E-fakturowanie to ustrukturyzowana, odczytywalna maszynowo wymiana danych faktur między systemami kupującego i sprzedającego, zastępująca PDF lub papier.
E-fakturowanie (fakturowanie elektroniczne) oznacza wysyłanie i odbieranie danych faktur w ustrukturyzowanym, odczytywalnym maszynowo formacie, a nie jako PDF lub dokument drukowany. Ustrukturyzowana e-faktura zawiera każde pole — nazwę sprzedającego, numer VAT kupującego, pozycje, kwoty podatku, termin płatności — w zdefiniowanym schemacie, który system księgowy kupującego może odczytać, zweryfikować i przetworzyć automatycznie bez ręcznego wprowadzania danych.
Większość krajów odróżnia e-fakturowanie od zwykłego wysyłania PDF e-mailem. PDF to cyfrowy obraz faktury; e-faktura to dane. Popularne ustrukturyzowane formaty to UBL 2.1 (XML używany w całej Europie i Azji-Pacyfiku), CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice, podstawa XRechnung w Niemczech i Factur-X we Francji) oraz Peppol BIS 3.0 (profil UBL używany w sieci Peppol do transgranicznej dostawy).
Rządy w całej UE wprowadzają obowiązek e-fakturowania dla transakcji B2B w kolejnych etapach. Mandat Niemiec zaczyna się etapami od 2025–2028; Francji od 2026–2027; Polska wymaga KSeF dla dużych firm teraz, a dla wszystkich od 2026 r.; włoski system FatturaPA jest obowiązkowy od 2019 r. Mandaty te dotyczą ustrukturyzowanych formatów danych, a nie tylko cyfrowej dostawy.
Invotify Pro eksportuje e-faktury w UBL 2.1, CII (obejmującym XRechnung i Factur-X) i Peppol BIS 3.0. Własnościowe platformy krajowe (KSeF, FatturaPA, FacturaE) wymagają lokalnego kroku zgłaszania, którego Invotify nie obsługuje natywnie — eksportujesz oparty na standardach XML i używasz odpowiedniego portalu lub punktu dostępowego. Zapoznaj się z naszymi przewodnikami e-fakturowania, aby uzyskać szczegółowe informacje dla poszczególnych krajów.
Nie. PDF to wizualna reprezentacja faktury; wymaga człowieka (lub OCR) do odczytania. E-faktura to ustrukturyzowane dane — XML zgodny ze standardowym schematem — który system kupującego może parsować i przetwarzać automatycznie. Wiele mandatów e-fakturowania wyraźnie wyklucza dostawę wyłącznie w formacie PDF.
Invotify Pro eksportuje UBL 2.1, CII (zgodny z XRechnung i Factur-X) i Peppol BIS 3.0. Formaty własnościowe poszczególnych krajów, takie jak włoski FatturaPA czy polskie KSeF, wymagają zgłoszenia przez lokalny portal rządowy; Invotify dostarcza oparty na standardach XML, który możesz następnie dostarczyć wymaganym kanałem.
Mandaty różnią się w zależności od kraju i wielkości firmy. Niemcy: gotowość do odbioru od stycznia 2025 r., fazy wysyłania od 2027–2028 r. Francja: etapowo od 2026 r. Polska: duże firmy teraz, wszystkie od 2026 r. Włochy: obowiązkowe od 2019 r. Zawsze weryfikuj aktualny harmonogram z lokalnym organem podatkowym — terminy ulegają zmianom.
Niekoniecznie. Peppol to sieć dostawcza, nie format. Invotify generuje XML Peppol BIS 3.0, który możesz dostarczyć przez dowolny zarejestrowany punkt dostępowy Peppol. Niektóre kraje wymagają dostawy przez Peppol; inne akceptują ustrukturyzowany plik XML bezpośrednio lub przez własną platformę.
Stwórz profesjonalną fakturę w mniej niż minutę. Nie potrzebujesz umiejętności projektowych.