E-fakturowanie to ustrukturyzowana, czytelna maszynowo wymiana danych faktur między systemami nabywcy i sprzedawcy, zastępująca dokumenty PDF lub papierowe.
E-fakturowanie (fakturowanie elektroniczne) oznacza wysyłanie i odbieranie danych faktur w ustrukturyzowanym, czytelnym maszynowo formacie, a nie jako dokument PDF lub wydruk. Ustrukturyzowana e-faktura zawiera każde pole — nazwę sprzedawcy, numer VAT nabywcy, pozycje, kwoty podatku, termin płatności — w zdefiniowanym schemacie, który system księgowy nabywcy może odczytać, zweryfikować i przetworzyć automatycznie, bez ręcznego wprowadzania danych.
Większość krajów rozróżnia e-fakturowanie od zwykłego przesyłania faktury w formacie PDF e-mailem. PDF to cyfrowy obraz faktury; e-faktura to dane. Do powszechnych formatów ustrukturyzowanych należą UBL 2.1 (XML stosowany w Europie i regionie Azji i Pacyfiku), CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice, podstawa formatu XRechnung w Niemczech i Factur-X we Francji) oraz Peppol BIS 3.0 (profil UBL stosowany w sieci Peppol do dostarczania transgranicznego).
Rządy w całej UE wprowadzają obowiązek e-fakturowania transakcji B2B według stopniowego harmonogramu. Niemiecki obowiązek wchodzi w życie etapami w latach 2025–2028; francuski w latach 2026–2027; Polska wymaga KSeF od dużych przedsiębiorstw już teraz, a od wszystkich przedsiębiorstw do 2026 roku; włoski system FatturaPA jest obowiązkowy od 2019 roku. Obowiązki te dotyczą ustrukturyzowanych formatów danych, a nie wyłącznie dostarczania cyfrowego.
Invotify Pro eksportuje e-faktury w formatach UBL 2.1, CII (obejmując XRechnung i Factur-X) oraz Peppol BIS 3.0. Platformy krajowe (KSeF, FatturaPA, FacturaE) wymagają lokalnego kroku przesyłania, którego Invotify nie obsługuje natywnie — eksportują Państwo plik XML oparty na standardach i korzystają z odpowiedniego portalu lub punktu dostępu. Szczegóły dotyczące poszczególnych krajów znajdą Państwo w naszych przewodnikach po e-fakturowaniu.
Nie. PDF to wizualna reprezentacja faktury; jego odczytanie wymaga człowieka (lub OCR). E-faktura to ustrukturyzowane dane — XML zgodny ze standardowym schematem — które system nabywcy może przeanalizować i przetworzyć automatycznie. Wiele obowiązków e-fakturowania wprost wyklucza dostarczanie wyłącznie w formacie PDF.
Invotify Pro eksportuje UBL 2.1, CII (zgodny z XRechnung i Factur-X) oraz Peppol BIS 3.0. Formaty krajowe, takie jak włoski FatturaPA czy polski KSeF, wymagają przesłania przez lokalny portal rządowy; Invotify dostarcza oparty na standardach plik XML, który mogą Państwo następnie przekazać wymaganym kanałem.
Obowiązki różnią się w zależności od kraju i wielkości przedsiębiorstwa. Niemcy: gotowość do odbioru od stycznia 2025, etapy wysyłania od 2027–2028. Francja: stopniowo od 2026. Polska: duże przedsiębiorstwa już teraz, wszystkie przedsiębiorstwa od 2026. Włochy: obowiązkowo od 2019. Zawsze prosimy weryfikować aktualny harmonogram w lokalnym organie podatkowym — terminy się zmieniają.
Niekoniecznie. Peppol to sieć dostarczania, a nie format. Invotify generuje XML w formacie Peppol BIS 3.0, który mogą Państwo dostarczyć przez dowolny zarejestrowany punkt dostępu Peppol. Niektóre kraje wymagają dostarczania przez Peppol; inne akceptują ustrukturyzowany plik XML bezpośrednio lub za pośrednictwem własnej platformy.
Stwórz profesjonalną fakturę w mniej niż minutę. Nie potrzebujesz umiejętności projektowych.
