एक कोटेशन (जिसे उद्धरण, अनुमान या प्रस्ताव भी कहा जाता है) एक दस्तावेज़ है जिसे एक विक्रेता किसी भी काम के होने से पहले एक संभावित खरीदार को भेजता है। यह काम या सामान के प्रस्तावित दायरे, अनुमानित मूल्य और किसी भी शर्त का वर्णन करता है। महत्वपूर्ण रूप से, एक कोटेशन भुगतान की माँग नहीं है — यह एक प्रस्ताव है। खरीदार स्वीकार कर सकता है, अस्वीकार कर सकता है, या वार्ता कर सकता है। केवल एक बार जब दोनों पक्ष सहमत हो जाते हैं तभी सेवाएँ या सामान वितरित होते हैं।
इसके विपरीत, एक चालान वितरण के बाद जारी किया जाता है। यह देय राशि के लिए एक कानूनी रूप से बाध्यकारी अनुरोध है और आमतौर पर एक भुगतान दायित्व को ट्रिगर करता है। एक चालान उसे संदर्भित करता है जो सहमत था (कभी-कभी स्वीकृत कोटेशन नंबर) और एक विशिष्ट देय राशि, एक देय तिथि, और भुगतान निर्देश बताता है। एक कोटेशन के विपरीत, एक चालान पर राशियाँ अनुमान नहीं हैं — वे वही हैं जो खरीदार पर बकाया हैं।
एक विशिष्ट B2B लेनदेन में दस्तावेज़ प्रवाह इस प्रकार चलता है: कोटेशन → स्वीकृति → वितरण → चालान → भुगतान। व्यवहार में, कई व्यवसाय कोटेशन को एक बिक्री उपकरण और चालानों को लेखांकन दस्तावेज़ के रूप में उपयोग करते हैं। इस भेद को गलत समझना विवादों को जन्म दे सकता है — एक ग्राहक एक कोटेशन को अंतिम मूल्य के रूप में मान सकता है और एक उच्चतर चालान पर आपत्ति कर सकता है, या एक विक्रेता एक कोटेशन पर भुगतान वसूलने का प्रयास कर सकता है (जो अधिकांश अधिकार-क्षेत्रों में एक वैध भुगतान माँग नहीं है)।
Invotify दोनों दस्तावेज़ प्रकारों का समर्थन उसी 22-ब्लॉक बिल्डर के साथ करता है। आप एक कोटेशन का मसौदा तैयार कर सकते हैं, इसे ग्राहक को भेज सकते हैं, और उनके स्वीकार करने पर इसे एक क्लिक में एक चालान में बदल सकते हैं। प्रगति चालान आपको एक बड़े कोटेशन को कई मील के पत्थर चरणों में बिल करने देता है। दोनों चालान और कोटेशन पेशेवर PDF उत्पन्न करते हैं और एक ट्रैकिंग लिंक के साथ साझा किए जा सकते हैं।
एक कोटेशन (या उद्धरण) किसी भी काम के शुरू होने से पहले दिया गया एक गैर-बाध्यकारी मूल्य प्रस्ताव है, जो ग्राहक को बताता है कि किसी चीज़ की लागत कितनी होगी। एक चालान सामान या सेवाएँ वितरित होने के बाद जारी किया गया भुगतान के लिए बाध्यकारी अनुरोध है।
एक कोटेशन आम तौर पर भुगतान की माँग नहीं है; यह एक प्रस्ताव है जो अपेक्षित मूल्य और शर्तें निर्धारित करता है जबकि ग्राहक तय करता है कि आगे बढ़ना है या नहीं। यह तब बाध्यकारी बन सकता है जब ग्राहक इसे स्वीकार करता है और काम पर सहमति होती है, जिस बिंदु पर पूर्ण होने पर आमतौर पर एक चालान अनुसरण करता है।
एक कोटेशन तब भेजें जब एक ग्राहक प्रतिबद्ध होने से पहले लागत जानना चाहता है, ताकि वे दायरे और मूल्य की समीक्षा और अनुमोदन कर सकें। एक चालान तब भेजें जब काम पूरा हो जाए या सामान वितरित हो जाए, ताकि सहमत राशि के लिए औपचारिक रूप से भुगतान का अनुरोध किया जा सके।
हाँ। Invotify एक स्वीकृत कोटेशन को एक चालान में एक-क्लिक रूपांतरण का समर्थन करता है, इसलिए आप विवरण फिर से दर्ज नहीं करते। यह प्रगति चालान भी प्रदान करता है, जो आपको एक परियोजना के आगे बढ़ने पर एक ही कोटेशन को चरणों में बिल करने देता है।
एक मिनट से भी कम में प्रोफेशनल इनवॉइस बनाएं। किसी डिज़ाइन स्किल की ज़रूरत नहीं।
