户记录存储账单名称、地址、电子邮件，以及欧盟 B2B 交易所需的增值税号（可选）。
对于回头客，选中后 Invotify 将自动预填所有账单信息及其偏好货币。您可按文件覆盖任意字段——适用于客户拥有多个账单主体或以不同地址跟踪项目的情况。
「明细行」积木是每张发票的核心。每行包含描述、数量、单价和税率。Invotify 在您输入时自动计算小计和总计，始终显示实时汇总金额。
税率从公司税务预设设置中预填。如您的国家适用标准增值税率，Invotify 会根据您的注册国自动解析。您可以按行覆盖税率，以处理混合税率发票（例如，某行适用标准税率，另一行适用零税率）。折扣列和自定义小计标签可通过「明细行」积木设置的列配置启用。
对于已保存在产品目录中的客户，点击任意行的产品选择图标，即可一键填入描述和单价。如果您在 Invotify 中跟踪库存，库存变动将自动记录。
「日期」积木设置开票日期和付款截止日期。付款条款（Net 30、Net 14、收到即付或自定义标签）通过「付款条款」积木配置。Invotify 可根据开票日期和您选择的条款自动计算到期日。
「付款明细」积木显示您的银行账户信息——IBAN、SWIFT/BIC、账户名称和参考编号。如果您已关联 Stripe 账户（Pro/终身套餐），Invotify 还会生成付款链接，客户可直接通过发票刷卡或银行转账付款。该付款链接嵌入在发送的 PDF 邮件和客户端共享链接中。
发票准备好后，点击「发送」。Invotify 根据您的模板生成 PDF，并以专业的邮件正文发送至客户邮箱。邮件包含 PDF 附件和客户门户链接，客户可在门户中查看发票、下载并在线付款（如已启用付款功能）。
在仪表板中跟踪发票状态：草稿 → 已发送 → 已付款（或逾期，如到期日过后仍未付款）。Invotify 可按您配置的时间间隔自动发送付款提醒，减少手动催款的需要。
对于需要符合欧盟规范的结构化电子发票文件（Peppol BIS 3.0、UBL 2.1 或 CII/XRechnung/Factur-X）的国际客户，可使用 Pro 和终身套餐提供的电子发票导出功能。该功能生成机器可读的 XML 文件，与 PDF 并行提供，可用于提交至政府门户或直接接入买方 ERP 系统。