Oferta (wycena) to niewiążąca propozycja cenowa przed rozpoczęciem prac; faktura to wiążące żądanie zapłaty po dostarczeniu towarów lub usług.
Oferta (zwana również wyceną, kosztorysem lub propozycją) to dokument wysyłany przez sprzedającego do potencjalnego kupującego przed wykonaniem jakichkolwiek prac. Opisuje proponowany zakres prac lub towarów, szacunkową cenę i wszelkie warunki. Co ważne, oferta nie jest żądaniem zapłaty — to propozycja. Kupujący może ją zaakceptować, odrzucić lub negocjować. Dopiero gdy obie strony się zgodzą, usługi lub towary są dostarczane.
Faktura, w przeciwieństwie do oferty, jest wystawiana po dostarczeniu. Jest prawnie wiążącym żądaniem należnej kwoty i zazwyczaj wyzwala obowiązek płatności. Faktura odwołuje się do tego, co zostało uzgodnione (czasem numer zaakceptowanej oferty) i podaje konkretną należną kwotę, termin płatności i instrukcje płatności. W odróżnieniu od oferty, kwoty na fakturze nie są szacunkami — to to, co kupujący jest winien.
Przepływ dokumentów w typowej transakcji B2B wygląda następująco: oferta → akceptacja → dostawa → faktura → płatność. W praktyce wiele firm używa ofert jako narzędzia sprzedaży, a faktur jako dokumentu księgowego. Nieporozumienie co do tego rozróżnienia może prowadzić do sporów — klient może potraktować ofertę jako cenę ostateczną i sprzeciwić się wyższej fakturze, lub sprzedawca może próbować pobrać płatność na podstawie oferty (co nie jest ważnym żądaniem płatności w większości jurysdykcji).
Invotify obsługuje oba typy dokumentów tym samym kreatorem z 22 blokami. Możesz sporządzić ofertę, wysłać ją do klienta i przekonwertować na fakturę jednym kliknięciem po jej akceptacji. Fakturowanie postępu pozwala rozliczać dużą ofertę w wielu etapach milestoneów. Zarówno faktury, jak i oferty generują profesjonalne pliki PDF i mogą być udostępniane za pomocą linku śledzącego.
Stwórz profesjonalną fakturę w mniej niż minutę. Nie potrzebujesz umiejętności projektowych.