Qu'est-ce qu'une facture proforma ?

Une facture proforma (aussi écrite pro-forma) est un document émis avant qu'une transaction ne soit finalisée. Structurellement, elle ressemble à une vraie facture — elle liste le vendeur et l'acheteur, décrit les biens ou services et indique les prix — mais elle n'est pas une demande de paiement légale. C'est une déclaration anticipée de ce à quoi ressemblera une facture commerciale, utilisée pour donner à l'acheteur un engagement de prix formel ou pour satisfaire une exigence administrative avant que la vente réelle ne soit conclue.

Les usages courants des factures proforma comprennent : dans le commerce international, les autorités douanières exigent souvent une proforma pour évaluer les droits et accorder les licences d'importation avant l'expédition ; les acheteurs les utilisent pour obtenir des permis d'importation ou ouvrir des lettres de crédit ; les entreprises les utilisent comme documents d'approbation budgétaire interne ; et les vendeurs les utilisent pour confirmer les prix à un acheteur qui doit organiser le financement avant de s'engager.

Une facture proforma porte généralement une mention telle que « Ceci n'est pas une facture fiscale » ou « Proforma uniquement » pour éviter toute confusion avec une facture de TVA. Une fois la transaction confirmée et les biens ou services livrés, une facture commerciale (fiscale) est émise pour remplacer la proforma. La proforma n'est pas enregistrée dans les créances clients du vendeur et l'acheteur ne peut pas l'utiliser pour récupérer la TVA.

La plupart des logiciels de facturation, y compris Invotify, ne proposent pas de type de document « proforma » dédié, car une proforma est fonctionnellement un devis avec une formulation spécifique. En pratique, vous pouvez utiliser l'éditeur de devis d'Invotify pour créer un document de style proforma — c'est une déclaration de prix non contraignante — et ajouter un bloc de texte ou une note précisant qu'il s'agit d'une proforma. Lorsque la transaction est confirmée, convertissez-la en facture.