E-fakturowanie na Łotwie: terminy na 2026 r. i obowiązek B2B od 2028 r.

Łotewski harmonogram: 2025, 2026 i 2028

Łotwa wprowadza obowiązkowe ustrukturyzowane e-faktury etapami, w oparciu o nowelizacje ustawy o rachunkowości (Grāmatvedības likums). Fakturowanie między firmami a sektorem publicznym odbywa się już wyłącznie elektronicznie, a obowiązki rozszerzają się krok po kroku — najpierw na raportowanie danych, a od 2028 r. na całe krajowe fakturowanie między przedsiębiorstwami.

Obecny harmonogram ustaliły nowelizacje z czerwca 2025 r., które przesunęły pierwotny termin B2B z 2026 r. Zawsze weryfikuj własną datę startu w Ministerstwie Finansów (fm.gov.lv) i Państwowej Służbie Skarbowej (VID), ponieważ terminy już raz się zmieniły:

• Styczeń 2025 r. — Ustrukturyzowane e-faktury stały się obowiązkowe w transakcjach B2G (faktury dla państwowych jednostek budżetowych).
• Styczeń 2026 r. — Dostawcy muszą dodatkowo raportować dane ustrukturyzowanych e-faktur do Państwowej Służby Skarbowej (VID) dla transakcji B2G i G2G.
• Marzec 2026 r. — Od 30 marca 2026 r. wspierana jest dobrowolna wymiana ustrukturyzowanych e-faktur B2B, co pozwala na wcześniejsze przejście.
• Styczeń 2028 r. — Ustrukturyzowane e-faktury i raportowanie danych stają się obowiązkowe w krajowych transakcjach B2B.

Kogo to dotyczy: freelancerów, spółek SIA i biur rachunkowych

Do stycznia 2028 r. obowiązek obejmie praktycznie każdą zarejestrowaną na Łotwie firmę wystawiającą faktury innej łotewskiej firmie — od jednoosobowej działalności po SIA z pełnym działem księgowości. Jeśli sprzedajesz sektorowi publicznemu, podlegasz przepisom już dziś; jeśli działasz w B2B, rok 2028 to twój ostateczny termin, a marzec 2026 r. — moment otwarcia dobrowolnej wymiany.

Biura rachunkowe i firmy księgowe odczuwają zmianę zwielokrotnioną: faktury sprzedażowe i zakupowe każdego klienta docelowo przychodzą jako ustrukturyzowany XML zamiast papieru czy PDF-a. Biura, które wcześnie się standaryzują — uzgadniając z klientami jeden zgodny format i jeden kanał doręczania — zamieniają obowiązek w usprawnienie pracy, a nie w awaryjną akcję na koniec roku.

Pamiętaj, że łotewski obowiązek dotyczy transakcji krajowych. Jeśli fakturujesz klientów w Niemczech, Francji czy innych krajach UE, tamte rynki mają własne obowiązki i harmonogramy — wspólną podstawą techniczną wszędzie jest norma EN 16931 i sieć Peppol. Właśnie dlatego eksport oparty na standardach znaczy więcej niż portal pojedynczego kraju.

Co na Łotwie uznaje się za ustrukturyzowaną e-fakturę

PDF wysłany e-mailem nie jest e-fakturą w rozumieniu łotewskich przepisów. Ustrukturyzowana e-faktura to odczytywalny maszynowo plik XML zgodny z europejskim standardem semantycznym EN 16931 — oprogramowanie może go zaimportować, zweryfikować i zaksięgować bez ręcznego przepisywania choćby jednej linii.

W praktyce Łotwa pracuje z Peppol BIS Billing 3.0 jako formatem podstawowym, a bazowa składnia UBL 2.1 również jest akceptowana. Doręczanie odbywa się przez oficjalny system e-adrese (adres elektroniczny) lub przez sieć Peppol, zależnie od kontrahenta.

Zgodny plik zawiera pełny zestaw danych faktury: identyfikację sprzedawcy i nabywcy z numerami rejestrowymi i VAT, pozycje z ilościami i cenami, rozbicie podatku według stawek, dane płatności i terminy. Uporządkowanie tych danych podstawowych to większość pracy nad zgodnością.

Jak przygotować się przed obowiązkiem 2028 r.

Nie musisz czekać do 2028 r. Dobrowolna wymiana B2B otwiera się 30 marca 2026 r., a wcześniejsze przygotowania rozkładają pracę na spokojne miesiące zamiast wyścigu z terminem. Praktyczna lista kontrolna:

• Sprawdź, czy twoje narzędzie do fakturowania eksportuje XML zgodny z EN 16931 (Peppol BIS 3.0 lub UBL 2.1) — a nie tylko PDF.
• Zarejestruj i aktywuj e-adrese swojej firmy, aby móc odbierać i doręczać oficjalne dokumenty elektroniczne.
• Uporządkuj dane podstawowe: dokładne nazwy prawne, numery rejestrowe i numery VAT twojej firmy oraz każdego stałego klienta.
• Uzgodnij ze stałymi klientami B2B, kiedy przejdziecie na ustrukturyzowane e-faktury — dobrowolna wymiana jest możliwa od 30 marca 2026 r.
• Jeśli księgi prowadzi biuro rachunkowe, zapytaj, w jakiej formie chce otrzymywać pliki e-faktur, aby jego oprogramowanie importowało je bez przepisywania.

Tworzenie e-faktur gotowych na Łotwę z Invotify

Plany Pro i Lifetime w Invotify eksportują każdą fakturę jako ustrukturyzowany plik oparty na standardach — UBL 2.1, CII (obejmujący XRechnung i Factur-X) oraz Peppol BIS 3.0 — wszystkie zbudowane na modelu semantycznym EN 16931, którego wymaga Łotwa. Projektujesz i wysyłasz fakturę raz, a następnie generujesz zgodny XML z menu akcji faktury.

Przepływ pracy pozostaje prosty: tworzysz i wysyłasz fakturę jak dotychczas, eksportujesz plik e-faktury i doręczasz go przez swoją e-adrese lub punkt dostępowy Peppol. Gdy unijny numer VAT klienta został zweryfikowany w VIES w Invotify, trafia do pliku ustrukturyzowanego — to dokumentowy dowód uzasadniający odwrotne obciążenie na fakturach transgranicznych.

Invotify powstaje w UE, z pełnym interfejsem po łotewsku, euro obok ponad 30 walut i domyślnymi stawkami VAT właściwymi dla kraju, dzięki czemu freelancer z Rygi i jego biuro rachunkowe widzą te same liczby w tym samym formacie. Gdy zbliżają się raportowanie 2026 r. i termin B2B 2028 r., twoje dokumenty są już we właściwej ustrukturyzowanej formie — bez ręcznego XML.

Czy e-faktury są obowiązkowe na Łotwie w 2026 r.?

W sektorze publicznym tak: e-faktury B2G są obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r., a od 1 stycznia 2026 r. ustrukturyzowane dane e-faktur trzeba też raportować do Państwowej Służby Skarbowej (VID) dla transakcji B2G i G2G. Ogólne krajowe e-fakturowanie B2B nie jest jeszcze obowiązkowe w 2026 r. — stanie się obowiązkowe 1 stycznia 2028 r., z dobrowolną wymianą od 30 marca 2026 r.

Jakiego formatu powinna używać łotewska firma?

Peppol BIS Billing 3.0 to podstawowy format łotewskich ram prawnych, zbudowany na składni UBL 2.1, która także jest akceptowana. Oba są realizacjami europejskiej normy EN 16931. Invotify eksportuje Peppol BIS 3.0, UBL 2.1 i CII, więc jesteś zabezpieczony niezależnie od oczekiwań kontrahenta czy platformy.

Czy Invotify automatycznie dostarcza faktury do e-adrese?

Invotify generuje zgodny ustrukturyzowany plik XML, który pobierasz i doręczasz przez swoją e-adrese lub punkt dostępowy Peppol. Transmisją w tych kanałach zajmuje się sam kanał — ten sam wzorzec co na krajowych platformach w UE. Zawsze zachowujesz zgodny plik, który możesz zarchiwizować, wysłać ponownie lub przekazać księgowemu.