Czym jest faktura VAT?

Faktura VAT to faktura spełniająca szczegółowe wymogi prawne przepisów VAT danego kraju, umożliwiając zarówno sprzedającemu rozliczenie podatku należnego VAT, jak i kupującemu odliczenie podatku naliczonego VAT. Wymagania różnią się w zależności od jurysdykcji, ale zazwyczaj obejmują: pełną nazwę prawną i adres sprzedającego, numer rejestracji VAT sprzedającego, datę faktury, unikalny kolejny numer faktury, nazwę i adres kupującego (i numer VAT dla dostaw B2B), opis towarów lub usług, ilość i cenę jednostkową, obowiązujące stawki VAT i całkowitą kwotę VAT oraz całkowitą kwotę do zapłaty.

W UE wymogi dotyczące faktur VAT są określone w Dyrektywie VAT UE (2006/112/WE) i są w dużej mierze zharmonizowane w państwach członkowskich, choć każdy kraj może dodać dodatkowe wymogi. Firmy muszą wystawiać fakturę VAT za każdą opodatkowaną dostawę B2B i muszą przechowywać kopie przez ustawowy okres przechowywania (zazwyczaj 5–10 lat). Brak wystawienia ważnej faktury VAT może oznaczać, że kupujący nie może odliczyć podatku naliczonego VAT z tego zakupu.

Uproszczone faktury VAT są dozwolone w wielu krajach dla dostaw o niższej wartości (np. poniżej 400 € w Niemczech lub 250 £ w Wielkiej Brytanii). Uproszczona faktura może pominąć dane kupującego, ale musi nadal zawierać stawkę VAT i sumę z VAT (z której można obliczyć element VAT). Paragony z kas fiskalnych B2C często kwalifikują się jako uproszczone faktury.

Kreator faktur Invotify zawiera wszystkie pola wymagane dla ważnej faktury VAT UE. Funkcja podwójnego podatku na pozycję pozwala zastosować dwie niezależne stawki VAT (np. standardową i obniżoną) na tej samej fakturze. Walidacja numerów VAT UE przez VIES automatycznie wypełnia zarejestrowaną nazwę i adres kupującego, a Invotify ostrzega, gdy przesłany numer VAT jest nieprawidłowy — zmniejszając ryzyko wystawienia faktury z nieprawidłowymi danymi kupującego.