प्रोफ़ॉर्मा चालान क्या है?

एक प्रोफ़ॉर्मा चालान (जिसे pro-forma भी लिखा जाता है) एक दस्तावेज़ है जो किसी लेनदेन के अंतिम रूप दिए जाने से पहले जारी किया जाता है। संरचनात्मक रूप से यह एक वास्तविक चालान जैसा दिखता है — यह विक्रेता और खरीदार को सूचीबद्ध करता है, सामान या सेवाओं का वर्णन करता है, और मूल्य बताता है — लेकिन यह भुगतान की कानूनी माँग नहीं है। यह इस बात की अग्रिम घोषणा है कि एक वाणिज्यिक चालान कैसा दिखेगा, जिसका उपयोग खरीदार को एक औपचारिक मूल्य प्रतिबद्धता देने या वास्तविक बिक्री पूर्ण होने से पहले एक प्रशासनिक आवश्यकता को पूरा करने के लिए किया जाता है।

प्रोफ़ॉर्मा चालानों के सामान्य उपयोगों में शामिल हैं: अंतर्राष्ट्रीय व्यापार में, सीमा-शुल्क प्राधिकरण अक्सर शिपमेंट के आगे बढ़ने से पहले शुल्क का आकलन करने और आयात लाइसेंस देने के लिए एक प्रोफ़ॉर्मा की आवश्यकता रखते हैं; खरीदार इनका उपयोग आयात परमिट प्राप्त करने या साख-पत्र खोलने के लिए करते हैं; कंपनियाँ इनका उपयोग आंतरिक बजट-अनुमोदन दस्तावेज़ों के रूप में करती हैं; और विक्रेता इनका उपयोग एक ऐसे खरीदार के लिए मूल्यों की पुष्टि करने के लिए करते हैं जिसे प्रतिबद्ध होने से पहले वित्तपोषण की व्यवस्था करने की आवश्यकता होती है।

एक प्रोफ़ॉर्मा चालान आमतौर पर 'This is not a tax invoice' या 'Proforma only' जैसा एक कथन रखता है ताकि इसे VAT चालान के साथ भ्रमित होने से रोका जा सके। एक बार लेनदेन की पुष्टि हो जाने और सामान या सेवाएँ वितरित हो जाने पर, प्रोफ़ॉर्मा को बदलने के लिए एक वाणिज्यिक (कर) चालान जारी किया जाता है। प्रोफ़ॉर्मा को विक्रेता के प्राप्य खातों में दर्ज नहीं किया जाता और खरीदार इसका उपयोग VAT पुनः प्राप्त करने के लिए नहीं कर सकता।

Invotify सहित अधिकांश चालान सॉफ़्टवेयर एक समर्पित 'प्रोफ़ॉर्मा' दस्तावेज़ प्रकार प्रदान नहीं करते, क्योंकि एक प्रोफ़ॉर्मा कार्यात्मक रूप से विशिष्ट शब्दावली वाला एक कोटेशन है। व्यवहार में आप एक प्रोफ़ॉर्मा-शैली दस्तावेज़ बनाने के लिए Invotify के कोटेशन बिल्डर का उपयोग कर सकते हैं — यह एक गैर-बाध्यकारी मूल्य घोषणा है — और यह स्पष्ट करते हुए एक टेक्स्ट ब्लॉक या नोट जोड़ सकते हैं कि यह एक प्रोफ़ॉर्मा है। जब लेनदेन की पुष्टि हो जाए, तो इसे एक चालान में बदलें।