Как создать счёт: пошаговое руководство

Что должно быть в профессиональном счёте?

Правильно оформленный счёт содержит шесть основных элементов: наименование, адрес и регистрационный или идентификационный номер плательщика НДС вашей компании; наименование и адрес клиента; уникальный номер счёта и дата выставления; срок оплаты или условия платежа (например, Net 30); постатейный перечень товаров или услуг с ценами за единицу, количеством и применимыми налогами; а также итоговая сумма к оплате в согласованной валюте.

К числу необязательных, но нередко обязательных полей относятся: номер заказа на покупку (PO), если его выставил отдел закупок клиента; реквизиты банковского перевода или ссылка на оплату; блок подписи; а также юридические примечания или условия о штрафах за просрочку. В ЕС счёт-фактура НДС должен также содержать идентификационный номер плательщика НДС поставщика, номер плательщика НДС покупателя при трансграничных операциях B2B и применимую ставку налога по каждой позиции.

Правильная структура важна с самого первого счёта: ошибки в суммах налогов или отсутствие обязательных полей могут задержать оплату, вызвать вопросы у финансового отдела клиента или привести к отказу в возмещении НДС.

Шаг 1 — Выбор шаблона счёта

Invotify поставляется с 12 профессионально разработанными шаблонами счетов двух серий: пять макетов, ориентированных на стиль (Classic Business, Modern Minimal, Professional Corporate, Creative Bold и Compact Efficient), и семь макетов, созданных для конкретных типов бизнеса — консалтинга, юридических услуг, творческой студии, технологий, строительства, бухгалтерии и архитектуры. Каждый шаблон — это самостоятельная компоновка с разными комбинациями блоков, а не один и тот же скелет с другой цветовой схемой.

Откройте раздел «Шаблоны» в боковой панели и нажмите на любую карточку шаблона, чтобы просмотреть его в полном размере A4. Найдя подходящий вариант, клонируйте его в своё рабочее пространство. Можно также начать работу с редактором шаблонов с чистого листа и расставлять блоки в нужном порядке на холсте.

Для большинства компаний самый быстрый способ получить профессионально выглядящий счёт — начать с шаблона, наиболее близкого к вашей отрасли. Блочная система позволяет впоследствии добавлять, удалять или переставлять любые элементы — шаблон не накладывает жёстких ограничений.

Шаг 2 — Добавление реквизитов компании

Блок «От кого» содержит наименование вашей компании, адрес, регистрационный номер и номер плательщика НДС. Invotify считывает эти данные из настроек компании и автоматически заполняет их в каждом новом документе — вводить их нужно только один раз. Обновить данные можно в любое время в разделе «Настройки → Компания».

Ваш логотип отображается через блок «Бренд». Загрузите PNG или SVG, и редактор покажет его в точном размере и положении, в котором он будет напечатан на счёте. Поддерживаются изображения с прозрачным фоном — они подходят как для тёмных, так и для светлых шаблонов.

Если вы выставляете счета в нескольких валютах, установите валюту по умолчанию в настройках. Invotify поддерживает 102 валюты; валюта выставляемого счёта задаётся для каждого документа отдельно в зависимости от того, в какой валюте ожидает оплату клиент.

Шаг 3 — Добавление данных клиента

Блок «Кому» связан с вашей базой клиентов. Выберите существующего клиента из раскрывающегося списка или создайте нового прямо в редакторе счёта, не покидая его. Каждая карточка клиента хранит платёжное наименование, адрес, электронную почту и, при необходимости, номер плательщика НДС для трансграничных операций B2B в ЕС.

Для постоянных клиентов Invotify автоматически заполняет все платёжные реквизиты при их выборе. Применяется и предпочтительная валюта клиента. Любое поле можно изменить на уровне конкретного документа — это удобно, когда у клиента несколько юридических лиц или проекты ведутся по разным адресам.

Шаг 4 — Добавление позиций и налогов

Блок «Позиции» является основой каждого счёта. Каждая строка содержит описание, количество, цену за единицу и ставку налога. По мере ввода данных Invotify автоматически вычисляет промежуточные суммы и итог, всё время отображая актуальную сумму.

Ставки налогов заполняются из настроек налоговых предустановок вашей компании. Если в вашей стране действует стандартная ставка НДС, Invotify определяет её автоматически по стране регистрации. Ставку можно изменить для каждой позиции отдельно, если счёт содержит позиции с разными ставками (например, позиция по стандартной ставке наряду с поставкой по нулевой ставке). Столбцы скидок и настраиваемая метка промежуточного итога доступны через настройки блока «Позиции».

Для клиентов из вашего каталога товаров нажмите значок выбора продукта в любой строке, чтобы заполнить описание и цену за единицу одним кликом. Если вы ведёте учёт запасов в Invotify, движения товаров фиксируются автоматически.

Шаг 5 — Настройка платёжных реквизитов и срока оплаты

Блок «Дата» задаёт дату выставления и срок оплаты. Условия платежа (Net 30, Net 14, «Оплата при получении» или произвольная метка) настраиваются через блок «Условия платежа». Invotify может автоматически рассчитать срок оплаты на основе даты выставления и выбранных условий.

Блок «Платёжные реквизиты» отображает банковские данные — IBAN, SWIFT/BIC, наименование счёта и назначение платежа. Если у вас подключён аккаунт Stripe (план Pro или Lifetime), Invotify также формирует ссылку на оплату, по которой клиент может оплатить счёт картой или банковским переводом прямо из документа. Ссылка на оплату вставляется в PDF, отправляемый по электронной почте, и в ссылку на клиентский портал.

Шаг 6 — Отправка счёта

Когда счёт готов, нажмите «Отправить». Invotify создаёт PDF из вашего шаблона и отправляет его на электронную почту клиента с профессиональным сопроводительным сообщением. В письме находятся вложенный PDF и ссылка на клиентский портал, где клиент может просмотреть счёт, скачать его и оплатить онлайн, если подключён приём платежей.

Отслеживайте статус счёта в личном кабинете: «Черновик» → «Отправлен» → «Оплачен» (или «Просрочен», если срок оплаты прошёл без платежа). Invotify может отправлять автоматические напоминания об оплате через настраиваемые интервалы — это снижает необходимость напоминать клиентам вручную.

Для зарубежных клиентов, которым требуются соответствующие стандартам ЕС структурированные электронные счета (Peppol BIS 3.0, UBL 2.1 или CII/XRechnung/Factur-X), воспользуйтесь функцией экспорта электронных счетов, доступной на планах Pro и Lifetime. Она формирует файл XML, читаемый машиной, который можно передать на государственные порталы или напрямую в систему ERP покупателя.